办公设备文具管理制度.doc

中山宏光照明电器有限公司 ********************************************* 作 业 规 范 文 件 名： 办公设备文具管理制度 文件编号： HG-HR-WI-ZD-010 版 本： A/0 页 数： 共 5页 (含封面) 生效日期： 2014-05-25 受控正本印 受控副本印 编制/日期： 行政人事部（2014-05-20） 审核/日期： 批准/日期 修 改 记 录 序号 更改日期 更 改 内 容 版号 1 相 关 部 门 文 件 会 签 部门名称 签名/日期 部门名称 签名/日期 部门名称 签名/日期 总经理 市场部 LED事业部 副总经理 客服部 低压灯事业部 营销副总 研发部 铜灯事业部 研发副总 工程部 OEM部 财务总监 财务部 仓储部 总经办 生产部 人事行政 品质部 稽核中心 资材部 1.目的 为加强行政管理，有效地控制成本费用，促进办公设备管理规范化，。是指办公所需要的而价值在50元以下的低值易耗品，包括：钉书机、打孔机、曲别针、大头针、胶水、修正液、裁纸刀、笔墨纸张、、报告纸等。通常是指办公所必备的而价值在50元以上2000元以下的耐用消费品，包括：计算器、办公桌、椅、文件柜、资料橱、保险柜等。电话使用及管理要求在内有内线电话的，须使用内线电话联络。对外使用电话应“长话短说、简明扼要”。禁止拨打声讯或私人电话。拨打国内长途或国际长途，要求事先拟好通话提纲，从严控制时间。 各部门的电话由部门主管指定专人负责管理各部门核定电话费使用限额。行政人事部监督其费用限额。各部门的电话费严格按限额使用，若发生超支现象，超支部分由部门主管通话中严格遵守《必威体育官网网址制度》，禁止泄露公司机密。电话发生故障由负责排除。 各部门每月向行政人事部领取复印纸，复印纸由部门指定人员管理并作用途登记。不得复印公司外的与业务无关的资料。凡是带密级的文件、资料复印（如：各类合同、协议、招投标文件、财务和人事报表、资料等），须填《复印申请表》，由总经理或部门经理批准同意后复印。在公司内部使用的各类表格、部门之间传阅的备忘录等可用二手纸（注意：二手纸不应有泄密内容）复印机由行政人事部统一管理，行政人事部对复印机使用过程进行监督检查。严格遵守公司必威体育官网网址制度，在复印中，违反必威体育官网网址制度和使用管理要求者，将按公司有关规定予以处理。传真机、E-mail使用及管理要求凡接收方有E-mail地址并能采用网络进行文件或资料传递时，使用传真。传真机由使用部门负责管理，严格按照说明书要求真确使用，定期维护保养，发生故障时应及时通知行政人事部联系维修人员进行维修。重要文件收发须使用公司注册邮箱，严禁使用其它免费或个人邮件。严格遵守必威体育官网网址制度，凡在传真、E-mail收发中违反必威体育官网网址制度者，将按《必威体育官网网址制度》的有关规定予以处理。办公的5.4.1各部门根据本部门办公文具消耗和使用情况，在每月25日前填写《非生产物料申购单》交部门经理审批签字后交行政人事部前台人事文员.4.2 行政人事部前台人事文员复核各部门提交的《非生产物料申购单》结合库存情况在每月27日前整理汇总月度《非生产物料申购计划》，交行政人事部经理审核，总经理/总经理助理公司文具供应商下单如指定文具供应商无物料，则行政主管按照要求供应商采购.4.3 申请部门对于一些非常规的物品采购应提供详细物品说明，必要时要提供所购物品样品或图片。 5.5 文具采购 5.5.1各部门每月须做好月度文具申购计划，原则上每月只能向行政人事部申购一次，对于一些急需的、部门做的月度采购计划未涉及到的物品，每月可以申请一次紧急采购，须填写《非生产物料申购单》交部门经理复核，总经理/总经理助理行政主管 5.5.2各部门不得擅自购买办公用品，如遇特殊物品需要部门自行购买的，须经行政人事部审核同意后进行，否则不予报销。.5 文具领用 5.5.1文具办理入库手续后，由行政人事部前台人事文员通知申购部门负责人领取申购的文具。 5.5.2领用部门对有质量问题的文具或采购物品与提出的要求不符时，领用部门有权拒绝接收并要求重新采购。 对自领用物品之日起，两天内无提出异议，视为默认。 5.5.3领用部门在领取所申购的文具时对于第二次发放的文具，必须以旧换新。 5.5.4行政人事部前台人事文员必须严格按照各部门交回的旧文具数量相应的换取新文具数量，并登记在《文具领用登记表》上，交领用人签字确认（注：除各部门领用的打印纸、便签纸、表单、刀