在EXCEL的使用中养成良好的数据处理习惯.docxVIP

 HYPERLINK /thread-438174-1-1.html 在EXCEL的使用中养成良好的数据处理习惯 一、常见的EXCEL表格规范性问题:1.不要用合并单元格.合并单元格给公式的拖拽,排序等操作带来意想不到的麻烦. .2.合计功能大部分表格将合计放在了尾行,我的建议是放在2行(首行是表头).好处在于:使用统一的sum公式(从3到65535).只不过,当中插入一行,好像问题也不大,sum公式会自动加1,计算结果也正确...另一个例子,数据透视表的辅助公式,建议放在表格的左边.因为透视表的宽度有可能发生大幅度的变化,导致右边的公式被覆盖,放在左边就不会有问题了.3.内容统一每列数据一个表头,若干数据.确保结构统一.可以使用筛选,分类汇总等功能获得带有合计的表格,但不要在制表的时候仿照它的样式,把合计插在表格的中间位置.这种东西最终会把表格的使用者??害了.4.行与行之间、列与列之间不要有隐藏行或有隐藏列(末尾做辅助列,然后隐藏起来没关系). 5.字与字之间及每一个字前后都不要有空格，即信息库中所有填写内容都不要有空格6.尽可能的使用可拖拽公式.由此需要而设置相对引用,绝对引用,混合引用.7.严格遵守时间,日期格式的输入规范.有时候时间格式参与运算,规范化很重要!8.慎重使用数组公式.数组公式几乎都涉及海量运算,但也有办法化简运算量.用的时候要慎重,尤其是数据条数上万的情况下...9.使用统一的表格样式.比如各部门的考勤计划表,由人资设计,下发,各部门填写完成后收回,对于统一的样式,可以方便的合并,集中处理.10.不同属性的数据不要放在一起.你将它合起来非常容易,使用连接就可以了,但分开就困难的多.比如:中英文名称.比如:单位:20元/斤,把它分到4个单元格当中:20? ?元? ? /? ???斤.11.只输入一次原则数据只输入一次,需要的时候对其引用,而不是再次输入相同的内容.比如我的一个麻将统分表格,将底分单独抽出,然后别的单元格对其引用.如果想修改规则,只需改变这个单元格的值,所有的问题一并解决了.12.关联你的打印表与数据表.利用index,offset等函数,关联数据与打印表. HYPERLINK /thread-503839-1-1.html \t _blank /thread-503839-1-1.html这里有个员工证打印的示例.制做n多个看起来一模一样的表格,然后一张张的打印,这种事情,我以前也不是没干过.从中引出的一个大原则:凡是重复性的工作,一定有改良的方法.13.改变一日一表的习惯一个月31天,就在一个xls文件内建立31张工作表...初学者只会用这种方法解决问题,那是没办法的事情.14.养成EXCEL制表的好习惯,改掉WORD制表的恶习.包括一些没有框线的,看起来像表的,也用EXCEL来制做,比如一个菜牌,餐饮菜单那样的东西.格式调整的时候很容易实现批量化,WORD就够呛了.15.仅用颜色来区分数据,必须避免.修改单元格颜色,仅仅是辅助标记,但你想指望颜色来对数据进行处理,必须掌握vba才能实现.当然了,在表格里面使用不同的颜色,还是许可的.16.避免引用其它工作表的数据.我不知道这条该不该作为规范,但由此引发的问题是有的.比如把工作表发给别人,打开的时候总会提问是否更新,这些都让人不爽.17.避免太大的数据增量.就是说,您该用数据库软件,而不是EXCEL了...18.使用一致的名称.比如一个学校的表格,班级列,一会儿用二班,一会儿又变成2班,搞到后面会晕死的.19.避免同名现象.花名册存在同名的,可以做一个同名检查,比如 HYPERLINK /thread-498225-1-1.html \t _blank /thread-498225-1-1.html其实也可以忽略这个问题,但必须有替代品,就是唯一的编码,比如工号,身份证号码(比较长,一般不用).有唯一的工号,就可以不做同名处理了.某些查找函数,可能需要先消除重名的情况吧?话说回来,一般会用唯一的工号来处理数据,这也避免了重名带来的麻烦.所以这一条可能不需要严格遵循?20.避免无规律的中英文标点符号混在(全角字符和半角字符).字符串里面,有的是(付),有的是（付）...看上去差不多吧,一个是英文标点,一个是中文标点...这会造成预料之中的麻烦和意想不到的困扰...21.请勿滥用换行功能Alt+回车打印表用这个功能问题不大,数据表就不要这样了. HYPERLINK /thread-631812-1-1.html \t _blank /thread-631812-1-1.html