工程项目管理中如何通过软件来管理和控制项目借款(项目备用金).docVIP

工程项目管理中如何通过软件来管理和控制项目借款(项目备用金) 在金石工程项目管理软件中，【资金计划单】模块未开发之前，通常项目借款的流程是这样的： 借款人创建【员工请款单】。 根据【员工请款单】所选择的审核流程，由各级进行请款审核。 财务执行已经审核通过的【员工请款单】，生成【员工借款单】。 这时的【员工请款单】较为简单，只提供了备注、与附件功能，给审核该单据的管理人员造成了一定的难度。为了解决这一问题软件改进了【员工请款单】给请款单中增加了三个来源：【资金计划单】、【采购计划单】、【签呈】，以方便在员工请款审核中，查看请款理由是否合理。其中【采购计划单】和【签呈】是软件中一直存在的模块，直接关联的计划单号和签呈单ID。 新增加的【资金计划单】是项目管理人员给财务人员提供的当月资金付款计划。同时也是【员工请款单】前置模块，为审核【员工请款单】，提供了一个重要的依据。 【资金计划单】在菜单【二次开发】-【资金计划设置】中，主要包括了【新建】资金计划单和资金计划单的【统计】功能。 【新建】功能，是根据项目、月份和资金预算及预算对应的成本来创建资金计划的内容，其中预算科目名称可以重复，可以对应不同的成本名称。 例如下图所示：预算分类为设备，明细科目为净化设备，对应的名称可以为高效过滤器、移动式消毒车、烘手器等。 除了添加之外我们还可以根据excel电子表格进行导入。导入方法与其他模块相同，通过行和列进行定位，把excel电子表格中的数据一次性导入。 【资金计划单】创建完成后，可以在员工请款时进行调用。如下图所示：首先选择好备用金所属项目，再选则相关单据类型，其中有3个选项：采购计划单、资金计划单、签呈，我们选择使用资金计划单，然后选择好单据ID,在下面的窗口中选择添加内容，内容是从所选单据中调用的如下图： 我们选择其中两项，高效过滤器和移动式消毒车，其中高效过滤器预算金额为20000元、移动式消毒车预算费用为50000元，当我们的请款金额小于预算金额时候，显示为正常的白色。 当请款金额+本期已请款金额大于本期预算时，是以粉红色来显示的单据，超出本期预算。 在请款过程中， 如果出现预算以为的请款，如：运费、装卸费等，可以利用补充按钮来进行补充。 因为是预算外的科目,所以明细会以绿色显示来加以区分。 请款审核完成后，接下来是财务人员把钱支付给请款人然后执行【员工请款单】生成【员工借款单】。下图所示：生成【员工借款单】后在员工借款单统计中可以看到，目前借款人赵大，项目备用金借款为8500元。 请款人去办理相关业务之后（如：采购相应设备、支付相关运费等），是针对借款做报销，首要根据业务类型，创建好相关业务单据（采购设备是先做采购入库单），然后根据业务单据发起付款申请生成【付款申请单】，填写【付款申请单】时要选择冲抵员工借款，把之前的借款冲抵掉，这样在员工借款单统计表中，报销栏就会有相应的累计。 以上面的借款为例，我们来做一张付款申请单，首先是做业务单据，采购相应设备（这里设备不是公司的固定资产，而是需要给客户安装的设备，所以是归到材料类中）应该做采购入库单（材料采购单）。 入库单创建完并审核后，发起付款申请单，在下图付款申请单中，选择好冲抵员工借款、报销类别、报销员工，这时会根据单据付款金额与抵扣金额，自动计算出实付金额，而实付金额是我们要付款的金额，这时可以在后面的收款人或垫付人明细中选择向谁付款，如果是员工垫付的就填写员工，如果是付款给往来单位就可以空着不填。 下图为，员工赵大垫付，需要付款给赵大。 付款申请单填写完毕后，需要多级审核通过，审核通过后由财务执行生产付款单，当付款单生成完毕后，我们可以查看员工借款单统计，其中赵大的借款中，报销一栏出现8500,，说明已经报销完毕。如下图： 我们再来看一下，资金计划使用统计，同样是在资金计划列表中，找到相应的资金计划单，然后点【统计】按钮，就会弹出对应的统计表。如下图： 其中黑色明细代表的是，资金计划表中的内容，而红色代表的是预算外的。