教学辅导文章二邮件收发.docVIP

　　邮件收发 邮件的处理，是文秘人员的重要工作。有些公司的文秘人员甚至每天要化几乎半天的时间来做这件事。一方面要处理外面寄来的信，另一方面还要发出大量的信件。文秘人员要做好这项工作必须懂得一些基本的规则和方法。 　　 　　1．邮件的收取 　　 　　企事业单位邮件的送达有四种情况： 　　（1）传达室或收发室收到邮件，再送到文秘人员办公室。文秘人员在这种情况下，应注意邮件到达自己办公室的时间规律，尽量不要在邮件到达时离开办公室，如不能避免，应请人代领。当面点清邮件总数，并填写“邮件收领单”，特别要写清楚机要邮件、经办人等项目，如有污损应当面指出，以分清责任，并在邮件上注明：“邮件收到即如此”。 　　（2）邮件送到单位所租的信箱，由文秘人员开启，取出邮件带回办公室。这时，文秘人员每天的开箱次数应该和邮局投递的次数一致，并尽可能地在时间上与送达时间相合拍，形成一种规律。这样，才可能提高邮件的处理效率，不使耽误工作，也避免了邮件遗失的可能性。开启信箱应该做到专事专办，即取出邮件后应立即返回办公室，不要带着邮件再去办理任何其他事情。如果邮件较多，文秘人员可以事先带上一个包袋，以免邮件在途中失落。 　　（3）由专人送达，需要签收的邮件，如特快专递。这些邮件在一天之内随时可能到达，由文秘人员负责签收、处理，或者分发给其他部门及有关人员。 　　（4）如果公司使用电子邮件系统，文秘人员到达办公室的第一件事是检查电脑里的电子邮箱和其他设备，如传真机和电传打字机，查看晚上是否有信件传送过来。电子邮件可以在屏幕上看到，但通常的做法是文秘人员把接受到的信息全部或部分打印出来，然后与其他要交给上司的信件放在一起，或者把电子邮件发送给其他部门、人员。 　　如果从外部送达的邮件是由单位的收发部门负责的，当邮件到达文秘人员室时，文秘人员应从其中挑选出必须交给上司的邮件，并记录在收件单（簿）上，如： 　　 　　 　　2．邮件的分拣 　　 　　文秘人员收到邮件后应该按照一定的标准进行分拣： 　　（1）按照收件人的姓名分拣。这是最容易操作的一种标准，但实际分类时很不方便，只适合于人数较少的公司或部门。 　　（2）按照收件部门的名称分拣。按一个部门一类的方法进行分类，如果邮件上写的部门本组织没有设置，则把它归入与此相近的部门，如写明“教育处”收的，可以归入本公司的“培训中心”。这种方法还可以与第一种方法结合起来用，先按收件部门的名称分拣，然后根据姓名归类。 　　（3）按照邮件的重要性分拣。文秘人员可以在两个方面判断出邮件的重要性：一是重要来信人的姓名或重要来信单位的名称；二是邮件上出现的挂号邮件（Registered Mail）、保价邮件（Insured Mail）、快递邮件（Expressed Mail）、机要邮件（Confidential Mail）、和带回执邮件（Certified Mail）等特殊的邮寄标记。此外，电报、电传和传真等邮件也是比较重要的。各个单位可以根据自己的情况设置重要性分类标准，如美国按照重要性分类的标准： 所有电报、电传、传真、计算机自动打印输出的文件，以及各种付费特殊的邮件（挂号邮件、保价邮件等）； 各种普通邮件，其中包括普通信件以及发票、帐单、货单等单据和支票； 本公司设在其他地方的分公司、办事处、工厂或部门寄来的各种邮件； 私人邮件和机要邮件； 报纸、杂志等定期出版的印刷品； 商品目录册、商业宣传用的小册子以及其他各种广告资料； 各种邮包。 　　但各行各业的邮件分拣标准应有自己的特点，如私人邮件和机要邮件就不能并为一类。按重要性分拣标准可以和按收件人、部门名称分拣标准相结合的方法，先根据重要性分拣，然后再按其他标准分拣。 　　 　　3．邮件的拆封 　　 　　有些邮件需要文秘人员拆封后交给上司或有关部门处理，到底哪些邮件可以由文秘人员拆封，哪些不允许，应事先与上司达成协议或规定。一般来说，机要邮件和私人邮件文秘人员不应拆封，除非上司特别授权。写明上司亲启的信件应直接交给上司处理，如果文秘人员无意拆开了，在信封上要写上“误拆”，并签上自己的名字，封上信口，把信件交给上司的时候向他（她）道歉。 　　邮件的拆封要注意几点： 　　（1）拿到信件后应在桌子上磕几下，使里面的信纸和其他东西沉落在信封的一边，以免在拆封时遭到损坏。一般用剪刀拆信封，公务信件是不允许用手撕的，如果需要拆封的信件很多，最好用手动或自动拆信机，以提高拆封的效率。 　　（2）正确的拆封位置在信封的右边侧，信封不能丢掉，也不能损坏信封上的文字、邮戳和其他标志。应该用回形针把它与信纸或附件等附在一起，以供以后查阅、佐证之需，这也是归档的要求。 　　（3）信件拆封后，首先要取出里面的所有东西，然后检查信封、信纸上的地址、电话是否一致。假如不一致，应打电话询问正确的，再把错误的