无纸化办公从邮件开始.docVIP

无纸化办公从邮件开始 无纸化办公究其本质是指实现办公的电脑化、自动化，无需再利用传统的纸张作业，东奔西走签名归档，这样不但节约资源，还能节省大量的时间；但我公司目前的现状是：在摸索中改革，这就要求我们必须要小心翼翼如履薄冰，尽量稳扎稳打，避免不必要的麻烦。 之前通过网络等渠道了解到，目前大部分已经实现无纸化办公的企业，大都先从电脑邮箱收发邮件、资料开始；我觉得我企业目前的状况，也完全使用此种方法。 我们在日常办公中通常都会将需要的资料打印出来，不管是自己需要的资料，还是需要领导签批的文件，为了减少资源的浪费，我们事先可做简单的甄别。 自己需要的文件、资料，尽量避免打印、复印，特殊情况除外； 部门内部需要传阅、知晓的文件、资料可用邮箱传至每位同事处，这样不但可以让大家根据手头好工作自由安排时间，还可最大限度的节省公共时间； 各部门之间需要资料移交、传阅时，可有发出邮件的负责人，发送至需要接受邮件的其他部门同事，网上办公可节省时间，提高办公效率。 各部门需要呈请吴总审批的文件，可发至吴总的邮箱，等吴总处理，这样就避免了反复的打印文件、修改文件带来的麻烦，这些工作都可以在电脑前完成，还节约了纸张。最重要的是，节约老板的办公时间。 项目部需要的文件，我们可收集各个项目部资料员的邮箱，统一安排相关工作，这样还可以减少公务用车专门派送文件的浪费。 其次就是公司办公邮箱的设立，专业的办公自动化有专门的电脑系统软件，可是需要配备各方面的硬件资源，如网络交换器、局域网的建立，还需要购买相关的电脑软件，像咱们人多的，还需要建立专业的信息监察部门，或者将此项工作外包给专业公司，这样算下来费用不算少，根据公司现状，花费大量资金做大规模的改进效果可能不太理想，所以我们可先使用QQ邮箱，理由如下： QQ系统大家熟悉：QQ账号基本上每个人都有，目前也是我们工作沟通的一个重要工具，大家对他的熟悉性可让先开始运行的办公自动化比较得心应手； QQ邮箱是免费使用的：不需要额外的费用，也不需要公司购买硬件设备，现有条件完全可以让办公自动化正常运行； 可将QQ邮箱作为全面办公自动化的铺垫：等大家对QQ邮箱的邮件收发工作形成习惯后，可根据公司实际升级办公自动化应用。 方法： 收集大家的QQ号码，统一编制成录； 帮助大家开通QQ邮箱，统一操作邮件收发过程，使其熟悉； 强制性规定需要传阅、审批的文件都使用邮箱发送； 对于公司需要的留档的文件，可做相应保存。 这项工作只是一个开始，目前现状是公司的员工大都在使用QQ工具，所以运行本次邮箱改革成本较低，操作简单易上手，但是优点却很明显，中间可节省的时间和资源很多。节省的时间不好计算；节省的资源包括，打印机用电量、用墨量、打印机的磨损率减少，尤其对于减少纸张浪费，有明显的作用，节省了办公用品的消耗。 这项工作从开展到熟练运用大概需要两个礼拜时间（必须强制性要求，以制度化规范），新增费用暂时没有，实施计划的人员也无新增，后期也不需要相关硬件、软件维护，总的优点是投入小，风险低，见效快，可快速掌握。