第6讲会议沟通吉大.ppt

其他与会者 明确会议目的 了解会议内容 作好发言准备 遵守会议制度 3.1 会前准备 明确会议的必要性 确定会议的目标 拟定会议议程 准备会议文件 确定会议主持人 确定与会人员 预定会议场所 会场布置 礼堂型 U型 圆桌型 长桌型 课堂式 V型 座次排序基本规则： 以右为上（遵循国际惯例） 居中为上（中央高于两侧） 前排为上（适用所有场合） 以远为上（远离房门为上） 面门为上（良好视野为上） 会议座次 排序原则：以远为上，面门为上，以右为上，以中为上;观景为上，靠墙为上。 座次分布： 面门居中位置为主位； 主左宾右分两侧而坐； 或主宾双方交错而坐； 越近首席，位次越高； 同等距离，右高左低。 会议场所 1.会议室是否预定（准备）好？是否有足够的座位？ 2.视听器材（幻灯机、多媒体播放机、麦克风等）是否准备就绪？ 3.分发的材料是否准备充足？ 4.茶息的供应（茶水、水果、点心等）是否准备好？ 5.是否备好记录本、纸张、铅笔和席卡等？ 3.2 会议过程控制 宣布会议的主题和目的 根据会议议程顺序提出议题 给予每个人阐述观点的机会 控制讨论进程 遵守预定时间 讨论结束后概括观点 确定下次会议议题和时间。 会议时间控制 第一阶段：从会议开始至会议进行到第45分钟，为与会人员脑力集中阶段 第二阶段：从会议进行到45分钟至75分钟，为参加会议人员注意力下降阶段。 第三阶段：从会议进行到75分钟至90分钟，为参加会议人员倦意阶段。 第四阶段：从会议进行到90分钟至120分钟，为与会人员反面积极活动阶段。 第五阶段：会议进行至两个小时以后，为参加会议人员态度无所谓阶段。 会后工作 会议记录应该准确无误 下发会议记录或会议简报 决议要突出任务责任人姓名、时间及验收标准 表明下次会议的日期和时间 对执行工作进行监督和检查 影响会议成效的因素 会议时间不当 会议目的不明确 会议持续太久 简单问题复杂化 发言者过于健谈? 繁忙的周一OR周五下午 会议时间冲突 已经有约在先 准备不充分或根本来不及准备 会议时间不当： 有效会议的策略 不搞形式主义 明确会议的目的和目标 选择合适的与会者 合理安排会议议程 合理安排会务 控制好会议 分发会议简报 会议沟通的技巧 建立正面态度 学会倾听 消除抱怨与不满 培养良好情商 尽量鼓励 掌握提问技巧 强化个人沟通能力 第六章 会议沟通 学习目的 明确会议目的与类型 了解组织会议的基本步骤 认识会议角色与职责 明确影响会议的因素 掌握有效会议的策略 为什么会议如此重要? 为什么会议会失败? 如何在会前作充分的准备? 如何计划会议 影响会议成效的因素有哪些？ 什么是有效会议沟通的策略？ 经常困惑人们的会议沟通问题 企业会议的困惑 企业老总： 　　 典型状态：经常性的会议缠身。 　　 典型困惑：“每次会议都是别人占用我的时间，以至于我根本没时间思考企业的未来战略。” 　　 下属抱怨：每次跟领导开会，都要花很多时间去陈述事实，会议并不高效。老总突然关心某一话题，当事部门需要解释半天，打乱会议节奏，浪费会议时间。　 中高层管理者 　　 典型状态：大小会议怎一个“乱”字了得。 　　 典型困惑：“老板临时性的会得先开，但已经确定的经营性重大会议又不能改期，因此疲于奔命。” 下级部门领导、员工 　　 典型状态：麻木参会。 　　 典型困惑：“领导开会大多‘一言堂’，问题反复说，不知道A会与B会的区别，对每次会议的召开目的和个人职责不甚了了。”　 会 议 “会”，是聚集、会合 “议”是商议、议事 会议是人们在法律范围内有组织地聚集在一起，讨论和研究问题的一种社会活动方式。 一 会议的目的 交流信息 通过会议，管理者可以将有关政策和指示传达给下属或员工。同时，管理者也可以从他们那里及时得到反馈及获得其他方面的有关信息。 给与指导 企业通过把员工组织起来进行培训，以提高他们某个方面或某些方面的技能。使他们更好地适合工作环境。 解决问题 会议可以帮助澄清误会，处理各种冲突并利用他人的知识和技巧来解决问题。 作出决策 会议可以帮助营造民主的气氛，给管理者提供共同参与和共同讨论的机会，最终作出良好的决策。 谈判 通知 解决问题 决策 交流 二 会议的种类 三 会议的组织 会前准备 会议过程控制 会后工作 3.1 会前准备 明确会议的必要性 确定会议的目标 拟定会议议程 准备会议文件 确定会议主持人 确定与会人员