办公室文秘工作清单.doc

办公室文秘工作交接清单 每天工作： 每天下班前（上下午各一次）上卫生OA网，收取文件，下载文件后，按照发文流程（文件批报（传阅）单）发给各部门传阅。 每天一次查看邮箱，院长自用的，可隔天查看，如有重要邮件而院长未有查看，不用打开，可提醒院长查看。 每月工作： 每月1号到考勤机下载考勤数据并打印“员工上下班时间表”，交各部门参考填写考勤表。 各部门上交考勤表后，在【HR考勤——积假】表中进行考勤计算（计算方式具体交接），出积假表后张贴到公告栏，并按部门打印积假单发到各部门。 考勤表、“员工上下班时间表”、请假单、加班单等各种考勤资料装订成册交潘总监。每月必须于10号发工资前尽早将出差申请表、员工补薪表、员工请假表交到琼姐处，以便统计工资。 每月将入职、离职人员，试用期转正，购买社保、住房公积名单整理，在【全院考勤表】——“XX月医院人员变动情况表”中列出，（如涉及工资数，需与人力资源主管及部门主管商定后填报）。 每月25日左右，在【值班表】排好下月的值班人员名单，交一份财务，在“办公室人员工作去向表”贴一份。 每月3号前到门诊部各诊室收各位医生门诊日志登记表，收后按照各人日志表统计数据，尽快装订成册。 每月协助市场部做外派医务计划，由市场部组织资料，协助编写计划表，交各部门主管编排出队人员，会签确定后按发文程序发到各部门。 其他工作： 1. 医院内部发文及对外发文。发文流程：拟稿——文号——打印——提交至相关部门审阅（拟文批办单），主管签名确认后到财务总监处盖章。盖章后张贴一份到公告栏，复印后分发至各部门主管签收（文件签收记录） 发文文号包括：医院、办公室、医务办（按发文内容选择文号类型） 2. 人事管理。协助人力资源部主管做好人力资源工作，包括发布招聘信息、通知人员到院面试、办理入职手续、签订劳动合同、员工劳动手册登记（登记时需要两寸或大一寸照片1张）及保管等。 面试流程： 填写职位申请表——相关部门主管见面——体检——体检出结果后通知应聘者带齐资料办理入职手续 体检内容：视力（免费）、心电图（免费）、肝功能（收费） 入职流程： 带齐资料原件（身份证、户口本、两张1寸证件相、毕业证）复印归档——填写新希望人员登记表——给应聘人阅读医院制度——签字确认新员工入职培训表——录入打卡指摸——领制服、安排宿舍（如需时）、做胸卡——带领参观医院，介绍员工认识——指导饭堂报饭——填写入职通知单、登记正式上班日期，在积假处批注入职日期，以便统计入职天数——所有资料整理成一份资料——通知下月10号之前到银行开户用于发工资， 复印账号后交财务部。 3.灭鼠工程公司:（长期联系）跟进院内及医院周边老鼠的活动情况，联系工程公司进行定期检查、加药，并每月报销灭鼠工程款。 4. 召开会议前协助做好会场布置、调教投影、咪头 5.定期复印需要使用的表格、文件 6.完成领导交办的其他工作