办公自动化发展对秘书工作的影响论文.doc

温州职业技术学院高等教育自学考试 毕业论文（设计） 课题名称：办公自动化的发展对秘书工作的影响 姓 名： 王浩 准考证号：030110311802 专 业：秘书 所在中职：瓯海职业中专集团学校 年 级： zk09秘书 指导教师：夏明 2013年3月20日 浙江温州 课 题 摘 要 办公自动化是一种以计算机技术和网络技术为核心的办公方式，在办公领域中兴起的一次新的改革，给传统的办公工作带来了极大的冲击，对秘书工作产生了深刻的影响，使秘书工作从传统秘书工作向现代秘书工作转变。它展示了以手工操作和纸笔为主的办公方式，即将被先进的计算机技术和通信技术等先进设备的办公方式逐步取代。实行办公自动化后，极大地改变了秘书工作的理念、流程、职能，秘书工作的大部分业务都可以借助先进的办公设备进行处理，实行文字处理、信息传递、存储与检索的现代化管理，提高了秘书工作的效率和质量，促进了秘书工作职能的提升。使秘书工作也因此实现了信息化、系统化。 关键词 办公自动化环境 秘书工作 文字管理 档案管理 信息管理 影响  目 录 1 引言 1 2 办公自动化的概念 1 3 秘书在办公自动化环境中的主要工作内容 3.1 文字管理工作 2 3.2 信息管理工作 2 3.3 档案管理工作 3 4 办公自动化对秘书的作用 3 4.1 提高工作效率 3 4.2 提高办公质量 3 4.3 秘书工作模式的演变 4 4.3.1自动化程度提高 4 4.3.2 办公自动化的发展有利也有弊………………………………………………………..5 结论 6 致谢 7 参考文献 8 1 引言 面对竞争日益激烈的社会大环境，秘书工作中传统的、手工的办公模式远远不能适应现代社会发展的需要。因此，我们引进了“办公自动化”的概念，并将其应用于秘书工作之中，使秘书人员从繁琐的日常工作中脱离出来，节省时间去考虑工作中的其他问题，从而不断提高工作效率。 办公自动化已经成了现代秘书工作的一部分，它的出现不但减轻了传统秘书工作的压力，还促使秘书工作顺利完成了自我升级。随着信息技术的进一步发展，办公自动化也将随之不断发生更新换代，并且进一步促进秘书工作的高科技化。 2 办公自动化的概念 办公自动化是随着当代信息技术的出现而出现的。办公自动化（Office Automation,简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，是当前新技术革命中一个非常活跃和具有很强生命力的技术应用领域，是信息化社会的产物。 秘书在办公自动化环境中的主要工作内容 一、发文处理 公文的制发，主要包括草拟、审核、签发、复印、缮印、用印、分发等程序。现在 公文的撰写主要是用WORD软件在电脑上完成。这样的好处主要体现在通过电脑排版的文档，可以很方便地对文档进行修改，且不会留下任何痕迹。文档的字体、字号和格式等均可以根据需要进行设置，使得公文的格式更加规范，也体现出了公文的严肃性和权威性。而且。而且，再加上打印机的复印机等辅助设备，使公文的印制也更加的方便。避免了以往公文排版印刷的麻烦。 二、收文处理 以往传送一份文件，多是通过邮政系统靠人工投送，速度相对来说比较慢，而且还不排除在投送过程中会出现丢失、损毁、投送错误等情况。如果是普发性文件，还需要一笔不小的开支。而现在，通过纯真级或者网络传输文件，是一种“点对点”的传输方式。一般情况下，只有收发双方知道文件的内容，避免了在文件传送过程中机密的泄漏。不仅速度快，而且成本相对低廉。正是因为如此，“无纸化办公”现在越来越受到人们的重视。 三、文书的整理和归档 文件办理完毕之后，就需要把其中有保存价值的那些文件材料作为档案资料分门别类的整理、保存起来，作为以后工作的参考。在过去，这些档案资料常常需要专门的库房和设备来保存。而库房的容量总是有限的，若干年以后，总会饱和。只能再选址建造新的库房，增加新的设备，这无疑需要大笔的资金投入。文件的整理和归档包括收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研等环节，是一系列纷繁复杂的工作，处理起来十分麻烦。然和一个环节上出了问题，都会直接影响到后面工作的进行。尤其是在大型档案室和档案馆，档案整理工作更加要做到细致、准确。况且，由于档案材料多为纸质文件，在保管工程中要求比较高。比如，不能有日光直射，还要防火防盗，防止档案的损坏和霉烂等等。而现在，有了现代化的科学技术，这些问题都可以得到解决。我们可以把文件资料制作成电子文档，保存在容量巨大的硬盘中或者刻录成光盘，库房和档案柜自然就不需要了。什么时候需要，直接从电脑中调出来就行了。这样算起来，日常的保管成本还是相对低廉的。另外，对于重要的或者珍贵的档案资料，如果需要，还