文件及记录控制流程解析教材课件.ppt

1.1 体系标准中对文件控制的规定 （2）失效过期记录处理 各部门应将超过保存期 (根据记录一览表及表格上规定的保存期限)之记录作废及销毁。如超过保存期仍有保存必要，可继续保存，直至确认可销毁。 不可以采用烧毁的方式，可采用碎掉/撕毁的方式。 销毁前需经过部门负责人批准，并保留销毁记录。 支持文件：《记录控制程序》6.4 Designing Technologies Into Solutions Designing Technologies Into Solutions 文件及记录控制流程解析 制作：刘 娜 审批：李 颉 一、文件控制概述 二、文件控制流程 三、记录控制 应编制形成文件的程序，以规定以下方面所需的控制： 为使文件是充分和适宜的，文件发布前得到批准； 必要时对文件进行评审与更新，并再次批准； 确保文件的更改和现行修订状态得到识别； 确保在使用处可获得适用文件的有关版本； 确保文件保持清晰，易于识别； 确保组织所确定的策划和运行质量管理体系所需的 外来文件得到识别，并控制其分发； 防止作废文件的非预期使用，如果出于某种目的而 保留作废文件，对这些文件进行适当的标识。 支持文件：ISO9001：2008 第4.2.3 1.2 本公司对文件控制的规定 （1）本公司体系文件结构分级 第一级 手册(CQM、CEM) 第二级 程序文件(CSP、CSE) 第三级 指引/作业指导书(PIN、MIN、EMS) 第四级 记录 正本文件：由文件发起人书写并须保存于文件控 制中心之文件。 外来文件：指国家/国际标准、法律法规、客户/供 应商提供的文件以及客户协议。 受控文件：受更改控制的文件，如《环境手册》、程序文件、工作指引等。 参考文件：参考文件是不作更新及回收处理之非受控文件。 失效文件：己失效作废之文件。 机密文件：由文件发起人书写，在背面盖有红色 “机密文件”印章并须保存于文件控制中心之文件 文控制流程包括： 2.1 编制 2.2 评审、批准 2.3 发放 2.4 保存和使用 2.5 更改及再次批准 2.6 回收及作废 2.1 编制 （1） 有文件编制需求时，由文件编写者根据运作需要编制文件。 （2）编写文件时应严格按照文件格式规定编写.（如手册、程序文件、指引…) （3）尽量使用书面语言，而不要用口语、俗语、方言或简称等。 支持文件：《文件和资料控制程序》6.1.1 a. 品质手册和环境手册应由总经理审批； b.程序应由总经理审批； c.指引应由有关的部门工程师/主管/经理/总监审批； d.客户协议中明文规定由总经理签署的需经总经理签署，如果没有明文规定 的，品质、环保方面的协议由品控部负责人签署，产品交付方面的协议由总 经理签署. 支持文件：《文件和资料控制程序》6.1.1 2.2 评审及批准 组织应规定各类文件的编制和审批权限，以确保文件发布时是充分与适宜的。 2.3 发放 （1）受控文件经审批后，必须将正本送交文控中心，由文控中心归档发放，其他任何部门或人员不能自行发放受控文件。 （2）文件分发时需填写《文件分发/回收表》由部门/科/组负责人签收后交回文件控制中心与正本文件一同归档。 注：各部门发放非受控文件时，基于文件追溯的要求，建议也应保留签收记录。 （3）对于B01版受控文件，文控中心将根据分发要求发放一份受控文件至相关部门，如相关部门文件不够使用，或未要求发放的部门也需要使用，应填写《文件申请表》向文控中心申请。如果使用部门针对某特定文件长期需要使用多份文件。需以《联络单》形式向文控中心说明情况，以作记录。 （4）所有受控文件的电子版本均需保留在文件控制中心，在受控文件送交文件控制中心时一起提供给文件控制中心。 支持文件：《文件分发回收指引》5.6 （5）电子文件发布 正本文件之电子文件均上传至信息协作平台/文件管理系统中，需要查阅的人员可登陆查阅。对于技术文件及机密文件，有查阅权限的人员才可登陆查阅。 支持文件：《文件分发回收指引》5.5 公共帐号 用户名：public 密码：123456 可查看程序文件及指引文件 2.4 保存和使用 （1）受控文件保存地点及方式应适宜。 （2）指定受控文件保管责任人。 （3）制定受控文件取阅规定。