文件管理控制程序课件.doc

程 序 文 件 编号： LH-QESP-01 版本： A 页码： 第1页，共8页 第1次修订 2016年08月27日 标题：文件管理控制程序 1.0 目的 对本公司所有文件进行控制，确保在使用处可获得有效版本的适用文件。 2.0 适用范围 适用于本公司所有的文件的控制，如管理手册、程序文件、管理制度、作业指导书、技术文件、标准文件、记录表单、资料及外来文件等文件的控制。 3.0 职责 3.1 管理者代表：统筹、指导公司文件管理控制工作。 3.2 体系办公室：负责推行各体系运行，协助管理者代表统筹、监督、管理、落实文件管理控制工作。 3.3 文控中心：文控中心隶属体系办公室，负责对公司所有文件的备案、发放、回收和监察等控制管理工作。 3.4 各部门：负责本部门相关文件的制订、报批、使用、修订及换版，并保证其符合性、适用性。 3.5 使用部门：负责本部门文件资料的保管与使用，保证本部门所有文件符合公司《文件管理控制程序》（文件编号：LH-QESP-01）的相关规定。 4.0 定义 无 5.0 程序 5.1 文件的分类 5.1.1 一阶文件（管理手册）：描述公司的各体系方针、各体系的纲领性文件。 5.1.2 二阶文件（程序文件）：规定各体系活动的方法、要求，以及职能部门活动的文件。 5.1.3 三阶文件（管理制度、作业指导书、技术文件）：规定活动途径的操作性文件。 5.1.4 四阶文件（记录表单、资料）：为证明已达成和系统执行有效的证据。 5.1.5 外来文件：国际或国外标准、地方标准、行业标准及相关的政策法规等文件，以及客户提供的技术资料、图纸资料等。 5.1.6 除四阶文件外，以上所有文件的正本均由文控中心备案存档；四阶文件样表的正本均由文控中心备案存档。 文件编制部门必须将已批准的文件原件报文控中心备案、存档，必须同时交电子版资料。 5.1.7 以上文件的副本及记录文件由相关部门保存、使用；除四阶文件外，所有文件的副本必须加盖红色“受控文件”字样，不得复印。 5.2 文件的代码、编号及标识 5.2.1文件代码规定 5.2.1.1 文件类别代码 代码字母 文件内容 代码字母 文件内容 详见5.2.2条款 管理手册 详见5.2.3条款 程序文件 QW 管理文件、作业指导书等 QR 记录文件、资料 QE 外来文件 编制: 审核: 审批: 程 序 文 件 编号： LH-QESP-01 版本： A 页码： 第2页，共8页 第1次修订 2016年08月27日 标题：文件管理控制程序 5.2.1.2部门代码 部 门 部门代码 部 门 部门代码 部 门 部门代码 体系办公室 TB 仿古分厂 FC 抛光分厂 PC 财务部 CW 总经办 ZJ 稽核部 JH 人力资源部 RL 采购部 CG 品管部 QK 仿古工艺部 FB 仿古研发部 FY 中 控 ZK 设备部 JD PMC部 PM 抛光研发工艺部 YG 行政办 XZ 成品仓 CP 安全生产办公室 AQ 原料车间 YL 抛光压机 PY 仿古压机 FJ 仿古釉线 FX 仿古窑炉 FL 抛光窑炉 PL 抛光线 PG 抛釉/磨边线 PB 配件车间 PJ 外来文件 LW 备注：PMC部含物料仓、化工仓；配件车间含水刀、切割等工序。 5.2.2一阶文件的编号方法规定 LH-QESM-01 管理手册，由公司体系办公室组织编写组进行编写，报管理者代表审核，呈报公司最高管理者批准，然后组织培训、实施。 5.2.3 二阶文件的编号方法规定 5.2.3.1 程序文件编制责任部门为公司相应的职能部门。比如，《质量管理体系 要求》文件“7.4 采购”条款对实施ISO9001质量管理体系的组织的采购管理流程中“7.4.1 采购过程”、“7.4.2 采购信息”、“7.4.3 采购产品的验证”等进行了相应的描述，则由采购部负责起草采购控制程序报公司批准。 公司所有部门长必须认真学习各管理体系及使用指南、管理手册和公司下发的其它体系类文件，及时组织编制必须的程序文件，指导公司相关作业按程序文件受控管理。 5.2.3.2 程序文件批准流程：责任部门起草→体系办公室审核→管理者代表审批。 5.2.3.3 二阶文件的编号格式 LH-QESP- 文件序号（用2位阿拉伯数字表示，从01 起编） 5.2.3.4 二级文件的编号规定 a) 公司相关部门起草程序文件时必须在程序文件报批完成前向体系办公室文控中心申请文件编号。 b）文控中心按5.2.3.3条款格式规定，依据相关制度和程序文件编制、起草流水号进行编号排序。 5.2.4 三阶文件的编号方法规定 编制: 审核: 审批: 程 序