文书与档案管理_第一节课件.ppt

事例： 1、凭证作用 家住奉化市庄山五村的周某是一家企业的工人，原来的学历为高中毕业，2006年，他打算参加技师职称考试，但是在准备材料时，发现奉化一中的毕业证书找不到了，他心急如焚。1月9日，他抱着一丝希望，走进奉化市档案馆，在馆藏档案里发现了当年毕业证书的存根，他终于获得了参加技师考试的机会。 2、参考价值 煤气二期工程是湘潭“八五”期间的重点工程，煤气管道如何通过湘江是这一工程的关键和难题。开始，考虑从江底打隧道或架设简易桥铺设管道两个方案。市城建档案馆详细查阅了20世纪50年代设计湘潭大桥档案材料24卷（册）、图纸101张，考证了湘潭大桥设计时预留了管道过江的位置。市政府根据这一考证，果断决策从桥面预留位置上铺设管道过江，采用这一方案，不仅大大减少勘探、设计、施工时间，而且节约费用360万元。 《国家行政机关公文处理条例》：令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。 事务性文书主要有：会议记录、大事记、简报、调查报告、总结、述职报告等。 在有些机关或部门的工作中，“文书”、“文件”、“公文”常混为一谈。 1、历史效用：一是查考依据作用——为了日后查考、备忘，以便为工作提供参考依据；二是历史依据作用——或用于历史评价，或用于现实问题的查考，通常还具有法律效用；三是科研的基础和条件作用——档案纪律千人的研究成果和历史史实，任何研究，几乎都离不开。 2、按照一定规律保存：档案不是一份份孤立的文件，也不是一批批杂乱的文件堆积，二是具有内在联系的文件体系，反映各活动的原貌。这个意义上说，文件是档案的因素，档案是文件的组合，归档和保存，是文件向档案转化的程序和条件，也是文件转化为档案的一般标志和界限。 1、档案形式：载体形式有：龟甲兽骨、竹片木板、丝织品、纸张、磁带、磁盘和胶片等；记载方法有刀刻、手写、印刷、晒制、摄影、录音等，表达方式有文字、图像、声音等。 2、原始记录性是档案区别于其他信息的本质属性，也有一般属性，信息属性（可扩充——信息内容不断丰富；可压缩——对信息的加工整理，使精炼、浓缩；可替代——可以减少资本、劳动力和物质的消耗，产生经济效益；可传输——传递给广大受众；可分享——可以被多个人、部门反复利用；可扩散——在传输利用过程中可以广泛扩散，服务社会）和知识属性（记录社会活动大量的事实、数据、经验、教训、成果、理论，是人们认识世界改造世界的结晶）。 1、历史效用：一是查考依据作用——为了日后查考、备忘，以便为工作提供参考依据；二是历史依据作用——或用于历史评价，或用于现实问题的查考，通常还具有法律效用；三是科研的基础和条件作用——档案纪律千人的研究成果和历史史实，任何研究，几乎都离不开。 2、按照一定规律保存：档案不是一份份孤立的文件，也不是一批批杂乱的文件堆积，二是具有内在联系的文件体系，反映各活动的原貌。这个意义上说，文件是档案的因素，档案是文件的组合，归档和保存，是文件向档案转化的程序和条件，也是文件转化为档案的一般标志和界限。 1、档案形式：载体形式有：龟甲兽骨、竹片木板、丝织品、纸张、磁带、磁盘和胶片等；记载方法有刀刻、手写、印刷、晒制、摄影、录音等，表达方式有文字、图像、声音等。 2、原始记录性是档案区别于其他信息的本质属性，也有一般属性，信息属性（可扩充——信息内容不断丰富；可压缩——对信息的加工整理，使精炼、浓缩；可替代——可以减少资本、劳动力和物质的消耗，产生经济效益；可传输——传递给广大受众；可分享——可以被多个人、部门反复利用；可扩散——在传输利用过程中可以广泛扩散，服务社会）和知识属性（记录社会活动大量的事实、数据、经验、教训、成果、理论，是人们认识世界改造世界的结晶）。 1）文书记录现实活动，档案保存历史记录，且这种记录具有基本相同的物质载体。 2）文书是分散的档案，档案是集中的文书。 3）文书是档案的前身，档案是文书的归结。文书的形成又需要查考档案，档案又为文书的形成提供依据和参考。 区别 1）文书是具有现行效用信息，为现行应用而产生；档案是保存起来的历史记录，是今后的应用按照一定规律组合保存。文书是零散的、单份的，档案是组合的、集中的。 2）文书目的是为了处理现实事务，档案目的是发挥历史价值。 3）文书是现行应用的，处理完毕后，就是去现实效用；档案是以备将来利用的，因而具有存在的长期性，通常情况下，存在越久，就越珍贵，价值就越大。 档案作用的事例： 1、凭证作用 家住奉化市庄山五村的周某是一家企业的工人，原来的学历为高中毕业，2006年，他打算参加技师职称考试，但是在准备材料时，发现奉化一中的毕业证书找不到了，他心急如焚。1月9日，他抱着一丝希望，走进奉化市档案馆，在馆藏档案里发现了当年毕业证书的存根，他终于获得了参加技师考试的机会。 2、参考价值 煤