07长文档的编排处理剖析.ppt

第7章 长文档的编排处理 本章主要介绍编排长文档的相关知识，如使用大纲视图组织文档，制作文档目录和索引，为文档添加脚注和尾注，以及如何在文档中添加书签等。 本章内容提要 7.1 使用大纲视图 7.2 插入目录与索引 7.3 使用脚注和尾注 7.4 使用书签 综合实例——编辑科技文档 7.3.4 更改脚注的注释分隔符 Word用一条短横线将文档正文与脚注和尾注分隔开，这条线称为注释分隔符。 在普通视图下双击正文中的注释引用标记，打开注释窗格，在“脚注”或“尾注”下拉列表中选择“脚注分隔符”或“尾注分隔符”项，此时在编辑区中显示脚注或尾注分隔符。 若要删除分隔符，可选中分隔符后按【Delete】键。若要更改横线样式，可选择“格式”“边框和底纹”菜单，在打开的“边框和底纹”对话框中单击“横线”按钮，打开“横线”对话框，选择所需横线，然后单击“确定”按钮即可。单击“默认设置”按钮，可恢复为系统默认分隔符。 使用大纲视图 插入目录与索引 使用脚注和尾注 使用书签 大纲视图主要有两个作用，一是方便修改和组织具有多级标题的文档，通过设置文档的标题级别还可以辅助提取目录；二是可以在大纲视图中使用主控文档组织子文档，从而轻松修改长篇文档，或提取长篇文档的目录。 7.1.1 大纲视图基本操作 大纲视图非常适合修改具有多级标题的文档，使用大纲视图不仅可以直接编写文档大纲，还可以很方便地查看现有文档的结构，以及重新设置现有文档中的标题顺序和标题级别等，从而为提取目录做准备。 。 在大纲视图下输入标题文本 调整标题级别 在大纲视图下添加正文 降为正文级别 调整标题顺序 要在大纲视图模式下选择标题和段落，方法如下。 选择标题：若只选择一个标题，而不包括它的子标题和正文，可以将鼠标指针移至标题左侧，当鼠标指针变为“ ”形状时单击鼠标左键即可。 选择段落：若只选择正文段落，可单击段落左侧的“ ”符号，或将鼠标指针移至段落左侧，当鼠标指针变为“ ”形状时单击鼠标左键即可。 同时选择标题和段落：若要选择一个标题及其所有的子标题和正文，只需单击标题左侧的“ ”符号。 利用“大纲”工具栏中的按钮可方便地控制标题在大纲视图中的显示。 7.1.2 使用主控文档组织子文档 为了避免由于篇幅较长给文档处理带来的麻烦，我们可将文档的组成部分保存为若干个文档，然后在大纲视图中将它们组织在某一文档中，该文档被称为主控文档，组织在其中的文档被称为子文档。 由于子文档与主控文档之间只是建立了链接关系，而每个子文档是独立存在的，所以用户可单独对某一子文档进行编辑，此时主控文档中相应的子文档也同时得到更新。 新建一个空白文档作为主控文档，然后切换到大纲视图 在主控文档中插入现有文档作为子文档 确定插入点 创建子文档 保存主控文档后的效果 折叠子文档后的效果 若要编辑子文档，除了在Word程序中直接打开编辑外，还可在主控文档中按住【Ctrl】键的同时单击以超链接形式显示的子文档名称，或者当子文档处于展开状态时，双击该子文档的“ ”标记，打开子文档进行编辑。 要将子文档从主控文档中删除，可单击子文档标记“ ”，选中该子文档，然后按键盘上的【Delete】键。需要注意的是，在主控文档中删除子文档，只是删除了与该子文档的链接关系，该子文档仍保存在原文件夹中。 目录的作用是列出文档中的各级标题及其所在的页码。一般情况下，所有的正式出版物都有一个目录，其中包含书刊中的章、节及各章节的页码位置等信息，方便读者查阅。有了目录，用户就能很容易地知道文档中有什么内容，如何查找内容等。 索引的主要作用是列出文档的重要信息及其页码，方便读者快速查找。 7.2.1 创建与更新目录 Word一般是根据标题或者大纲级别来创建目录的。因此，在创建目录之前，应确保希望出现在目录中的标题应用了内置的标题样式（或基于某个内置标题样式定义的样式），或已在大纲视图中，为这些标题设置了相应的大纲级别（如1级、2级、3级，但不能是正文文本级别）。 编制了目录以后，用户只要单击目录中的某个页码，就可以跳转到该页码对应的标题。 先对文章项目应用标题样式 创建的目录 创建目录后，如果在文档中进行了增加或删除文本等操作，引起了页码变化，或在文档中标记了新的目录项，此时都需要更新目录，使它与文档的内容保持一致。 如果只添加了正文文本