时间管理与排序.ppt

时间管理与排序 时间流向何方 填写表格 如何写电子邮件 信写给需要回复的人，只抄送给希望可以了解该事件的人。 信的内容要尽可能的精简，要有结论和希望收件人回复的时间和内容。 避免发连续的电子邮件，开会解决复杂的问题。 发All User的邮件时，应该选择特殊的群组，减少和该事情无关人时间的浪费。 当附件内容过大的时候用链接来代替 如何避免电话上的时间浪费 训练助手接听和授权处理来电 接听电话者务必要记下完整的讯息 对短话长说的人示范有效的电话使用法 给漫无边际的来电者设定时限 破除来电者非找你不可的习惯 需要通过电话收集大量资料时，和对方约好下次通话的时间并对谈话内容做准备 会议时间管理 参加会议前，务必清楚会议目的 了解会议开始和结束的时间 预先知道议程，以便准备 适时促成会议达到目的 带着其它工作去参加会议 会议结束后给主持者回馈 如何处理不速的拜访 决定谈话的内容是否必要 决定处理这个临时状况还是另约时间 在开始谈话时，设定时间限制 不希望被打扰时，关上办公室的门 有关时间管理的几点假设 根据自己的情况勾选表格中的答案 附件一 时间管理的原则（上） 要知道自己的时间流向何方 依照优先顺序，预估时间 练习做连续的计划 整合一些可用的时间 安排不同的工作活动 将工作授权给他人 时间管理的原则（下） 停止做那些不值得你花时间的事情 花时间做人事决定 寻找方法来运用最少的时间完成那些不具生产性的工作 行动前尽量收集足够的资讯 用心培养正面的工作气氛 投资时间在个人的专业成长上 时间投资与时间消耗 时间消耗：将全部的时间使用在目前的急迫和需求下。 时间投资：籍由投资特定时间来增加本身的能力以及未来的潜力。 时间投资也是一种时间管理的方法。 如何填写一周时间记录表 使用附件三的典型活动表（数字表示活动，字母表示职责），将代码填入附件二的时间记录表中。 填写完时间记录表后，请计算数字和字母的各项总和。再依照附件三的指示继续进行。 决定先后次序 练习一：新人不来报到 练习二：协助一件新的专案 练习三：一个研究专案 练习四：生产力会议 * * 管理才能发展培训课程（一） 因而可节省的时数 可减低至多少时数 一星期中每项所占用的时数 工作上主要的时间陷阱 最常见的时间浪费原因：Email, 电话干扰、开会、不速的拜访 Urgent 事情的紧急程度 Important 事情的重要程度 事情的处理方法 *