时间管理方法.ppt

2003－08－24 朝看东流水，暮看日西坠，百年明日能几何？ 时 间 管 理探讨 为适应明年精细化管理的要求，时间首当其冲就是要管理好的关键资源。所以再次认识时间：世界上最长的东西莫过于时间，因为它无穷无尽；最短的也莫过于时间，因为它让所有的计划都来不及完成。 古训：智者利用时间来创造机会，所以他的成功机会永远比别人多；庸者将时间拿来把握机会，所以他只有一点点的成功机会；愚者则浪费时间来错过机会，所以他永远都没有成功的机会。 认识自己的时间 一寸光阴一寸金。（谚语） 时间就是生命，时间就是速度，时间就是力量。（郭沫若） 放弃时间的人，时间也会放弃他。（莎士比亚） 时间就是金钱。（深圳） 时间的特点 不可替代性：时间是任何资源都代替不了的。 不可逆转性：时间是一维的，只能按照过去、现在、未来的方向流逝。 可变性：时间既是常数又是变数。善用则长，荒废则短。 日常耗时因素分析 过多电话 不速之客干扰 临时会议 心静不下来 缺乏目标、时间规划 杂乱的办公室、办公桌 做无用的尝试 同一时间想法、尝试过多 不现实的时间期望 没有沟通或沟通不准 下属的训练和发展不充分 拖延、犹豫、等待 不会说“不” 做事不能善始善终 很少交派下属做事 员工不足或工作不力 闲谈私事过多 缺乏自我约束 缺乏协调和团队精神 错误的倾听 缺少反馈 忧虑、恐惧、焦虑 不充分的计划 错误的变更 等待时间过长 差的记忆 对结果行为的迷惑 疲劳、讨厌 怨天尤人 压力、紧张 不充分的工具与设备 信息不准 过多的文案工作 不耐烦、办事急燥 不懂该做先做的事 对交派下去的工作很少检查  请从上述耗时因素清单中找出自己在时间损失方面最经常出现、最浪费时间的3个因素。1、 2、3、 一、时间管理的致命禁忌 没有目标 犹豫不决 精力分散 消极拖延 毛毛虫的悲剧 毛毛虫有一种“跟随着”的习惯，总是盲目地跟着前面的毛毛虫走。法国科学家约翰.法布尔把若干条毛毛虫首尾相接地放在一只花盆的边缘上，围成一圈，在花盆外不到6米处撒了些毛毛虫爱吃的松针。毛毛虫开始一个跟着一个，一圈一圈地走，一个小时、一天过去了，毛毛虫还在不停地、坚韧地走着。一连走了7天7夜，终于因饥饿和精疲力竭而死去。 迷惑：我的目标是什么 人生倘若随大流，瞎忙空耗，没有明确的人生目标，那么终究免不了“毛毛虫”的命运。 目标是做事的原动力，也是成功的基石。 犹豫不决：我应该做什么？ 华裔电脑名人王安博士在他5岁时发生一件影响他人生的事情：一天，小王安外出玩耍，经过一棵大树时发现有一个鸟巢，里面有一只嗷嗷待哺的小鸟。他决定把它带回家喂养。走到家门他忽然想起妈妈不允许在家养小动物。把鸟放在门口，急忙进屋哀求母亲，等母亲答应后兴奋跑到门口，不料小鸟不见了，只有一只黑猫在意犹未尽的舔着嘴巴。 精力分散：处理不当 从前，有个富裕的农夫花钱雇了一条能干的狗，帮他看门、帮烤面包和天天浇灌菜园。那狗谋到了职业，也尽力想把工作做好。一天农夫要去赶集，将家里的事交给狗儿就放心走了。等他回来一看：菜园没有浇灌，面包也没有烤，小偷进了院子把仓库偷了个精光。 农夫于是痛骂狗儿。狗儿辩解：为了收拾菜园，他把烤面包的事放下；给菜园浇水，可是又到了看门的时候；至于错过小偷，正赶上想去烤面包。 消极拖延：等明天 消极拖延的原因：1、认为做某事要花费的时间太多；2、认为长期性工作可以拖延；3、对某事认识不足，主观不重视； 4、某事现时对自己不重要；5、没有承诺去做某事；6、现在没有兴趣做事；7、没有完成工作的期限；8、看不到做某工作的利益。 消极拖延的表现：1、希望不做或发生奇迹，取消做某事的责任；2、我就是开不了头。 逃避：躲进幻想世界 该做的事不做，却去做其他零散的事。 这就如同“从老鼠身上挤奶一般”，花费最大的努力却得到最少的成果。 打扰处理不当 不知道谁在打扰自己 没有标准区分是否是打扰 没有打一次电话多谈几个问题 面谈问题不能简单扼要 没能及时说“不” 完美主义：花去过多的时间 我全力以赴，但我想那还不够好 我付出所有，但我猜那还不够多 丘吉尔的“反驳” 有人曾批评英国首相丘吉尔做事“不够尽善尽美”，对此老丘说了个故事：在普利茅斯港有位船夫救了个即将溺死的少年。一星期后，一位太太叫住这位船夫：“上星期救我孩子一命的人是不是您？”船夫说： “是的，太太。”，“哦 ，我找您好几天了，我孩子当时戴的帽子呢？” 二、时间管理方法 第一代时间管理：面面俱到 第二代时间管理：未雨绸缪 第三代时间管理：明确目标 第四代时间管理：系统管理 面面俱到：备忘录管理 形式：备忘录。 用途：适用于小作坊、小店管理。 优点：便于防