时间管理.ppt

你分配了过多的任务以致不可能完成 由他人能更好完成的活动被错误地分配给你 当别人请求你完成一项不适宜的任务或活动时，你不会说“不” 看电视、看报纸、聊天或者上网太久 参加非必要的应酬 将大量工作带回家准备完成，但常常没做完 很晚睡觉 吃得太饱 很多无用的习惯，比如花半个小时看八卦新闻 在候车候机这样的时间里总是很焦虑或很无趣，除了等候什么也不做 常常将工作延后处理 许多工作都未能当场决断 一次同时做好几样分量很重的事情 不习惯在纸上记录和书写 担心下属缺乏完成任务的能力，常常把下属该完成的工作揽回来自己处理 办公室杂乱无章 下班大多数时候都不会将办公桌上的文件资料整理好 不知道时间管理是自我管理的核心课题之一 课程收益： 摆脱混乱、仓促、压力，走向自主、从容 不要怨、不要悔 提高效率和效能 克服沙漏，发现时间海洋 平衡生活、享受生活 时间管理课程主要内容 一、时间的概念、特点 二、时间管理的内容、演变 三、时间分析 四、时间管理的方法 五、时间浪费的处理 六、时间管理的工具 七、养成好的习惯 一、时间是什么？ 是生命 是财富 是资源 是人生最大的资本 时间的特性 三、时间分析 1、如果一个人的寿命是72岁，他的一生会怎样度过呢？ 睡觉21年 工作14年 娱乐8年 吃饭6年 个人卫生5年 学习5年 开会3年 等候3年 打电话2年 生病2年 找东西1年 其他2年 时间管理的误区 主观方面： （1）没有目标、计划； （2）作风拖拉； （3）缺乏优先顺序，抓不住重点； （4）过于注重细节； （5）做事有头无尾； （6）杂乱无章，简单事情复杂化； （7）事必亲躬，不懂得授权； （8）不会拒绝别人的请求 四、时间管理的方法 1、明确价值观 2、目标与计划 3、优先矩阵 4、时间自然法则和建议 1、明确你的价值观 温州----大榕树 2、目标——计划 目标设置（具体、挑战性、反馈、公开承诺、自我效能） 计划的瓶颈（短期决定，长期消除）、休闲时间、阶段性奖励 关键路线法（见下页图表） 执行计划，克服拖延（拖延练习，见下下页） 热爱工作，珍爱生活（工作维度　麦侧） ３、优先矩阵 ３、优先矩阵 [案例分析]： 王经理下班后在做明天的工作计划： 1、起草与天龙公司的合作意向书（2H） 2、商讨索赔案的处理意见（1H） 3、与华金公司讨论定价（3H） 4、明天要向人事部上报新员工试用期表现结果报告 5、思通公司货未到的问题 6、季度业绩报表（2H） 7、讨论月底的促销会策略（1H） 8、阅读刊物（1H） 9、打电话给10位客户（0.5H） 10、归档文件（0.5H） 11、明天的周例会 请帮王经理安排一下时间 要 事 第 一 普通人的时间安排 成功人士的时间安排 善于授权 及时授权（非要我做吗？别人可以做吗？做了价值如何？） 明确授权 （who—了解下属；what—权力、能力、信息、威望；步骤；说明标准和期望） 跟踪、检查、评估（回报图、检查即重视、神秘巡查者） 不可重复授权（完全责任人、小偷与杜邦） 防止倒授权，必要时收回授权 王经理明天的工作计划参考答案： 五、时间浪费的处理 １、会议 ２、处理不速之客 ３、整洁和条理　 ４、琐碎事情、零碎时间的处理 1、会议 一、必要性： 1、有没有必要开？　2、多次无果就不必开 二、会前： １、谁？所有人？　2、重大问题会前沟通　 3、指定几人先讲　　４、会前发资料 三、会中： １、迟到？ 　2、避免一个人的会议（下到上） 　 3、会场布置（麦当劳与咖啡店、站着、同心圆） 四、会后追踪（外资公司的行动方案） 2、处理不速之客 不要采取无条件的“门户开放政策” 安排秘书挡驾（电话、打扰等） 站立会客 在办公室外接见外界不速之客 让秘书控制会谈时间 限时面谈 最有价值的字——“不”（量力和保护） 拿东西养成哪里拿，哪里放的习惯 把同样、同类、同时使用的东西放在一起 把东西上编号贴上字条 把所有的钥匙集中保管 设立一套文件处理系统（只处理一次，快速处理，保存或扔掉） 做事应尽量简化（30秒电梯与123，简单化） 从办公桌开始（下图） 4、琐碎事情、零碎时间的处理 琐碎的事情如电话、信件、整理文档、寻找资料等，可以留出时间集中处理 把相类似的事情整理出来一起处理 随身携带小手册、记录本或随身听（上海地铁、老总出差） 年度时间思考 我希望在这一年过去后得到什么？ 我必须做哪些事情？这些事情必须在什么时候完成？ 这一年中有哪几个关键任务？怎样根据这些关键任务分配时间？ 预计有哪些事情会干扰今年计划的执行？ 今年的哪一段时期的时间最紧张？准备怎样应对？ 今年的哪一段时期的时间最充裕？准备怎样充分