有效会议组织(学员).ppt

* * * * 讲师提示： 1、控制会议进程当中，注重原则： 不故意操纵会议进程，使会议控制能够紧张、有序进行， 意外情况必须积极干预 注重目标与过程兼得，达成目标过程适度监控 解决问题同时也是处理情绪 2、几个问题： 怎样向上管理好你的上级，特别是他是一个爱讲话的人。 领导在场，会议表现为一言堂 * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * 感觉与事实演练 * * 判断问题 * * * * * * * * 讲师提示： 1、谁来主持会议：可能是负责此方面业务人员，有时，也可请一位对该项工作没有太多意见或参与不深的人来主持会议更有效，因为听与谈很难同时进行。主持人要牢记职责，引导会议讨论主题，遵守议程表，达成会议目标。 2、主持人要注意： 主持人要象一个布道师，引领大家情绪和认识走向统一。 头脑清醒、明确方向--始终围绕中心议题，紧扣议题。避免离题、偏题 防止陷入具体问题中（会议时间有限，采取措施从具体问题中拔出来），对决议的事项要果断明确，不可首鼠两端。 秉持公心、一视同仁： 不能有偏见，对事不对人。应尊重、肯定与会人员，让每位与会人员受尊重且能够自我发展。 激励会议、善于拓展： 调动发言：让大家主动发言，并说出想表达的意见。 会议角色分配：鼓励大家主动认领工作，掌握成功机会。指定发言人，调动与会人员参与积极性，创造会议所需的气氛（激烈/和谐/思考等） 控制发言、保证过程： 对付棘手的与会者。特别是喋喋不休（在我们周围较为普遍）。往往一个人的发言长短与其重要性成反比。主持人要求与会者都应有意识用最短的时间和最精练的语言表述观点。 停止操控： 应在会议中集思广益、促成组织学习、培养与会能力。不可用职权来控制议程、只求个人决议（不论是主持人或会员都要注意）。 目标与过程兼得： 在过程中达到目标，让每个人享受到学习的过程。 感觉与理性兼顾： 容纳他人发言，人要情绪化地与他人发生冲突。解决问题也处理情绪 帮助解决问题与冲突： 学会处理紧急情况。 3、对主持人的素质要求： 象一个管理者那样，进行管理会议，所以计划、组织、领导与控制方面都需要主持人有此方面的技能。 沟通与协调，带领与会成员达成目标，良好的激励能力 平衡、协调能力，处理会议当中的矛盾与问题。 分析思考能力强，能抓住问题关键，思维钻牛角尖的人或过于偏激的人主持不好会议的。 语言表达准确、严密 * * 讲师提示： 此部分可问学员问题，由学员呈现，提高学员参与意识。 1、怎样做好时间MASTER？ 2、当发言者喋喋不休时，你怎麽办？ 3、会议主持人是否承当时间控制人，什么场合下合适？ 也可由主持人掌握 * * 讲师提示： 1、此部分拿出文化与培训部双周例会会议纪要（或部门自己做的好的会议纪要），目的是要强调保持会议高效关键在于检查、推动会议形成决议与需要完成具体工作，以便于下一次工作例会或工作总结是作为重要参考。 2、记什么、怎样记很重要！ 主持人右手落座准确记录会议要点发放会议纪要确认执行人及完成时间 * * 会议名称/议题/日期/地点 会议主持人/出席者/缺席人（可追查） 会议内容（决议/待办事项）（可追查） 执笔人（可追查）及日期 * * 要守時,堅持到底 要做事前準備 針對主題主動發發言,簡短扼要 對事不對人,不做人身功擊 予以真誠的肯定及讚美 傾聽他人發言 用積極的話代替消極發言 以探詢、謙虛代替主觀論斷 不要打断别人发言经空中调度许可后发言发言时先观点，后解释避免价值判断/好为人师 * * 讲师提示： 1、上帝给予我们两只眼睛与一张嘴巴是让我们多听少说。而在我们实际工作中，往往是说的多，听的少，这在会议主持中尤为重要。 2、四到的运用（“眼到”、“手到”、“耳到”、“心到”）。善于倾听，不仅要做到“耳到” 了解他的口头语言是否话中有话、弦外有音。眼到，即观察沟通对方的脸部表情、眼睛、手势、体态等，判断他表述语言的真正涵义；心到，以换位思考的态度站在沟通对方的立场和角度，体会他的感受，分析沟通对方的动机、想法。 避免打断别人 支持每个人都有发言的权力 每一种观点都有被提上桌面的权利。主持人可以问：“这个观点很有见地，大家对此有何看法？”“让我们来讨论某某刚刚提出的建议”应避免“我不同意”“我认为不对，因为…...”“那样不行，因为…...” 要求畅所欲言，鼓励对不同观点进行讨论 对事不对人。 疑问之处一定要提出，便于澄清事实与发言者真正表达的意思。 扼要说明对方观点。 * * * * 讲师提示： 1、不必要为某个关键人物而延期会议时间，否则，主持人权威 性会发生动摇。 2、主题不明确的会议或急匆匆大家一起来拿主题的会议，势必 会造成会议延期。 3、目标、议程及时间安排可写在提示