档案分类规范课件.doc

档案分类规范 第一条 为适应公司档案信息化发展需要，进一步规范公司 档案的分类与编号, 根据中国石油化工集团公司现行《企业档案 分类规则》，结合公司实际情况，制定本规范。 第二条 公司档案分类以立档单位的全部档案为对象，依据 本单位管理职能，结合档案内容、形成特点，保持档案之间的有 机联系，便于科学管理与开发利用。 第三条 一级类目的设置： （一）公司档案设置一级类目15 个，即党群管理类、行政管理类（包括经营管理类、生产技术管理类）、产品类、科研类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部员工档案类、教育工作类、礼品类、声像类、荣誉类、印章类、照片类、光盘类； 第四条 二级及二级以下类目，按照公司部门（车间）专业管理职能和档案形成特点设置（见附件1）。设置方法如下： （一）党群管理、行政管理、教育工作类的二级类目，按保 管期限设置。 （二）产品、科研、设备仪器类的二级类目，按专业性质设 置。三级类目分别按产品类型、科研课题、设备仪器类型设置。 （三）基本建设类的二级类目，按工程项目（或装置）设置。 三级类目按阶段设置。 （四）会计档案类的二级类目，按文件材料形式（名称）设 置。三级类目按所属单项内容设置。 （五）干部员工档案类的二级类目，按员工身份设置。 （六）礼品类的二级类目，按制成材质设置。 （七）声像类下设录像带、录音带、数字磁带（盘）二级类 目，三级类目按内容设置。 （八）荣誉类的二级类目，按奖品种类设置。 （九）印章、照片类下设党群工作、行政工作二级类目。 （十）光盘类的二级类目，按数据类型设置。 第五条 全部档案应按一、二级类目分类。三级类目一般只 作分类排架的依据，是否采用由各部门根据本单位档案数量、内容构成和形成特点确定。 第六条 类目标识的构成： （一）一级类目采用阿拉伯数字01、02、03、04……依次 标识； （二）二级及二级以下类目采用阿拉伯数字01—99 标识； （三）各级类目号之间、全宗号与类目号、类目号与年度号 之间均使用间隔号“· ”隔开。案卷号（或件号）与其它代号 之间，一律使用连接号“—”相连。 第七条 档号的结构： （一）档号一般包括全宗号、分类号、案卷号。全宗号按公司各车间、部门的编号标识（见附件三），一些类别档案还将年度号放入档号中。各类别档案的档号具体结构执行第八条规定。 （二）分类号是档号的主体，一般由一、二级类目代号组成， 有扩展到三级类目的，还应包括三级类目代号。 第八条 各类档案的档号标识方法与标识示例如下： （一）党群管理类、行政管理类、教育工作类档案的档号结 构与标识为： XXX · XX · XX · XXXX —XXX 件号 年度 保管期限 一级类目 全宗号 例： 106 · 01 · 01 · 2015 — 013 第13 件 2015年 永久 党群管理类 公司办公室 （二）产品类档案的档号结构与标识为： XXX · 05 · XX — XXX 案卷号 二级类目 一级类目 全宗号 例： 107（04） · 04 · 02 — 012 第12 卷 石油化工产品 产品类 监察部（分析化验） （三）科研类档案的档号结构与标识为： XXX · 05 · XX — XXX 案卷号 二级类目 一级类目 全宗号 例： 201（01） · 05 · 03 — 002 第2 卷 石油化工 科研类 生产车间（天然气制氢） （四）基本建设类档案的档号结构与标识为： XXX · 06 · XX · XX — XXX 案卷号 阶段代号 项目代号 基本建设类 全宗号 例： 202（02） · 06 · 26 · 43 — 006 第6 卷 竣工图 消防水池 基本建设类 动力车间（公用工程） 1.小型工程、公用工程、民用建筑等档案的档号，可采用以下结构： XXX · 06 · XX — XXX 案卷号 项目代号 基本建设类 全宗号 例： 301（02）· 06 · 12 — 007 第7 卷 变配电所 基本建设类 机电仪车间（电气） 2.技改、技措项目档案的档号，可采用以下结构： XXX · 06 · XX · XX — XXX 案卷号 技改技措次数 原项目代号 基本建设类 全宗号 例： 202（01） · 06 ·05 · 61 — 006 第6卷 第一次技改技措 液化气球罐 基本建设类 动力车间（油品） 3.公用工程、民用建筑