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文秘三级历年实务操作真题答案及常见题 备 忘 录 至：行政经理 自：高叶 主题：会务筹备情况检查的主要内容 日期：××年×月×日 内容： 一、会务筹备情况检查的主要内容 1．准备是否充分必须逐项检查。 2．会议期间能否排除各种干扰。 3．环境条件与用品准备。 4．文件材料准备。 5．会场布置情况的检查。 检查会场布置、会标、主席台座次、名签安排安全保卫及设备、措施是否完善，以及进场、退场路线的安排。 6．保卫工作的检查 确保所有设备线路、运转及操作规范的安全可靠、消防设施齐全有效。确保会场的防盗设施处于运行状态。 7．检查的其他内容 二、应注意的问题（或原则） 1．全面周到，注重细节，逐项落实。 2．眼见为实，实地检验。 （四） 1．确定预算的核算基数。就是确定采购费用的总额。 2．进行市场调研。货比三家，比较设备性能、功效、价格、付费方式、供货时间、交货办法、售后服务供应商。 3．确定采购产品的种类及型号价格 4．编写预算方案。要进行科学的可行性论证，提出项目的效益目标、技术目标、动用的公共资源、支出标准和预算依据。 5．征求意见，完善方案 （四） 1．采购方式： 获得设备使用权的方式主要有购买、租用。 （1）购买 优点：设备归购入组织；在使用期内折旧少。 缺点：维护和修理是附加的费用；设备存在过时问题；最初费用昂贵。 （2）租借--租用 优点：较低的使用费；费用能被利润补偿；租用协议包括维护和修理；能及时更换和升级。 缺点：若租期较长，支出的费用增加；提前终止租赁合同，需付违约金。 2．采购步骤 （1）提出购买申请。 （2）递交审批、落实经费。 （3）招标、选择供应商。 （4）签订供货合同。 （5）货物入库。 （6）支付货款。 （四） 一、会议筹备方案的内容包括： 1．会议的目的与宗旨、会议的内容、形式（会议名称） 2．会议主题和议题 3．会议议程和日程 4．时间和地点 5．与会代表的组成 6．确定会议所需的设备和工具 7．会议文件的范围及印制和复制 8．会议经费预算 9．会议住宿和餐饮安排 10．会议筹备机构和人员分工（各项工作负责人、各项活动的推进时间。 二、会议筹备小组的分工 TEAM组 负责人 职责 总指挥（或秘书长） 整个活动的总负责、总协调 副总指挥（或副秘书长） 协助总指挥，负责常务工作 宣传策划组 会议形式、发奖形式、奖品礼品定制、条幅内容、制作、娱乐活动策划 会务组 负责参会代表的吃、住、行、接送站等，以及相关物资、资料的准备，费用的预算、决算等 秘书组 会议内容的策划、发言稿的跟踪、PPT制作、会议资料的整理、汇编 会议机构的分工要分工明确、责任到人、各司其责、加强协调、经常汇报 （六） 电子邮件 收件人：liuming@ 发件人：gaoye @126.com 主题：文书审核工作要求 1.明确审核范围。属于理性或事务性文书就不必审核 2.确定是否需要行文。内容重复的不行文 3.审核文书内容。看内容与有关规定是否一致，提出的意见办法是否可行 4.检查文字表达。看文字是否通顺简练，标点是否正确 5.检查文件体式。文种是否恰当，格式是否规范 6.检查文书在处理程序上是否妥备。看发文名义是否合适，涉及其他部门的是否征得同意 2006年11月　 （三） 1、可选择在家工作模式和定期合同制工作模式。 2、采用在家工作模式的优势有： （1）工作环境从办公室移到家中，节省办公空间和资金。 （2）能把往返办公室花费的时间用在工作上。 （3）有更大的灵活性安排管理自己的时间，安排工作与生活。 （4）减少高峰期交通拥挤，减少交通污染。 （5）工作人员也能减少交通费用。 3、采用定期合同制工作模式的优势有： （1）能灵活聘到非常优秀的技术人员或有特殊才能的人员。 （2）能在需要时将特定的项目承包给一个人或一个组织来完成。 （3）只支付完成该工作的费用，不用支付诸如医疗费、假期等费用。 （4）有的项目是在组织外的地方进行，节省企业空间和费用。 （5）所聘用人员工作有动力，效率高。 （五） 1、远程会议筹备方案特点 （1）远程会议具有节省时间和金钱、能够与电话服务机构商定使用录音带做永久记录、而且交流更加直接、简短的优点。 （2）远程会议筹备方案拟定时，应预先了解提供电信会议服务公司的服务业务，并提前一周与电信会议服务公司预约，明确提出自己的要求，并提前将下列内容告诉电信服务公司：会议日期、会议起止时间、会议参加人数、与会者的电话号码、主持人姓名等。 （3）会议程序、议程及其他材料必须提前寄给与会者，以便他们有时间准备会议讨论。 （4）远程会议筹备方案中要有专人负责检查远程会议设备是否齐全和正常，摆