时间管理与工作计划--mfkidrpsje.ppt

時間管理與工作計劃 今天的大綱 一.什麼是時間管理 二.擬定工作計劃 三.強化執行能力 四.掌握自己的目標 請閉目一分鐘思考這個問題 你的快樂是… 您的成功是… 關心您的人及您所關心的人是… 找出你心中的優先順序 你最關心的人是誰? 你認為成功是應該完成什麼階段性任務? 你的成功和你最關心的人有關嗎? 你成功了你就快樂嗎? 可是平時當你掉到“忙碌”的陷阱時做的事情有多少是跟這些人或事情相關的? 人, 為何安於現狀? 為何你我都不滿意現狀, 但是卻安於現狀? 時間管理從那裡開始 時間管理不是聽了這堂課就會時間管理, 也不是看了時間管理的書就會了, 而是從你不滿足於現狀, 或者是想要有更好的時間管理開始. 沒有人可教你時間管理, 除了你自己覺得需要 再來是你需要一個新的思考方式. 什麼是新的思考方式呢? 你可知道為何會想不出來? 因為你跳不出原來的思維習慣 但是假設你已想出來了. 恭喜你, 你可以用新的角度去思考一個舊有的問題. 而CF的時間管理方法論就是一個新的思考方法, 你只要了解它, 接受它, 執行它. 你就會得到一個良好的時間管理. 時間管理不是什麼? 時間本身不是問題. 因為每個人每天所擁有的時間都是一般地多 所以時間管理的問題本身不在於時間多少, 而是在於自己如何善用及分配你自己的時間. 時間管理的架構 案例研討 檢視李經理時間管理上的問題點為何? 假如你是李經理，你會如何改善？ 擬定工作計劃 完成工作的三大要素 Time 交期 Quality 品質 Cost 成本 花時間在計劃上才是最節省時間的作法 目標的訂定 目標的訂定必須具挑戰性。 目標訂定要考慮優先順序, 重要的話就多花一些資源及時間, 目標跟投入的資源成正比。 目標要分階段性目標, 不要一下子把目標訂得太高。 每個計劃如何給予評分 要執行的計劃由 80/20 法則決定 先將所有計劃列出來, 分成短中長期 (自行定義) 分成三個項目(也可依自己的價值觀調整), 依照: 重要性, 急迫性及成功機會來給分數. 最好給 5 分, 最不好給 1 分 將三個分數相乘, 分數最高者為最優先執行的計劃 擬定計劃注意事項(一) 1.要從結果來思考要有什麼樣的做法, 結果只有一個, 做法卻有無窮多種組合, 只要花最少力氣及資源, 就是最好的做法 2.要多聽其他人的意見, 特別是專家或者是曾經做過人的意見, 切忌閉門造車 3.做法的骨架就是計劃的主軸, 一件專案的成敗, 在這裡已經決定了 擬定計劃注意事項(二) 4.計劃中也有 80/20 的重要事項, 這些事情是要最花心思去做的, 因為這 20% 重要事情做完, 專案進度也完成 80% 了. 5.計劃要有系統面的思考 由上而下思考, 思考如何不遺漏, 不重疊. 如何做最節省資源 執行力 如何展開工作計劃 一日之計在昨天睡覺前 一週之計在於星期天 一月之計在於月底 一日之計在於昨天睡覺前 每天睡覺前把今天完成的事情寫下來, 你會很有成就感的 每天睡覺前把今天應完成未完成的事, 或者是明天做的事情應調整方向的寫下來, 這是明天的計劃 隨身準備一支筆一張紙, 將想到的 Idea 化為明天的行動, 你將是最有創意最有行動力的人 每日工作計劃分配原則 一週之計在於禮拜天 在每個禮拜天要檢視目前專案的進度 視情況調整計劃的目標或者是計劃的做法 將下個禮拜這些計劃的應完成事項列表出來. 這就是週計劃 寫出下個禮拜七天的備忘錄. 每天一張備忘錄. 將週計劃安排在適當執行的行程 良好工作習慣的養成 兵貴速戰速決 養成做備忘錄的習慣 可以早上做完的事,決不拖到下午完成可以一天做完的事,決不分成兩天完成 每天至少完成一件事情, 特別是在工作情緒低潮時 使用記事簿 記事簿是時間管理最重要的工具之一 最適當的形式 四大部份 通訊錄、每週行程、每日計畫、備忘錄 自己發展適合你的記事簿 所有資料記在記事簿上 隨身攜帶（查閱、記錄） 時間管理的利器: to-do List 善用 顏色管理的功能 紅色字體為重要一定完成的部份 黑色字體為應執行事項 藍色字體為 Routine Schedule 綠色字體為私人事情 執行不是一成不變的 Buffer 緩衝區 並不是每件事情都那麼的急 如果我們每件事情都要即時地處理掉, 相信我們會變得神經兮兮的 所以應該要有一個地方讓我們放一些比較不必馬上處理掉的事情, 但是時間到時又要能提醒我們 個人習慣的養成 當你了解了某一個觀念, 如時間法則, 進而接受它執行它時, 經過廿一天之後你就可以把這個觀念內化, 並且將這種做法化為生活中的習慣…這就是習慣養成法則 當你覺得需要時間管理, 去做時間管理, 得到實質的好處, 更強化自己時間管理的動機, 成為一良好的正向循環 掌握自己的目標 人