山东大区会议.ppt

June 14, 2011 Bayer Holding 4:3 Template 2003 DRAFT 山东大区会议——电子报账 2011-8-31 赵金 账单总共分哪几类？ 账单的流转 代表完成电子账单的制作。 代表将账单每月分两次提交地区经理。 地区经理进行核查，网上审批。 经地区经理将审批无误的账单，每月分两次递交助理。账单的递交日：每月的15日，30日账单需寄达助理处。关于账单期限的限制：从账单中出现的最早日期起（活动日期或发票日期）到寄到助理手中的日期不得超过20天，到财务的手中不得超过30天。 助理收到账单后进行核查，网上审批，并会于4个工作日内将审批通过的账单寄到北京扫描中心。 北京扫描中心收到账单后，会于最迟三个工作日内将账单投至财务手中。 财务收到账单后审核无误，五个工作日内对账单进行付款。 账单流程中的关注点： 如果账单无误，电子账单的流转及到账速度是非常快的。 以上的流程中任何一个环节对账单核查出错误，都有可能因为各层级在电子系统中的问询、回复、返回、改正、拒绝、拷贝、再提交、最终再确认等操作造成对账单的延误。 电子账单与传统账单的最大不同：所有凭据在系统中都会有扫描记录，各层次都无法对扫描记录进行更改。造成的结果：可以修改的问题账单大大减少，相应的退单增多。 令费用快速到账的方法：制作账单时细致认真、条理清晰、合乎逻辑。账单制作完成后：从头至尾完整检查后再提交。 制作时每份账单多花十分钟，费用到账时间却有可能少延误一至两个月。 电子报账相关信息 外网登陆地址（一般用于代表）：  内网登陆地址（一般用于地区经理）： b  如电子报账系统出现障碍：请拔打热线：021进行解决（找助理没用哈） 给我们看账单的财务人员的联系方式（仅限于地区及大区成本中心）：周亚娜 010从零开始做账单 电子报账与传统账单的不同之处 面单改变：传统面单不再需要，改为打印版的电子面单 装订方式：胶水被禁止使用，改为订书机装订，装订位置和顺序不变。 纸张：必须使用全新白纸进行账单的装订与打印，用过的纸不可再用。 说明方式的改变，具体见以下： 其它事项和以往一样，没有不同。 说明方式的改变 所有说明都可以在电子页面上发票条目下的说明处填写体现，包括：1）交际费：目的、参加人姓名、职位2）员工用餐：目的，参加人姓名3）无水单+水单具体消费内容说明（酒店的定额发票、住宿 、会议费 等发票需要水单）4）无刷卡单说明5）定额发票不连号说明6）非协议酒店说明7）交通费的起止地点/人数8）办公用品的名细/单价/金额9）任何其它的说明。注：如果在电子页面的发票条目旁边的说明无法体现的，在提交时也可以在跳出的备注里填写需要说明的事情。这样直线经理在批准时可以直接在电子页面里统一次性全批了。无需再另外批示。 如未在电子系统中做说明，则需纸质说明，纸质说明需另起一张白纸书写。且需报账人和直线经理双签。 电子报账需要注意的事情： 新建账单后，带红色 * 号的部分为必填。 账单制作时要选对业务单位、销售大区。 账单提交前务必选对成本中心。 账单提交前请根据成本中心选对助理、一级审批人。 电子系统中的填写要和实际的纸质文件一致。 以上任一一条出现错误将导致退单 电子报账需要注意的事情（来自财务）： 第一,希望大家账单中的同类别发票按照时间顺序排列装订。 第二,如果有定额发票,请在发票上备注活动日期。 第三,对于会议报销,电子填写中茶歇/食品一栏在其他,并按发票时间填写。 第四,手机费报销以实际报销月份为准,不要误写成发票打印时间。(ERS对手机费报销有月份的控制,不允许重复报销,如果填写错误会造成个人的经济损失) 第五,希望大家能够在偏好设置中设置短信息或者邮件提示,这样方便大家了解个人报销的每一步进展! 进入电子界面后—— 进入后首先映入眼帘的：当前任务提醒（待审批的，被返回的，被拒绝的，被问询的等等）。 屏幕左侧：新建：可进行各类账单的新建。收件箱：已经提交的账单有任何反馈将在此出现。申请单查询：所有本人参与与提交的账单在此处都可以查到。报表：把所有账单按照状态导出excel表格。 系统的基本设置：屏幕右上角点击：首页——系统首页——左侧栏 个人设置 / 偏好设置：（1）设置语言：中文或英文（2）手机号码（3）提醒方式设置完后，点击右上角：首页——电子报销，返回电子报销系统。 以上就是电子报销系统的全部内容与功能了。 开始做账单 一般情况共分三大类： 市场销售费用 日常费用 差旅费用 市场销售费用 市场销售费用包括： 学术会议费用 学术支持费用 市场销售费用 学术会议费用——所需文件（推荐顺序）: 电子面单 学术会