活动档案-模板.doc

档案编号 C 0 6 1 4 0 0 2 合肥工业大学 学生联合会活动档案 活动名称: “世界粮食日”宣传活动 主办组织： 校团委、 校学生联合会伙食管理委员会 协办组织： 宣传部，校组宣 负 责 人： 李响 起始时间： 2014.10.16 至 2014.10.17 活动级别: 校级 填写时间： 2014 年 10 月 30 日 盖章处： 一、填写说明 一、 此档案用于校学生会活动的立项、考评和存档，请务必认真填写（使用黑色签字笔）,或使用电脑录入后直接打印； 二、 封面档案编号为八位，编码规则为：类别+部门+届数+档案号，例如 C0207001（C类档案 办公室主办 07届 001号档案） 各部门编号为: 01综合办公中心 02 科技创新中心 03宣传中心 04学习发展中心 05 文体拓展中心 06权益中心 07社团联合会 08青年志愿者联合会 注：文档中有子文档列出者，其子文档编码最后三位数码为在该文档中的排序号，例如C0207001009 ：校会现用所有档案编号暂定 三、 “活动级别”栏选填：国际与国家级、省部级、市级、学校级、学院级，以面向对象的范围分级别； 四、 制作本档案的电子档，以Word文件rar压缩包形式在指定日期与本册同时送交办公室相关负责人； 五、 活动照片视频等音像文件另以压缩包rar形式与文字档案、电子档案同时上交； 六、 档案册制作均以A4形式，不得擅自增删内容或改变版式，封面盖章由校学生会办公室进行。 二、校学生会 活动总结及档案归档注意事项 活动总结与档案的归档工作由校会办公室负责,档案盖章生效； 校会各部门应在每学年初，上交该学年全部活动策划表予校会办公室相关负责人； 文档注意随时整理，活动档案在活动结束一周后完成填写，并在每月末归档至校会办公室； 校会办公室负责定期将学校级活动的各院会活动档案交予所属校会部门，同时返还已上交的学生会活动档案，由各部门整理并填写“学校级活动总结”一栏，于一星期内重新交予校会办公室归档； 校会办公室负责在年终归总全部档案，按《办公室文件归档表》进行归类； 校会办公室负责指导各部门电子活动档案的制作（上交形式见填写说明），年终汇总电子档案，刻录成光碟以便永久保存； 校会办公室在年终归总全部档案，并按《办公室文件归档表》进行归类，并保留三年以内文字档案，三年外经由团委与校会常委的审批后做相应处理； 需借阅校学生会文字档案，办公室应做好登记。电子档案一律不予外借； 年终，常委依据本档案对各活动进行评比，奖评优秀活动并有权决定部分活动的存在，解释权归校学生会所有。 三、活动档案归档流程 第一部分 活动策划情况 活动名称 “世界粮食日”宣传活动 主/协办组织 校团委、校学生联合会 伙食管理委员会 宣传部、校组宣 活动时间 2014.10.16-10.17 活动地点 工大新区三食堂门前广场 活动负责人 李响 联系方式 活 动 策 划 1、召开会议研究制定活动准备具体安排，并作出人员分工； 2、召开会议决定当天活动具体安排； 1活动中工作人员进行场地及道具布置，将签名海报及游戏道具摆放好。 2工作人员合理安排场地利用。 3活动中工作人员将参与人员维持好秩序，将游戏与签名活动相结合。 4活动后工作人员整理场地，收拾桌椅及其他活动用具； 3、活动后召开会议进行活动总结。 第二部分 活动实施情况 活动名称 “世界粮食日”宣传活动 起始时间 2014.10．16-10.17 主办单位 校团委 承办单位 校学生会伙食管理委员会 举办地点 工大新区三食堂门前广场 负责人 李响 联系方式 活动级别 国际级（ ） 国家级（ ） 省部级（ ） 市 级（ ） 学校级（ √ ） 学院级（ ） 日程安排 1、10月16日当天举行光盘行动签名活动。并进行相关小游戏。 2、10月17日将前期宣传中获奖同学进行颁奖。 人员安排 道具制作：张家玮、李顺、顾俊书、周雨婷 照片准备：董济鹏，顾俊书 活动维持：伙委会全体干事 资 金 运 转