秘书基础第二章会议组织与管理.ppt

1. 收集会议文件资料的要求 知识讲解 （1）确定会议文件资料的收集范围。会前分发的必威体育官网网址文件要按资料的清退目录和发文登记簿逐人、逐件、逐项检查核对，以杜绝必威体育官网网址文件清退死角。 （2）收集会议文件资料要及时，确保文件资料在与会人员离会之前全部收集齐全。 （3）选择收集文件资料的渠道，运用不同方式方法收集文件资料。 （4）与分发文件资料一样，收集会议文件也要履行严格的登记手续。认真检查文件资料是否缺件、缺页、缺损，及时采取措施补救毁损的文件资料。 （5）收集整理过程要注意必威体育官网网址。 2．需收集整理的文件资料 （1）会前准备并分发的文件。包括指导性文件、审议表决性文件、宣传交流性文件、参考说明性文件、会务管理性文件。 （2）会议期间产生的文件。包括决定、决议、议案、提案、会议记录、会议简报等。 （3）会后产生的文件。包括会议纪要、传达提纲、会议新闻报导等。 3．会议文件的立卷归档 会议文件资料的立卷归档是指会议结束后依据会议文件的内在联系加以整理，分门别类地组成案卷，归入档案。 会后需收集整理的文件资料有哪些？ 想一想 2.4.7 会议催办 什么是催办工作？ 讨论交流 1. 会议催办工作的含义和意义 知识讲解 催办是指秘书对有关单位和部门落实会议决议事项办理情况的检查和催促。会后催办对传达贯彻会议精神，落实各项决定具有重要意义。 催办工作要做到以下几点。 （1）明确催办人员。 （2）健全登记制度，建立催办登记簿，逐项列出检查催办的事项，并由催办人员根据实际情况，定期记载进展状况。 （3）建立汇报制度。催办人员可采用口头汇报、书面汇报、专题报告等多种方式向领导落实情况，对一些重大问题不能自作主张，要听从领导的指示。 在催办工作中碰到一些重大的问题，秘书应该怎么做？ 想一想 （3）主席台的座次安排。 ①依职务的高低安排座次 ②为方便工作，会议主持人有时需在前排边座就座，有时按职务顺序就座。 ③主席台座次应编制成表，先报上级主管审核，然后贴于贵宾室、休息室或主席台入口处的墙上，也可在出席证、签到证等证件上标明。 ④在主席台每个座位的左侧放置姓名台签。 （4）场内其他人员的座次安排。 ①小型会场座位安排。 一要考虑与会者就座的习惯，同时突出主持人、发言人。 二要注意分清上下座，一般离会场的入口处远、离会议主席位置近的座位为上座，反之，为下座。 ②中大型会场内座位的安排，如图2-12 所示。 2.2.5 会议文件的准备 1．会议文件的类型 2．准备会议文件的程序 2.2.6 会务工作分工 会务工作要按照会议筹办机构内部设置及会议的实际需要来进行明确的分工，主要通过设立若干工作小组来实现。以大中型会议为例，可以设立以下工作小组，见表2-5。 1．安排会议餐饮 （1）根据会议经费和人员情况决定会议餐饮的标准。 （2）就餐方式可根据会议的规模和性质来确定，分自助餐制和分餐制。 （3）提前与提供餐饮的单位确定餐饮时间和地点。 2.2.7 后勤服务安排 （4）提前设计就餐的凭证。 （5）要与饭店一起确定菜单，饮食要干净、卫生、美味可口、品种齐全。 （6）提前准备好干净的饮食用具。 （7）给因开会或服务工作误了用餐的人员预留饭菜。 （8）做好饮用水、饮料的供应。 2．安排会议住宿 （1）安排方式的选择。 （2）预订会议住宿的程序。 ①通过会议回执，掌握到会人数和订房规格。 ②向宾馆、酒店预订会议用房。 （3）确定会议住宿的程序。 （4）会议住宿的房间安排。 ①同参会人员确认。 ②与饭店或酒店确认预订。 ①来宾和主办方的领导要特殊照顾。 ②年龄较大的与会者或女性应尽量安排到向阳、通风、卫生条件较好的房间。 ③注意尽量不要把汉族与会者与有禁忌的少数民族与会者安排在同一房间。 ④可预先在会议回执上将不同规格的住宿条件标明，请与会者自己选择。 ⑤预订住宿地点一定要留出余量，预订数量上应略有余。 2.3会间工作管理 谭红为什么没能接到客人？接站牌应该写清哪些信息？ 讨论交流 1.接站工作 （1）接站前要做好充分准备 （2）接站的车辆安排 （3）企业的信息枢纽 （4）接站的工作程序 知识讲解 2.3.1 会务接站与报到 2.报到工作 报到的方式一般是要求