第八章办公室事务管理11-11-23.ppt

六、印信管理 掌管印章是秘书部门或秘书的一项重要的日常工作。秘书管理的印章有公章、专用章、负责人私章等。 公章是一个机关、单位或社会组织的正式印章，是其具有合法性的标志，是行使其职权的凭信。 1.印章的刻制及启用 公章一般由上级制发，如需自行刻制必须报经公安机关批准，并在指定处刻制。 专用章是为某种专门业务刻制的印章，如“财务专用章”，“合同专用章”等，它不代表机关、单位，只反映某项专门业务内容和一定的业务权力。专用章可以是圆形，也可以是椭圆形、方形、菱形或长方形。 公章分类 私章是负责人印章，是机关、单位主要负责人的图章和签名章，它代表法人，象征职权，因此具有权威性。有些文件，有些事项，有些手续，如银行借贷、财务报告和决算、签订合 同等，除盖公章和专用章外，还须盖负责人私 章才能生效。 2、印章的审批和使用 ＊必须经过领导人批准，并进行认真的登记未履行手续或手续不全时，不得用印。 ＊用印时应注意盖在正确的位置，一般应盖在文件成文日期的上方，上不压正文，下骑年盖月。 3、印章的保管 ＊印章必须由单位的领导指派专人负责保管和使用，严禁擅自使用或外借。 ＊印章如果丢失要立即报告公安机关备案，并以登报或信函等形式通知有关单位，声明其遗失或作废。 印章的应用应注意以下四个方面 印章审批表 总经理把保管单位公章和盖印的任务交给了秘书小付，小付应该怎样做？（10分） 答案:小付应把印章放在办公室装锁的抽屉或保险箱内,钥匙随身携带((2分); 每次用毕应将印章加锁存放,随印随锁(1分); 如因事外出,须经批准交他人代管.(2分) 加盖单位公章,须经总经理批准,并审核签名;(2分) 并要将盖用文件名称,编号,日期,签发人,领用人,盖章人等项详细登记((2分). 加盖印章必须做到用力均匀,使印章端正,完整(1分). 介绍信的使用与管理 介绍信是用来介绍被派遣人员的姓名、年龄、身份、接洽事项等情况的一种专用书信，具有介绍和证明双重作用。 介绍信管理应严格而细致，并注意以下问题: （1） 介绍信的格式应符合要求 （2） 介绍信应由专人管理 （3） 出具介绍信必须认真履行审批手续 （4） 妥善保管好介绍信的存根 介绍信使用的程序 讨论： 1.11月1日，李经理要到广州参加一个贸易洽谈会，考虑到要与多家公司洽谈业务，需要带几张空白介绍信，可否？ 2.某公司印章管理人员小马为工作方便，带印章一起出差到外地，这种做法正确吗？ 邮件处理 邮件处理的涵义 处理邮件是指在邮件、信函的收进和发出过程中所要进行的一系列工作。 邮件分为： 通过邮政系统传递的邮件，如各类信函、电报、报刊、包裹等； 电子信函，如电传、传真、E-MAIL等。 邮件接收程序 邮件处理 1.签收 认真清点文件的件数，并签字。 2.登记 按收文登记簿中的内容逐项登记。 3.分类 分为急件、要件、例行公事件、密件、私人件5类，分别归入5个规格一致但颜色不同的专用文件夹内，分送各主管上司处理。 4.拆封 保持原封的完好，注意封内文件不能损坏。 5.呈送 邮件寄发程序 做好邮件的准备和核对工作 提请上司签发邮件 邮件的装封与折叠 查对收信人的相关信息 将邮件分类 做好登记 选择适当的邮寄方式 接待工作的常识 1.接待工作中要按照对等原则邀请有关领导参加。 2.接待工作中要坚持节约的原则，不能充台面，摆阔气，如果确实消费需要增加，可以根据实际情况而定，但一定要开好发票，政府部门根据接待标准按上级有关规定执行。 3.招待来宾时，每次用餐由接待人员到行政科开出用膳申报单，报分管领导审批。财务凭申报单结帐核销，特殊情况可先安排用膳，后补申报单。 4.如果比较重要的客人，应先预备好接待方案报上级批准。　　 5.当客人递过名片时，要双手接过，并仔细核对名片上对方姓名和公司名称等，并妥善的保管在名片夹里。 6.未经上司同意，不能轻易引见来客，哪怕是已经有预约的客人，也要等候上司的决定，如果上司正在会客时，须用递纸条的方式，如果没有预约，要视情况而定，重要的客人或者与上司关系密切的人，可以向上司汇报后再做决定。 7.陪同客人时，要主动引路，边走边注意客人的步伐，在拐弯的地方要停下来，用手势引导客人说：请往这边走，在乘坐电梯时要让客人先上先下，按下电钮后示意客人先进先出，开门时根据手把的不同交替左右手开门，向内的门秘书先进，并用手按住门，等客人进来。 8.初次与上司见面的客人，要代为介绍，介绍时遵循先卑后尊的原则，如果一般客人，先把客人介绍给上司，如果来客身份比较高，则先把上司介绍给客人，介绍完后，秘书应主动退出房间。 9.制作来访登记