99学年度第2次总务会议纪录.doc

99學年度第2次總務會議紀錄 壹、時間：100年6月15日（星期三）上午9時30分 貳、地點：雲平大樓4樓第1會議室 參、主席：黃總務長 正亮 記錄者：胡振揚 肆、出、列席：如簽到表 伍、上次(99.12.15)會議決議執行情形 案號 決議或說明事項 執行情形 第一案 如何建立安全的校園環境，各系所、單位所轄空間，應自行進行安全檢視，有危險之虞的地方，如大樓的管道間，應予明顯標示。全校性的公共空間，因校園幅員廣大，總務處除將加強進行中之工程查核，及透過駐警隊平日校區之巡邏，盡力排除校園危險因子外，仍有賴全體教職員工生共同檢視，以求週延，並就各方所提建議，依管理程序(PDCA)處理，以建立友善安全的校園環境。 照案辦理。 有關進行中營建工程之公共安全，除加強工程查核，並請行政院勞工委員會區勞檢所防火科技大樓5月11日驗收「安南校區水產生技實驗及教學大樓新建工程」進度「海洋生物及鯨豚研究中心新建工程」進度。全校郵件E-mail回覆處理等約8仟多件。另寄發公務郵件8,849件，支用郵資200,980元。 為配合節能減紙及簡化分發處理郵件時程，學生掛號郵件直接e-mail到電子信箱，而不再另發紙本通知單（催領仍發紙本通知），並在櫃台增設一部電腦可以在現場查詢。 　　　　　　同時為增進工作動向之流暢性及方便同學查詢掛號郵件，己妥善調整櫃台、工作桌之位置；並在門前裝設「公佈欄」，隨時將不明之掛號郵件、失物招領…等事項張貼公告。 公文e化處理： 為配合本校公文線上簽核系統之建置及流程之管制，文書組於99年6月依「文書流程管理手冊」、「文書及檔案管理電腦化作業規範」及本校組織架構與行政程序等規定，整合本校原「公文處理」、「總收文」、「發文、繕打暨校對」及「歸檔」等作業標準，修訂併為「公文e化處理作業標準」，作為本校暢通內外公務溝通及提昇組織運作效率之公文處理規範。 惟因目前部分單位尚未同意配合使用自然人憑證線上簽核公文，多數校外來文(含約70%電子交換文及30%郵寄「紙本」來文等)及校函之創稿發文，仍需列印或掃描出紙本，由分文人員裝釘、判分、加貼條碼，並將來文基本資料匯入本校公文管理系統，登錄承辦一級單位後，附紙本隨線上流程傳送。同意使用憑證線上簽核之單位，則可直接在線上接收、簽核、發文、歸檔。 截至5月底，總收、分校外來文9,828件、「轉知文」1,337件；繕打、校對、印發或電傳之校函計3,639件(含副件及一文多址總計18,836件)；結案歸檔完成點收、立案、編目計13,520件。 (三)監(用)印信管理： 本學期各式聘函、獎狀、合約、證(明)書等公務用印者計16,392件；學生畢業證書影本加蓋大印等個人申請約2,680 件。 (四)公文線上流程控管稽催： 本校校外來文之稽催歸檔工作由文書組負責，主任祕書督導。每月10及25日需將逾期未歸檔公文及稽催之統計表報等，簽陳校長核閱，並列管追蹤。 2.藉由本校公文線上簽核系統，承辦人及單位主管隨時可由入口網得知本人或單位內：「未結案件、逾期案件、即將到期案件」之訊息顯示，自動提醒催辦；文書組則於每週一以email通知各承辦人「逾限未結」、「已判行結案逾5日」之公文，同時副知該承辦人主管，加強稽催功能與效果，逾期歸檔件數顯著減少。 (五)落實檔案管理工作： 1.賡續辦理檔案委外掃描作業 96年專案簽奉核定「檔案影像掃描委外辦理計劃」，預算400萬元，分4年(97-100年)辦理。本(100)年除依預訂計畫辦理委外掃描40萬餘頁，已完成相關驗收及經費核銷業務外；並為銜續辦理100年後新增現行檔案等，經簽請核准延長計畫年限至101年，增加經費100萬元。 2.便利檔案之檢調與應用 (1)檢調：新系統增設公文影像線上調閱功能，方便承辦人線上 調閱，大幅減省時間人力及紙張。 (2)應用：本年度因編纂系史、學術研究或校慶需求，申請檔案應用者計有：校慶編纂小組執行「成功大學八十週年校慶校史編纂計畫」、化工系「建置系史館及編纂系史」、博物館「註冊組、文書組校園文化資產數位典藏基礎資料建置案」等，文書組除積極協助蒐集相關檔案資料，並為因應本校百年校慶編纂校史需要，擴增本校公文系統檔案應用範圍，只需申請核准，即可由現有帳號密碼，上系統查詢調閱相關檔案目錄及影像，提昇檔案應用價值。 欣逢80週年校慶，特配合規劃籌辦「成大溯往、輝煌八十－從檔案見證校史」活動，後依校慶籌備會決議：與博物館、圖書館合作併辦「校史文物、檔案、映像展」。 (3) 目錄彙送：依檔案法規定，每半年應將產生檔案辦理案卷檔案目錄彙送至檔案局，本期辦理彙送計180 案。 3.重修本校「檔案分類及保存年限區分表」 98年編修核定施行之「檔案分類及保存年限區分表」，因校務發展急遽，組織架構變革甚大，故於99年10月重新檢討彙整各業務