企业内容管理 实施工作流程.ppt

第五章 实施工作流程 目标 完成本课后，你应该能够: 对文件使用简单的工作流程 创建电子邮件模板和设置电子邮件通知 延长工作流程与多个审批步骤 为数字资产管理实施一项复杂的工作流程 开始一个高级的工作流程从清单中预先确定的工作流程 分配优先，到期日，查察员，和文件的工作流程 实施自己的一个工作 重新分配任务 改变工作状态 列出你要完成的工作和你已完成的工作 取消或中止你已开始的工作流程 创建自己的自定义高级的工作流程 5.1 介绍Alfresco工作流 Alfresco包括两种类型的工作流：一个是简单的工作流程，这是面向内容的；另一个是高级的工作流程，这是面向任务的。 在Alfresco中的简单工作流过程，就是文档在各种空间的移动。它简单的原因是每个工作流定义被限制为一个单一的状态。多状态是通过松散的绑定多个工作流定义来表达。松耦合的完成是通过附加一个工作流定义到一个空间或一个工作流实例到一个内容项目。基于空间的工作流定义，在一个新工作流实例被附加的那个点，一个内容项目被移动或复制到一个新空间。一个工作流程的定义是不知道其他相关工作流程定义的。 高级工作流是面向任务的。使用它，你创建一个任务，附加被审批的文件，并指派给合适的审批者。你可以跟踪分配给你的任务清单和你所发起的任务。你可以改变任务的状态，重新分配任务给其他用户，或取消任务。你可以发送各种通知到各有关方面，并跟踪和确保任务关闭。 你可以使用Alfresco所提供的开箱即用的工作流功能，或者也可以根据你的企业的业务流程，创建自己的自定义高级工作流。 5.2 简单工作流程 举例来说，考虑一个采购流程，通过各部门的授权并最终购买。在Alfresco中执行一个简单的工作流程，你将为每个部门创建空间，并允许文件通过各个部门空间。在工作流程中，每个部门只允许部门的用户来编辑文件，并将其移动到下一个部门的空间。 如此灵活的工作流程，可以通过不改变任何代码的情况下实现，下面介绍一些新步骤。 5.2.1开箱即用的功能 简单的工作流是作为一个方面实施的，通过业务规则，可以附加给空间内的任何文档。工作流程也可以作为动作，对个别的内容项目激活。 工作流有两个步骤：一个是批准步骤；另一个是拒绝步骤。 可以参考下面的图9-1，对一个名为“审查空间”的空间中的文档，定义工作流程。“审查空间”中的用户可以在文档上执行动作。如果他们拒绝的话，文件移动到一个称为“拒绝空间”的空间；如果他们批准的话，该文件移动到一个叫做“核准空间”的空间。 5.2.2定义和使用一个简单的工作流程 下面是在Alfresco中，定义和使用一个简单工作流的步骤： ●确定空间并设置权限 ●定义你的工作流程 ●为在这些空间中的内容，添加工作流 ●选择电子邮件模板和用户，来发送电子邮件通知 ●测试工作流程 作为一个示例：让我们定义和使用一个简单的工作流程，来审查和批准工程文件。到Company Home | Intranet | Engineering Department（公司主页|内部网|工程部）空间，使用现有的软件工程文档空间模板，创建项目a空间。 确定空间和设置安全性 来到Company Home | Intranet | Engineering Department | ProjectA | Documentation （公司主页|内部网|工程部|项目A|文档）空间，会注意到以下几个子空间： 样本：这个空间来储存样本项目文件。给这个空间设置安全，使只有管理员可以编辑文件，其它人员可以从这个空间复制文件。 草稿：这个空间包含了初步的草稿和正在编辑中的文件。以如下方法设置这个空间安全：让选定的用户（如engineer1和engineer2，如下面的截图显示）可以添加和编辑文件。 待审查：这个空间包含所有的待审查文件。设置安全，使只有项目a的项目经理可以编辑文件。 出版：这个空间包含所有的批准文件，任何人都可看到。任何人都不能编辑在出版空间的文件。如果你需要编辑文件，你需要把该文件收回到草稿空间，工作流程如下所示： 定义工作流程 现在你已确定了空间，下一步是定义你的工作流程。上述截图说明了空间和工作流程。 我们将给草稿空间中的所有文档增加工作流程。当使用者选择一个文档上的“提交批准”动作，该文档从草稿空间移动到待审查空间。 我们将给在待审查空间的所有文件增加工作流程。当使用者选择文档上的批准动作，该文件从待审查空间移到出版空间。同样地，当用户选择拒绝动作，它从待审查空间移到草稿空间。 我们将给出版空间的