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第４課 電　　話 ビジネスにおいて電話でのやり取りはなくてはならないものです。この課では、ビジネスにおける電話のかけ方と受け方の基本を学びます。 会　話 電話のかけ方 取引先：はい。こちら島田物産の営業課受付、森でございます。 王 ：私(わたくし)、松本電子の王と申します。営業課の山口様をお願いしたいのですが。 取引先：申し訳ございません。山口はただいま会議中でございます。後30分ほどで終了する予定ですが、いかがいたしましょうか。 王 ：それでは、松本電子の王から電話があったことをお伝え下さい。後程改めてお電話させて頂きます。 取引先：かしこまりました。松本電子の王様ですね。よろしければ念のため、お電話番号を教えていただけますか。 王　　：はい。よろしいですか。050-789-1234です。 取引先：050-789-1234ですね。私、営業課受付の森と申します。確かに承りました。 王 ：お願いします。では、失礼いたします。 取引先：失礼します。 ポイント 会話の始まり 話したい相手と話す時 相手が不在の時 電話のかけ方 電話をかける際の注意点 ※ 相手に対して配慮する 電話をかけるということは、相手の仕事の時間に割って入ることです。ですから、電話は、月曜日の朝早い時間や昼休みの時間はできるだけ避けるといった配慮が必用です。 ※ 準備 電話をかける前に、用件と会話の進め方について考え、必ず資料を手元にそろえるなど、準備をするようにしましょう。 電話の切り方 かけた方が先に電話を切るのがマナーです。しかし、相手がお客様や得意先なら、こちらからかけても、相手が切ってから切るようにしましょう。 電話の取り次ぎ方 王 　： はい。△△社でございます。 松下 ： 青葉銀行の松下と申します。販売部の黒田様をお願いします。 王 　： 青葉銀行の松下様でございますね。少々お待ち下さいませ。 （しばらくして） 王 ： 申しわけございません。黒田はあいにく外出しており、午後3時の帰社予定でございます。よろしければ伝言を承けりますが。 松下 ： それでは、来週の会議の件でお話したい事がありますのでお戻り次第お電話下さいとお伝え下さい。 王 ： はい。承知いたしました。念のために松下様のお電話番号をお伺いしてもよろしいでしょうか。 松下：　はい。0660-852-7415です。 王　：　0660-852-7415ですね。 松下：　はい。そうです。 王　：　私、王愛華と申します。お電話ありがとうございました。 松下 ： それでは、お願いします。失礼します。 王 ： 失礼いたします。 ポイント 名指し人が不在の時 注意点 内容を再確認 相手が用件を話し終えたら、内容を確認しましょう。 保留 電話を代わる時や少し待ってもらった時には、「お待たせいたしました。」と謝ります。作業をしている自分にとっては短い時間でも、保留音を聞きながら待っている相手にとっては、長い時間に感じられます。また、しばらく待たせてしまいそうな時は、「申し訳ございません。少々、時間を要するようですので、後程折り返し、お電話させていただきます。よろしいでしょうか。」と一回、切ります。 メモの書き方 伝言を受けた場合 伝言を伝えるべき人の名前 電話をくれた人の名前 用件 伝言を受けた時間 自分の名前 この順でメモを書き、伝言を伝えるべき人にわかりやすい場所に置きます。そして、念のために伝言メモを置いたことを本人に口頭で伝えます。 例 吉田さんへ 　　　　　　　　　　　△社の○○さんより、 午後二時に電話がありました。 折り返しの電話をお願いします。 14：01　井上 応用練習 ロールプレイ １． Ａ　取引先に電話をする。来週の打ち合わせの事で、高田部長と話がしたい。 Ｂ　高田部長は、出張で明後日に帰社予定。相手に急ぎの用か聞き、高田部長に今日電話をさせるべきか、聞く。 Ｂ　　：はい。こちらは　○○の　～でございます。 Ａ　　：私は××の　～と申します。高田部長をお願いしたいのですが。 Ｂ　　：申し訳ございません。高田はただいま出張でおりませんが、明後日の帰社予定になっております。お急ぎのご用件でしょうか。 Ａ　　：実は、来週の打ち合わせの事で、高田部長とお話がしたかったのですが。 Ｂ　　：それでは、高田に本日電話させましょうか。 Ａ　　：いいえ、今日でなくても結構です。高田部長がお戻りになりましたら、お手数ですが、お電話をいただけるよう、お伝え願えますか。 Ｂ　　：はい、承知いたしました。念のために　～ 様のお電話番号をお伺いしてもよろしいでしょうか。 Ａ　　：はい、●●―●●―●●です。 Ｂ　　：●●―●●―●●ですね。 Ａ　　：はい、そうです。