浅谈科技档案实体管理与现代化档案信息技`术融合.doc

浅谈科技档案实体管理与现代化档案信息技术融合 　　[摘 要]科技档案是企业在科技技术开展研究时，对其中的重点信息进行记录的一些数据。科学技术是第一生产力在社会上已成共识，这说明了科技档案的重要性，通过对科技档案进行科学的管理，才能够让科技档案发挥作用。本文就是结合科技档案的实体化管理与现代信息技术的融合问题来展开论述 [关键词]科技档案；实体管理；信息技术 doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.16.000 [中图分类号]G270.7；F272 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）16-0-02 0 引 言 通常，由于企业在进行科学技术研究时，会自觉地将一些重要的资料进行整理，然后进行归档处理，这些资料包括了研究过程中所产生的图表、声像和文字等相关数据。在知识经济时代，科学技术对企业的发展极为关键，是企业能够获得持续竞争力的重要手段。而且作为第一生产力，科学技术也已经成为社会的共识。科技档案作为科学技术资料的载体，如果通过科学的管理，就能够进一步挖掘这些档案的重要作用，将之前的智慧结晶进一步创新，从而让企业能够获得更多的科技成果。所以企业一定要重视科技档案的管理工作，这样才能为档案的作用发挥提供重要的管理基础 1 科技档案实体管理的概念和作用 1.1 科技档案实体管理的概念 将科学技术的实体档案进行管理和利用被称作这种档案的实体管理。其主要工作内容涉及到档案的采集、整理、鉴定、保存、统计以及利用等，其中采集环节就是对能够产生科技档案的相关部门，通常是企业的研发部门，在研发过程中所形成的重要数据进行收集。然后将其集中到专业的科技档案管理部门，从而为后续的管理奠定重要的数据基础。整理资料并及时将采集到的数据按照一定的规律进行分类处理 1.2 科技档案实体管理的主要作用 在现代企业中，想要提升技术能力和发展技术，科技档案的管理工作必不可少。科技档案实体管理可为企业的技术发展提供重要的技术数据支持，同时也为企业的科学管理提供重要的数据凭据，是企业进行科研的一个重要组成部分。对此企业应该成立相关的部门，也就是成立档案室来进行管理。通过科技档案实体管理，对信息资源进行开发和利用，能够发挥这些档案信息的重要作用 1.3 科技档案实体管理与现代化档案信息技术相结合的重要性 科学技术研发团队在工作过程中所产生的成果就是这些科技档案，这些文件资料具有极高的科技含量，而且若是得到充分的利用将产生更多的价值。现代化的档案信息管理技术，能够通过信息管理模式，将图纸、多媒体资料以及文字等相关电子档案进行统一的存储。这对今后的科技研究和生产提供了重要的管理依据。无论是对国家还是对企业而言，加强科技档案管理工作都极为重要，而信息化档案管理技术能有效地提升管理效率，同时也有助于数据的分享和利用，所以将实体管理和信息技术管理进行融合极为重要 2 企业科技档案实体管理与现代化档案信息技术融合 2.1 科技档案实体管理需与现代化档案信息技术和谐发展 对于企业而言，科研的目的就是要研发出相应的成果，并让这些成果能够在较短的时间里产生价值，为企业的发展提供助推力。在科研过程中，会产生很多重要的资料，这些资料往往是以多种形式存在，通过对这些资料进行科学管理，才能更好地发挥这些科技结晶的重要作用。科技档案是对研发过程的全面反映，且又不局限于某个具体的项目，而是诸多项目之间的综合反映，所以科技档案具有一定的专业性和综合性。此外，科技档案是由企业的科技实践而生成的，这些档案资料能为企业的研发提供重要的数据，进而推动科研的发展。所以从这点来看，企业的科技档案已经成为其科技研究的重要条件。在这个背景下，科技档案管理与科技研发工作紧密关联，两者具有显著的促进作用，因此就需要两者实现和谐发展。将科技档案管理工作放在一个重要的位置，通过科学地引入信息管理技术，促使科技档案管理水平提升，进而保障这些档案数据的准确性和完整性，为企业的科研奠定基础 2.2 科技档案实体管理与现代化档案信息技术融合要加强过程控制 企业科技档案覆盖企业科技研发工作的全部过程，企业在科研的诸多阶段都会产生对应的科技档案，这两者之间相互关联。因此企业要想实现对全过程的科研数据的顺利采集，并纳入科技档案体系中，就必须对其进行全面的管控。企业的科研工作往往具有显著的阶段性，不同的阶段对应相关阶段的科技档案。在管理这些档案时，可采用分段的实体管理模式，对不同阶段所产生的相关材料和数据文件进行种类分析，并就这些文件资料的流向进行准确掌控，从而有助于分析这些档案并由此总结出相关规律，为后续的科研工作提供重要的支持。企业档案的采集、整理要和企业科技工作的开展进度进行密切融合，实体管理