第13章数据排序、筛选与汇总.ppt

第13章 数据排序、筛选与汇总 ☆　数据排序 ☆　数据筛选 ☆　用分类汇总法进行数据统计 13.1 数据排序 13.1.2 根据一列的数据对数据排序 13.1.3 根据多列的数据对数据排序 13.1.4 按自定义序列对数据排序 13.3 数据筛选 13.3.2 自定义自动筛选 13.3.3 高级筛选 13.4 课堂练习——对销售数据进行筛选 13.5 用分类汇总法进行数据统计 13.5.2 显示或隐藏清单的细节数据 13.5.3 清除分类汇总 13.6 课堂练习——对销售数据进行分类汇总分析 * * 13.1.1 排序按钮 Excel 2007在“数据”选项卡的“排序和筛选”组中提供了两个与排序相关的按钮，如右图所示，分别为“升序”按钮和“降序”按钮。 “升序”按钮：按字母表顺序、数据由小到大、日期由前到后排序。 “降序”按钮：按反向字母表顺序、数据由大到小、日期由后向前排序。 如果所排序的数据是中文，则排序是依据中文字的内码（拼音或笔画）来确定。对于数据列表而言，排序操作将依据当前单元格所在的列做为排序基准。 如果想快速根据一列的数据对数据排序，可以利用排序按钮来进行，其操作步骤如下： “姓名”列中的数据按升序排序 1 单击数据列表中排序依据的字段名。此处为文本数据，如“姓名” 2 单击“数据”选项卡上“排序和筛选”组中的“升序”按钮或“降序”按钮，便可实现按递增方式或递减方式对数据进行排序。此处选择“升序”，排序结果如图所示 使用“数据”选项卡中的“排序”按钮，在打开的“排序”对话框中根据多列的数据进行排序，其操作步骤如下： 1 选定要排序的数据区域。如果是对整个数据列表排序，可以选择需要排序的数据列表中的任一单元格 2 单击“数据”选项卡上“排序和筛选”组中的“排序”按钮，打开“排序”对话框 3 指定排序的关键字字段名。在“列”下的“主要关键字”下拉列表框中选择要排序的第一列 4 在“排序依据”下选择排序类型 5 在“次序”下选择排序方式 6 若要添加作为排序的另一列，单击“添加条件”按钮；若要复制作为排序依据的列，单击“复制条件”按钮；然后重复上述步骤3~5 7 若要更改列的排序顺序，选择一个条目，然后单击“上移”或“下移”箭头更改顺序 8 单击“确定”按钮 “排序”对话框中的“数据包含标题”复选框，表示排序后的数据列表保留字段名行。如果对排序还有一些特别的要求，可以在“排序”对话框中单击“选项”按钮，弹出“排序选项”对话框，如下图所示。用户可根据需要进行设置。 在Excel中，可以使用自定义序列按用户定义的顺序进行排序。如Excel内置的星期日期和年月自定义序列，以及创建自己的自定义序列等。 要对数据进行自定义排序，可以按照以下步骤操作： 1 单击数据列表中的任一单元格 2 单击“数据”选项卡上“排序和筛选”组中的“排序”按钮 3 打开“排序”对话框，在“主要关键字”下拉列表中选择某个关键字；在“排序依据”下拉列表中选择排序依据；在“次序”下拉列表中选择“自定义序列” 4 打开“自定义序列”对话框，在“自定义序列”列表中选择所需的自定义顺序 5 单击“确定”按钮，返回到“排序”对话框。再单击“确定”按钮，原数据列表将按所指定的排序方式进行排序 13.3.1 自动筛选 筛选是一种用于查找数据列表中符合条件的数据的快速方法。在Excel中，要完成数据的筛选非常容易，用户可以使用“自动筛选”或者“高级筛选”两种方法，这样就可以将那些符合条件的记录显示在工作表中，而将其他不满足条件的记录从视图中隐藏起来。 自动筛选是一种快速的筛选方法，用户可以通过它快速地访问大量数据，并从中选出满足条件的记录显示出来。 自动筛选包括筛选文本；数字；日期和时间；顶部或底部数字；平均数以上或以下的数字；空或非空值；按单元格颜色、字体颜色或图标集和按选定内容等。 如要对下图所示的数据列表进行筛选，其操作步骤如下： 1 选择单元格区域或单击数据列表中的任一单元格，如A2 2 单击“数据”选项卡上“排序和筛选”组中的“筛选”按钮，此时，数据列表中的每个字段名的右侧出现一个向下箭头 3 单击想查找的字段名右侧的向下箭头 4 在列表中清除“女”复选框 5 单击“确定”按钮，结果如图所示。筛选后所显示的记录的行号呈蓝色，且设置了筛选条件的字段名右侧的向下箭头上显示一“筛选”标记 如果要进行更复杂的筛选，可以通过选择字段名下拉列表框中的“自定义…”选项来缩减