Excel中数据处理.pptx

4.4数据的管理;数据清单，又称为数据列表。是Excel工作表中单元格构成的矩形区域，即一张二维表。它与工作表的不同之处在于： ①数据清单中的每一行称为记录，每一列称为字段，第一行为表头 ； ②数据清单中不允许有空行或空列；不能有数据完全相同的两行记录；字段名必须唯一，每一字段的数据类型必须相同； ; 数据排序是指按照一定的规则对数据进行整理和排列，这样可以为进一步处理数据做好准备。 在排序方面的应用更多，无论平时的校联考还是作为选拔性的全国高考、研究生入学考试的成绩的最终排名都会用到数据的排序和筛选。 Excel 2010提供了多种对数据清单进行排序的方法，既有简单排序又有复杂排序，既可以采用升序又可以采用降序排列。 ;1.简单排序;如点击“筛选和排序”按钮，在下拉菜单中选择“降序”按钮，会弹出“排序提醒”;按照降序排列后的效果图如下:;按照升序排列的效果图如下所示;背景：由于简单排序只能针对一个关键词进行排序，具有一定的局限性。而复杂排序可以对多行多列进行排序，排序中使用了多项关键词。 设置复杂排序的步骤如下： 1.选中准备排序区域中的任意一个单元格，单击功能区“数据”、然后选择“排序和筛选”按钮，接着选择“排序”命令按钮。 2.弹出“排序”对话框，如下图所示，在主要关键字的列“列”下拉列框中选择中选择要排序的列名称，在“次序”下拉列表中选择排序方式。 ;3.单击“排序”对话框上方的“添加条件”按钮，添加次要关键字的“列”下拉列表框中选择排序列名称，在“次序”下拉列表框中选择排序方式。重复此步骤，可以添加多个次要关键字，如下所示：;效果图如下·; 通过数据的筛选，用户可以查看工作表中自己需要的部分数据，Excel 2010主要提供自动筛选和高级筛选两个工具。 应用：该部分筛选在进行数据分析时比较常用，如学校就业指导中心在每年都要进行就业数据的收集和整理，期间会经常进行数据的筛选，以便于管理相关信息。 *自动筛选操作简单，容易使用，可以满足大多数情况下的需要；通过高级筛选可以设定较复杂的筛选条件，进行复杂筛选。; 要进行自动筛选，需要先选定筛选的数据区域或者选中需要筛选的数据区域中的任意单元格，然后单击功能区“数据→排序和筛选→筛选”命令，之后被选定的数据区域每一列的标题右边将出现一个下拉按钮。效果图如下所示： ; 这时可以单击黑色的下拉按钮，选择筛选条件，例如单击下图所示得“工资”列的按钮，将弹出如下图所示的下拉菜单，可以在此菜单直接选择筛选条件，也可以选择数字筛选，设置各种和数值有关的条件。 ; 如果单击此菜单中的“自定义筛选”命令，可以弹出如下图所示，在次对话框中可以定义筛选的条件。 ;如在此处筛选工资〉1600元的筛选结果如下; 自动筛选具有一定的局限性。比如，自动筛选一次只能针对一个字段（或者说一列）设定筛选条件，且筛选的结果只能在工作表的原始区域显示。高级筛选可以同时针对多个列设定多少筛选条件，并且可以将筛选结果复制到工作表的其他位置。 使用高级筛选前必须在工作表的适当位置指定筛选条件区域，这和自动筛选不同。在指定筛选条件时，可以使用的运算符有以下几种。 比较运算符：=（等于），(大于),=(大于或等于),=(小于或等于),(不等于)。 逻辑运算符：AND(逻辑与)、OR(逻辑或)。 ;通配符：*(代表同一位置上任意的一组字符),?(代表同一位置上任意的单个字符）。 条件区域的第一行为条件字段标题，从第二行开始是条件行，可以定义几个条件（多重条件）。同一条件行不同单元格的条件为逻辑与的关系，表示筛选出同时满足这些条件的记录。比如在下图中的筛选条件有三个：“年龄=30”、“性别=女”、“职务=经理”。这三个条件之间的关系的，条件1和条件2之间是逻辑与的关系，条件3和它们之间是逻辑或的关系，即满足的条件的记录是30岁以上的女性，或者经理。 下面就以下图的数据为例，具体说明高级筛选的操作方法。 ①输入原始数据，并在工作表的适当位置设定好筛选条件(下图1中的原始数据是区域A1:E7，筛选条件位于C9:E11区域，注意第三个条件的位置。) ②选定数据清单(图1中的A1:E7区域)，或者只选定数据清单中的任意单元格，然后单击功能区“数据→排序和筛选→高级”命令，弹出“高级筛选”对话框，如下图2所示 ;③在“高级筛选”对话框中选择单选按钮“将筛选结果复制到其他位置”，设置“列表区域”，$A$1：$E$7,“条件区域”，$C$9:$E$11，“复制到”，sheel1！ $a$13,如图2所示，单击“确定”按钮，筛选结果将会出现在工作表Sheel1的A13位置，如下图3所示：