EXCEL数据处理小技巧.ppt

1.把阿位伯数字录成字符型数字 (英文录入方式下)’数字 2.特殊符号录入 插入-特殊符号-㊣(在Excel中用插入符号，通过选择字体，可获得更多的符号)公式:插入-对象-公式(需安装) 3.定义序列(填充柄功能和重复功能) 可将常用的固定内容定义为序列，提高录入速度。 定义序列方法：单击 -Excel选项-常用-编辑自定义列表-录入(半角逗号分开)后添加-确定 2003以下版本：工具-选项-自定义序列 4.利用填充功能 序列填充：如1,3，5，… 录入1,3，选中1,3光标移右下角，变成+时，按住鼠标左键拖动右移或下移。(可通过自定义序列，减少大量重复录入工作) 公式填充：录入第一行公式，光标移右下角，变成+时，双击左键(超过7万多行后，后面的需手工处理)。 5.将大量数字型字符转换为数字 空白处录入1-复制-选中需转换的单元格-右键-选择性粘贴-乘以-确定 6.表横向录入 数据-tba-数据-tba- … -数据-回车 7.整表纵向录入 选中整个录入区-数据-回车-数据-回车-…数据 8.重复数据录入 (1)单行或单列重复数据录入：录入第一个数据 -光标移右下角变为+-按住鼠标左键右移或下移 (2)某区域重复数据录入：选中整个录入区-在编辑栏中录入数据-按住ctrl打回车 9.数据移位 ①插入一单元，其它单元格下移 选上一单元格-光标移右下角变为+-按住shift键，按鼠标左键下移。 ②插入一单元，其它单元格右移 选前一单元格-光标移右下角变为+-按住shift键，按鼠标左键右移。 ③整行(或连续几行)上(或下)移 选中要移动行-光标移边沿变成 -按住shift键，按鼠标左键移至所需行位置。 ④整列(或连续几列)左(或右)移 选中要移动列-光标移边沿变成 -按住shift键，按鼠标左键移至所需列位置。 ⑤插入多行(或多列) 从要插入位置选中要插入的行数(或列数)-鼠标右键-插入 10.数据的转置(行变列，列变行) 选中需转置的数据区域-复制 在空白的区域选中一单元格-右键-选择性粘贴-选中转置-确定。 11.分数录入 三分之一录法为：0空1/3 八又七分之三录入法为：8空3/7 12.对错号快捷录入(常规录入:插入-符号) 按住alt+小键盘41420 松开可录入对号 按住alt+小键盘41409 松开可录入错号 笔记本电脑用户必须先打开小键盘(FN + NumLock)，否则无法实现。 13.平方或立方快捷录入(常规录入方法：设置字体为上标或用插入公式进行录入) 按住alt+小键盘178 松开可录入平方 按住alt+小键盘179 松开可录入平方 笔记本电脑用户必须先打开小键盘(FN + NumLock),否则无法实现。 14.下拉菜单的制作 选中需制作下拉菜单的单元格或区域-数据-数据有效性-数据有效性-设置-充许中选序列-来源中录入可选项(注可选项之间用半角逗号分开)-确定 word2003:数据-有效性-充许中选序列-来源中录入可选项 15.同一单元格中录入两行内容 ①运用自动换行：选中单元格-右键-设置单元格格式-对齐-选中自动换行-确定 ②手动换行：alt+回车 如：制作下表时，进程和星期的录入采用手动换行较好。 16.行高度(列宽度)的设置 选中需设置行(或列)-在行(列)标上右键-行高(列宽)-录入数学-确定 17.条件格式的应用 可用于出错标色。方法：选中单元格-条件格式-突出显示单元格格式规则-选一项规则进行定义-确定 条件选错时可用条件格式中的清除规则删除自定义的条件格式。 18.处理字符串的函数(1-4)和两个有用的函数 ①left—取左边的字符串 格式：left(字符串或单元格引用,长度) ②right—取右边的字符串 格式：right(字符串或单元格引用,长度) ③trim—取字符串右边的空 格式：trim(字符串或单元格引用) ④—连接字符串 格式:字符串或单元格引用字符串或单元格引用 ⑤rank—返回某数在数列中的排名 格式：rank(数字，数字区域，排序要求) 注：数字区域—绝对引用和相对引用有区别，一般用绝对引用(F4的使用；排序要求—1升 0降) ⑥ vlookup—找满足条件的行，并返回指定内容 格式：vlookup(条件，条件所在块，行列偏移数，匹配精度) 注：条件—类型最好一致。 条件所在块—最好是绝对引用或整列 匹配精度—分false精确匹配，true近似匹配(须以