昌平区档案局业务指导一科 杨福芝ppt课件.pptVIP

主要内容： 一、档案的种类 二、科技档案的概念及种类 三、设备仪器档案的整理和归档 （一）设备档案的整理方法 （二）设备档案整理步骤 一、档案的种类 根据不同的分类标准， 按照档案产生的领域，档案可划分为文书档案、科技档案和专门档案，设备档案是科技档案的一种。 二、科技档案的概念及种类 （一）概念 科技档案的全称为科学技术档案，是生产技术应用与管理、基本建设、科学研究活动中产生和使用的图纸、图表、文字材料、计算机材料等科技文件材料转化而成的档案材料。 （二）科技档案的种类 1、工业生产技术档案 2、农业科技档案 3、基本建设 4、设备仪器档案 5、科研档案 6、其他 （重点讲设备仪器档案） 三、设备仪器档案整理和归档 概念：是指各种机器设备、车辆、船舶和仪器、仪表的档案材料。（如：单位购买、安装的或外购的电脑、照相机、空调、汽车、锅炉、医疗仪器等的使用说明书、保修卡、使用手册、装箱单、光盘等材料） 特 点：型号成套，同一型号的设备或仪器的档案材料是一个有机联系的整体。 种 类： 1、自制设备 2、外购设备 3、与基建工程连在一起的设备 1、外购设备档案（如：单位购买、安装的或外 赠的电脑、照相机、空调、汽车、锅炉、医疗 仪器等的使用说明书、保修卡、使用手册、装 箱单、光盘等材料） 2、自制设备档案； （它的构成与产品档案相同，包括设备在设 计、研制、试验和制造过程中形成的文件材 料及该设备在安装、使用、维护、检修、改 造过程中形成的文件材料） 3、与基建工程连在一起的设备。 （如化工装置、电梯设备的档案材料，与基建档案一般很难分开，可以作为基建档案的一个组成部分） 大型设备 医疗设备 （一）设备档案的整理方法 1、设备档案的归档范围 （1）自制设备仪器的各种装配图、部件图、零件图和技术文件。 （2）（大型设备） 设备仪器安装、调试和验收过程中 形成的各种技术性、凭证性文件材 料。设备仪器的操作规程，设备运 行、维修、保养、重大事故的记录等。 开箱时随机带的资料袋 装箱单 （3）购置设备的申请及批复、购置设备的协议及合同，外购设备的随机文件，（购买设备开箱时随机带各种资料袋 及 装箱单）。 （4）设备改进、改装的技术文件，设备的技术革新文件。 （5）设备报废申请、鉴定及审批的文件材料等。（如锅炉等） 2、设备仪器文件的归档时间： 随时归档 3、设备仪器文件的归档份数： 一般归档一份。 ★同一型号多台设备，只归档一份，多台设备的保修卡都要归档。 4、设备仪器文件的归档要求： 齐全、完整、准确 5、设备仪器文件的归档手续 填写移交清单，是设备仪器文件归档和接收的凭证。归档时交接双方按清单核查清楚，双方签字，以备查考。 6、设备仪器档案的分类:  按设备档案的性质结合型号进行分类，即性质--型号分类法，先按设备性质归类，（电脑设备、空调设备、汽车设备、医疗仪器设备）然后在每一类别内按照型号划分，将同一型号的设备档案集中在一起。 7、设备档案的排列和编号 设备档案的排列： 按设备依据性材料、外购设备开箱验收单（自制设备设计、制造、验收）、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列。 设备档案号的编制： 由代字和代号组成，代字使用汉语拼音字母，代号使用阿拉伯数字，设备档案的代字S， 设备档案号=设备档案代字+设备序号+案卷顺序号。 案卷的排列以购买时间的先后顺序来排列： 如果设备仪器较多，例如医院、厂矿等可以按用途、性质等分类归档。 （二）设备档案整理步骤 1、该归档章 2、填写卷内目录 3、填写卷内备考表 4、装盒 5、填写盒封面 6、填写科技档案案卷目录 7、装订目录 第一步、盖档号章 排列好归档文件的顺序后，要在每一份文件的右上角加盖档号章（原则上不压字,用红印油）。 档号 以每个设备档案为单位排列档号，大流水编号，例如:第一个设备档号为S.1-1,第二个设备档案为S.2-1,第三个设备为S.3-1 件号 一个设备（一盒）内每份材料的流水编号，例如：一台电脑设备随机带的档案材料有使用说明、保修卡、启动盘等。他们的件号分别为 1、2、3….. 启动盘 第二步、填写卷内目录（以件为单位填写，一件填写一行） 文件编号：填写设备型号 责任者：填写厂家名称 文件材料题名：填写文件材料的标题或名称 日 期：出厂日期或购买日期 页 次：实际总页数 备 注：填写需要说明的事项 第三步、填写卷内备考表 第四步、装盒 按卷内目录、设备的归档材料、备考表的顺序装入科技档案盒。一个设备的归档材料如果一盒装不下，可另起一盒。 档 号: S.1—1 案卷