办公室管理制度.doc

办公室管理规定 一、员工必威体育官网网址守则 为保护公司和客户的商业利益，所有公司员工应注意加强必威体育官网网址意识，认真遵守以下守则。 1、不在公共场所谈论公司业务及与客户相关事宜。 2有第三方在场时，要留心自己所说的内容及听众；不要在电话中谈论机密事宜及尚未公开的信息。 3、不要与任何不相关的人，包括亲戚和朋友，谈论公司和客户的机密信息。 4、重要的文件应随时收到抽屉或文件柜里，不得随意摆放在办公桌上；抽屉和文件柜应上锁。 5、如有来访者到访，前台应及时通知相关人员，先请来访者在会客区或会议室等待，绝不允许来访者单独一人进入办公区；当来访者如需进入办公区时，应时刻有人陪同，即使来访者到休息区去也应如此。 6、如果在工作岗位或办公区内遇到无人陪同的陌生人，每位员工有责任主动询问情况，不得置之不理。 7、不要邀请自己的同学、亲友进入工作区等候或陪同加班；更不应让其使用自己或他人的计算机，应在会客区接待。8、不得将公司和客户的商业资料转发给公司以外的无关人员。 9、在打印、复印、传真涉及机密事项的文件时，应将作废的印有文字的纸张及时销毁。、办公环境与秩序管理规定 4、洽谈室/会议室 公司的洽谈室/会议室是接待客人、召开会议、举办活动的公共场所，为最大限度的利用洽谈室/会议室，应遵守以下规定： （1）通过行政人事部门预定洽谈室/会议室，填写《洽谈室/会议室使用表》（见附表5），如取消，应尽快告知。 （2）洽谈室/会议室在使用中，应挂“正在使用”标牌，使用结束后取消。 （3）不得在洽谈室/会议室储放个人物品，不得将洽谈室/会议室的设施或物品挪作他用。 5、前台 无关人员不得无故在前台逗留，非值班人员禁止使用总机自行拨打电话。 6、更衣柜 (1)妥善保管更衣柜钥匙，不得私自加配、调换或转让。员工调离公司时，须将钥匙交回行政人事部，若将钥匙丢失，须照价赔偿。 (2)保持更衣柜整洁、美观，不得随意粘贴、悬挂个性化物品。 (3)保持更衣柜各部位完好、无损，如出现破损，请及时通知行政人事部联系维修。 (4)更衣柜配备以部门为单位，不得将服装、鞋帽等个人物品放置办公室内。 (5)更衣柜内不得存放个人贵重物品，如若丢失，由本人负责。 (6)不得在更衣柜内存放易燃易爆等危险物品。 7、注意事项 (1)要爱护使用办公室设备。 与员工（同事）友好相处、礼貌待人。 避免在办公区域大声喧哗；使用或搬运物品轻拿轻放。 避免浪费公司的财产及其它资源。 遵守公司关于上班着装的规定等。 办公区域内严禁吸烟。 所有来公司的访客，须经授权员工迎接、清楚辨认身份，并在访客上签名，访客在领取并佩带“访客卡”后，方可由公司员工陪同进入公司。未经公司事先许可，任何访客不得自行做出任何性质的巡视、勘察等。 2、名片：新员工入职，提出名片印制申请，填写《名片印制申请表》（见附表3），交行政人事部，经审批后，即可印制名片。名片印制完成，员工至行政人事部填写《名片领用登记表》（见附表4），领用名片。名片代表着公司的对外形象，应用于与公务有关的活动场所，严禁乱用滥用。交换名片时应注意礼仪，维护公司形象。名片一般用于各类经营管理工作的接洽及外事活动的联络。员工离职时，未用完的名片须交回到公司行政人事部。 五、办公用品 1、新员工入职，由行政人事部负责配发基本办公用品。 2、日常办公用品领用应根据实际需要、避免浪费。 3、办公用品领用分为部门领用和个人领用，领用时间原则上为每月的前五个工作日。 (1)部门公共使用的办公用品应填写《部门办公用品领用表》（见附表1），经部门负责人同意后，指定专人统一领取。 (2) 员工个人使用的办公用品，由员工本人在《员工办公用品领用表》（见附表2）上签字登记，行政人事部根据实际情况配发。 (3)日常使用的固定资产，由使用人签字领用，部门负责人对部门内使用的固定资产负监管责任。 六、通讯联络 1、公司根据需要及实际情况为员工配备分机电话。 2、按照公司有关规定，依据工作职务、工作岗位和工作性质进行核定，符合标准的员工可以享受移动话费报销。凡享受此待遇的员工应保持24小时通讯畅通，凡电话接通不畅的，公司有权取消当月电话补助。 3、移动话费按照公司有关规定报销；超出标准的由使用者个人承担。 七、乘坐出租车 1、员工外出办理公事而公司办公用车调度不便，以及因加班（必须与《加班审批单》相一致）在晚8点至早6点之间上下班时，可以乘坐出租车，但必须经直接主管确认，未经确认的费用公司不予报销。 2、员工应本着节约的原则选乘出租车。任何人员不得长期包车。 3、出租车费应在取得报销凭证后一个月之内报销，超过一个月以上的出租车费不予报销。 4、报销出租车费时，乘车人在发票背面签字并注明事由，经部门负责人签字确认，由行政人事部审核后办理报销手续。 八、计算机和网络使用管理规定 为保证公司计算机及其网络的