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程序文件doc
SZSZ-CX-2010
苏州市政工程集团有限公司
程序文件
第二版
编制:吕雪英 日期:2010年8月8日
审核:邹守先 日期:2010年8月16日
批准:孙丹 日期:2010年8月22日
发布日期:2010年8月22日
实施日期:2010年8月28日
01文件控制程序
1、目的
对与质量/环境/职业健康安全管理体系有关的文件进行有效控制,确保公司各单位、部门使用的文件为有效版本,防止使用作废文件。
2、适用范围
适用于与公司管理体系有关的所有文件,包括公司以外传递来的与管理体系有关的文件和资料。
3、术语及定义
3.1 本程序引用GB/T19001-2008中的术语和定义
3.2 本程序引用GB/T24001-2004中的术语和定义
3.3 本程序引用GB/T28001-2001中的术语和定义
3.4 本程序引用公司《管理手册》中的有关术语和定义
4、职责
4.1 行政部和施工管理部负责本程序的制定、修改和组织实施。
4.2 行政部负责外来和内部管理文件的归口管理及文书档案管理。
4.3 行政部和施工管理部负责质量/环境/职业健康安全管理手册、程序文件的编制、发布、修改。
4.4 资料室负责《管理手册》、《程序文件》的发放、管理,负责与质量/环境/职业健康安全管理手册相关的国家标准、行业标准、技术性文件资料的发放。
4.5 公司各部门、项目经理部对本部门的文件进行管理。
5、工作过程
5.1 文件的编写和批准
5.1.1 《管理手册》(第一层次文件)由行政部负责编写,管理者代表审核,总经理批准。
5.1.2《程序文件》(第二层次文件)由相关职能部门编写,行政部汇总,施工管理部审核,管理者代表批准。
5.1.3 工艺规程(或作业指导书)和管理制度(第三层次文件),由相关职能部门编写,前者由总工程师审核、批准,后者由各条线分管副总经理审核、批准。
5.1.4 各类记录(第四层次文件),由各部门、项目经理部负责记录填写及归档整理。
5.2 文件的分类
5.2.1 外来文件:指国家、地方的法律、法规、政府机构、行业主管部门下发的技术类和管理类文件。
5.2.2 内部文件:指公司各部门、项目经理部编制的文件。
5.3 受控文件清单
5.3.1 受控文件清单应分类编制,一般按5.2中的分类要求编制,其中环境/职业健康安全体系中的法律、法规及其它要求按《法律、法规及其他要求获取与识别程序》执行。
5.3.2 受控文件清单应根据受控文件的变化及时进行更新。
5.4 文件的控制和管理
5.4.1 凡经相关部门识别后须受控的文件,一律由资料室加盖“受控”章,并编写受控号。
5.4.2 若作废文件需作为资料保留,必须加盖“作废”、“保留”章,以便于识别。
5.4.3 受控文件由资料室,按批准的发放范围发放,领用人需在《文件发放领用登记表》上签字,既便于追溯,又确保与管理体系有关的场所,使用的文件均为有效版本。
5.4.4 作废和失效的文件资料由资料室负责收回,并依据文件性质,经有关领导批准后作留存销毁处理,销毁的文件需在《文件档案销毁登记表》上记录。
5.4.5公司的《管理手册》、《程序文件》等电子文档,由行政部在电脑上设开机密码,任何人未经批准不得随意修改、变动管理体系文件。
5.5 文件的更改
5.5.1 受控文件的更改应由原文件编写部门负责,对更改的文件审核、批准也由原审核批准人负责。
5.5.2 对受控文件的更改,采用《修改页》的形式,须填写修改条款、修改人、审核、批准人、修改生效日期。
5.5.3 管理体系第一、第二层次文件如有较大幅度更改时,应进行换版。
5.6 文件资料的存档
5.6.1 管理体系文件和资料由各职能主管部门、单位分类保存,需归档的文件资料由行政部一并存档。
5.6.2 工程项目文件资料,待工程竣工后装订成册,交公司资料室一份存档。工程项目文件资料的收集、整理,按《市政基础设施工程施工技术文件归档、编制实施细则》执行。
6、相关文件
6.1 公司《管理手册》
6.2 公司《程序文件》
6.3 公司《市政基础设施工程施工技术文件归档、编制实施细则》
7、记录
7.1 《受控文件清单》
7.2 《文件发放领用登记表》
7.3 《文件档案销毁登记表》
7.4 《收文本》
02 记录控制程序
1、目的
对相关记录进行控制和管理,客观、真实、准确地反映公司质量/环境/职业健康安全活动的状况,以提供符合要求和管理体系有效运行的证据,并为追溯、采取纠正、预防措施提供信息。
2、适用范围
适用于公司各部门、项目经理部与质量/环境/职业健康安全管理体系运行
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