办公自动化 五讲.pptxVIP

第五章 Excel数据统计与分析;重点内容;5.1.1创建工作簿 　方法1: Office按钮→新建→选择文档类型，单击确定 方法2: 快速访问工具栏 方法3: Ctrl+N;5.1.2更改工作表数目 方法1: 单击工作表标签右侧的“插入工作表”按钮 方法2:若要通过更改工作簿中所包含的默认工作表的数量,可单击Office按钮，在弹出菜单中单击“Excel选项”按钮，打开“Excel 选项”对话框，在“常用”类别的“包含的工作表数”数值框中输入所需数值。;5.1.3 保存工作簿 方法1: Office按钮→保存 方法2: 快速访问工具栏 方法3: Ctrl+S;铺垫知识点;铺垫知识点;铺垫知识点;铺垫知识点;铺垫知识点;铺垫知识点;铺垫知识点;5.2.1 输入数据 1.输入文字、数字、日期和时间 方法: 单击要向其中输入数据的单元格，然后键入数据，再按Enter键或Tab键。 注意：录入时尽量减少无用击键次数。 Enter和Tab键的灵活应用，两种方法。 方法1：Tab行内移动，到行尾，按下Enter 。 方法2：选中要编辑的区域，按Enter或者 Tab 。 举例：实例;注意：分数、序列、日期的的输入方法。 分数：如果直接输入“1/5”，系统会将其变为“1月5日”，解决办法是：先输入“0”，然后输入空格，再输入分数“1/5”。 序列：如果直接输入“001”，系统会自动判断001为数据1，解决办法是：首先输入“’”（西文单引号），然后输入“001”（注意会是文本格式）。 也可以事先将单元格的格式设置成文本格式。 日期：如果要输入“4月5日”，直接输入“4/5”，再敲回车就行了。如果要输入当前日期，按一下“Ctrl+；”键。 时间： “Ctrl+Shift+；”;5.2.1 输入数据 2.输入具有自动设置小数点或尾随零的数字 方法:开始选项卡→“单元格”组→“格式”按钮→设置单元格格式”命令→“数字”选项卡中的“分类”列表框中选择“数值”选项，然后在“小数位数”数字值中输入一个合适的数字。 注意：若设置小数点左右显示的位数，在Office按钮中设置。 ;5.2.1 输入数据 3.同时在多个单元格中输入相同数据 方法:先选定所需的单元格，然后输入相应数据（或者在编辑栏中输入），再按Ctrl+Enter组合键 注意：实例 选择的方法： 连续的：Shift 不连续的：Ctrl ;5.2.1 输入数据 4.同时在多张工作表中输入或编辑相同的数据 方法:按住Ctrl键来建立各个工作表之间的链接，选中要输入数据的单元格，在其中任意一个单元格中输入数据，这是输入的数据会自动出现在其他工作表中的同一区域。 注意：输入后鼠标单击一下工作表，就可以释放各个工作表之间的链接。 举例：5.3 ;5.2.2自动填充数据 1.在同一数据列中自动填写重复录入项 （1）接受建议的录入项：按Enter键。记忆式键入法提供的录入项完全采用已有录入项的大小写格式。 （2）不采用自动提供的字符：继续键入所需的数据。 （3）删除自动提供的字符：按Backspace键。 （4）从录入项列表中选择数据列中已存在的录入项：右击单元格，然后在弹出的快捷菜单上选择“从下拉列表中选择”命令。;5.2.2自动填充数据 2.填充一系列数字、日期或其他项目 方法：在要填充序列数的单元格区域的第1个单元格中输入第1个值作为初始值，再在下一个单元格中输入第2个值以确定序列模式，然后选择已经输入初始值的单元格，选择框右下角的填充柄拖动到所需单元格区域的最后一个单元格上，Excel即会在选定填充区域中复制序列初始值，并在单元格区域右下角显示一个“自动填充选项”按钮 ，单击该按钮，在弹出菜单中选择合适的选项即可按序列填充一系列指定项目。 举例5.4 ;5.2.3在表格中计算 方法：选择要参加计算的单元格区域，然后在“开始”选项卡→“编辑”组→“求和”按钮 ，即可对所选单元格区域中的同列或同行数据进行相加，得出的计算结果将显示在最后一个空单元格中。 此外，单击“求和”按钮右侧的箭头 ，在弹出菜单中选择其他计算命令还可以对单元格区域中的数据进行求平均值、计数、统计最大值和最小值。 举例5.5 ;5.2.4自动合并表格 方法： 选择一个空白工作表，然后切换到“数据”选项卡，单击“数据工具”组中的“合并计算”按钮，打开 “合并计算”对话框，选择函数和引用位置等选项后，单击“确定”按钮，即可在空白工作表中显示合并后的结果。 举例5.6 ;5.2.5数据排序 1.按单列进行排序 在对数据清单中的数据进行排序时，Excel 2007有其自己默认的排列顺序，它会根据单元格中的数值而不是格式来排列数据。可