书写邮件的注意事项.pdf

外企的邮件制度。几个要点： 一、书面胜于口头 1. 你做过什么； 2. 要去做什么； 3. 需要别人做什么。 邮件发出去，以后起争执了就是证据，年终盘点也知道你每 天都干了些什么。Writtenisalwaysbetterthanoral （书面强于口头）。 长此以往，极度锻炼商务英语。 二、搞清楚 TO，CC，BCC ，FW 1. TO——收件人。也就是要主要阅读这邮件的人放 TO ； 2. CC——抄送（相关人员）等，需要了解信息，你的直接主管如果 是喜欢事必躬亲的，或者这件事你需要领导支持的，一定 要 CC，不然你做了很多事情，领导不知道，你就是出了 事也没人挺你。就算领导没时间看也没关系，别的收件人 看到也是一样的效果。他如果不给你面子就等于不给你老 板面子。 3. BCC——加密抄送人（放你的下属）。举例来说，你需要别的部 门做一件事，你要写邮件给这个部门的经理，为了得到 老板支持，你又必须抄送你的老板，但这件事最终执行 得怎么样，你要你的下属去跟进。很多人会犯的错误就 是把下属也放在抄送栏，想想看，下属和领导放一起多 么的不恰当，这时候加密抄送就奏效了。再口头嘱咐一 句，下属就能了解事情的前因后果去帮你跟进。 多说一句，永远别高估你下属的智慧，所以该做什么，什么时候 要做好一定要交代清楚，别指望下属能在几件事情之中清楚地知道要 先做哪件；还有同一件事情要是给两个及以上的下属一起做，一定要 分清楚谁做什么，别指望下属能自我协调，否则很可能“三个和尚没 水吃”。 3. FW——转发。身为一个领导，用得最多的就是转发。 每天很多事情，分轻重缓急，很多简单的事情直接可以转发给 你的下属去处理。转发后加个批示 XXX ，pls.follow. （请处理） 简单明了。 有些事情你无法决定，或者说超出你的权限，也需要转发给领 导，请求领导批示。 还有一些不是需要批示，只是给领导一个信息。 注 ：最忌讳的不是什么都不写地原文转发，而是仅仅写个 FYI （foryourinformation，仅供参考），领导不是你的下属，FYI 的 语势却是平等的或者是从上到下的。 三、关于回复（Re ） 礼貌上讲，邮件中涉及的人都需要回复在相应的位置，并且 包含原文。只回复一个人是极度不礼貌的。 四、关于已读回执 为什么要求对方给已读回执？通常两个功能： 1. 很重要的邮件，需要知道对方是否读过，这个很重要，是内容 重要而不是时间紧迫，因为如果是需要在限定的时间内读，就需 要用邮件的优先级功能了。 2. 是个人目的看收件人究竟打开过没有。 对不同的邮件系统，Outlook，Lotus……这个设置并不一样， 有的邮件系统是收件人一旦打开会自动发送已读回执，且没有任 何记录可查（在已发送邮件里面是不会出现的）；但也有的系统 是询问后根据你的选择发送的，已发邮件有迹可查。如果是前者 自动发送，那么你可以实现功能一及二；如果是后者，可能什么 都无法实现。收件人完全可以读过以后选择不发送已读回执。 实践表明，即使是自动发送已读回执，如果收件人刻意避免， 还是可以操作的，在 preview （预览）状态下看完邮件，根本就 不需要打开，只要不双击打开，就不会自动发送已读回执。 注：这个功能也只是防君子不防小人。 五、关于优先级 加了感叹号（优先级）的邮件，红色显示总归会引起阅读者 的重视，但是发这样的邮件一定要看是否必要。真正失火了要救， 发这种邮件是无济于事的。所谓重要，需要发件人很好地判断。 六、关于群发 企业邮件系统的好处就是每个 staff （员工）都赫然在录，不 需要像私人的 addressbook