公文写作(培训)PPT剖析.ppt

例二分析 上面这份《通知》的结构层次还是比较清楚的，符合批转、转发、公布性通知的一般写作层次要求，即正文要首先表明批转（或转发、批准公布）文件机关的态度，然后强调被转批（或转发、公布）事项的意义，最后提出要求和希望。但是，这份通知也存在一些比较严重的毛病。 （1）文字不精炼，语言罗嗦。 例如：第一自然段开头的“院长办公会议对此做了认真的研究”一语，与开头第一句话的含意是重复的，可合并到开头那句话中另写成“第七次院长办公会议批准了院绿化委员会等三个部门（在引述几个单位联合行文时，只引一个有代表性的部门名称即可）提出的《关于……》”。这样不仅可节省不少文字，而且语言也显得通顺。 又如第二个自然段的“行动前……统一意志”一段话，其含意与第一自然段开发的末尾的“望动员、组织……严格落实”一段是相同的，同样的话反复说，故显得语言罗嗦。 另外，四个“统一”的提法，在公文写作中适用于较大的场合（如涉及党和国家的路线、方针、政策等重大问题上），不适用于一般事宜。而且，文中有关四个“统一”的写法，也不符合逻辑的顺序。 例二分析 （2）通知不能没有完整的标题，除文种外还应有“事由”。用“通知”、“通知如文”等省略的写法是不妥当的。 （3）有的提法、要求自相矛盾。 例如第一个自然段中说“基本上同意所提的主要要求”、而接着又说“逐条贯彻，严格落实”，岂不自相矛盾，使下级难于办理。 又如在第一自然中提到要“逐条贯彻、严格落实”，而在末尾处又说：“并组织讨论，让大家充分发表意见”，显然是自相矛盾。 （4）作为处理一般性事务的公务文书，不宜有“原原本本向大家进行传达”的提法，这种要求只适用党和国家用以解决重大问题的文件。 （5）绿化植树不单属于精神文明建设方面的事情 ，也属于物质文明建设的内容，应从“两个文明建设”的角度去强调其意义。 （6）原《通知》中院绿委会上报告给学院的文种是“设想”，这与文中的内容是很不相通相称的，应改用“意见”或“安排”。“意见”、“安排”是计划性文体中一种时间比较短和就某一具体事项所提出的完整计划，而“春季植树”正是一件具体事项，故在文种上应选用“意见”或“安排”。 （7）按一般要求，“通知”的正文中已提到被批转（或转发公布）的文件名称时，为避免重复，文末不必再标注附件。 （8）行政公文的年月日应使用小写汉字，不宜用阿拉伯数码。 （9）发文字号编排可以，但位置与标题上下颠倒，欠妥 。 例二改稿 按照前面评改的意见，对原《通知》进行改写。改写后的《通知》只有130多个字，不但字数较原《通知》减少了“80多个，而且文字简练，中心突出。 修改后《通知》如下： ××市××学院文件 ××院发[2007]2号 ———————————————————————————— 关于开展春季植树活动的通知 ? 各处、系： 第七次院长办公会议批准了院绿化委员会等三个部门提出的《关于开展春季植树活动的意见》，请各部门结合实际情况认真贯彻实施。 绿化植树是搞好“两个文明建设”的重要内容，既有利社会、有利于我们每一个人，又造福于子孙后代。为此，望全体师生员工提高认识，并在行动上扎扎实实地落实各项指标和措施要求。 2007年×月×日 3. 表示时、分、秒 要求使用阿拉伯数字。 示例： 四时三十分 × ——4时30分 15时40分 14时12分36秒 4. 中国干支纪年和夏历月日要求使用汉字。 示例： 丙寅年十月十五日 腊月二十三日 正月初五 八月十五中秋节　　 5. 含有月日简称表示事件、节日和其他意义的词组要求使用汉字。 　　如果涉及一月、十一月、十二月，应用间隔号“·”将表示月和日的数字隔开，并外加引号，避免歧义。涉及其他月份时，不用间隔号，是否使用引号，视事件的知名度而定。　　 示例： “一 · 二八”事变 “一二 · 九”运动 “一 · 一七”批示 “一一 · 一〇”案件  6. 带有“几”字的数字表示约数，必须使用汉字。　　 示例：几千年、十几天、一百几十次、几十万分之一　　 7、“二”与“两”　　使用“二”的地方：①自然数。②序数、小数、分数。　　使用“两”的地方：①一位数的基数。如“两台机器”。②概数。如“三两天”。 8、数字间的逗号为半角： 如“123,000元”，不能写成全角 “123，000元”。 9、落款时间应为阿拉伯数字，