公文写作与行政处理实务_剖析.ppt

* 商务传真的结构、内容和写法  标准传真主要组成如下： 传真版头： 传真发送的单位、部门或个人（To） 发传真的日期（Date)、传真号（Fax No.） 发传真的单位、部门或个人（From） 页数（Page）、传真主题（Subject） 传真正文： 标题、称呼、正文、结束语、署名 商务电子邮件、传真的礼仪规范  1、主题要明确。一个电子邮件或传真，大都只有一个主题，并且往往需要在前注明。若是将其归纳得当，收件人见到它便对整个电子邮件或传真一目了然了。 2、语言要流畅。书写内容要便于阅读，就要以语言流畅为要。语气语调 ：真诚、直接、礼貌、简洁、精确，尽量别写生僻字、异体字。引用数据、资料时，则最好标明出处，以便收件人核对。 3、内容要简洁。现代的商务人士时间极为宝贵，所以内容应当简明扼要，愈短愈好。若涉及内容较多，需要增加附件，应将重点内容归纳总结，在正文中引用，方便收件人阅读。 商务电子邮件、传真的礼仪规范  4、仔细填写收件人地址。收件人须与正文内容密切相关；若是邮件多为内部工作汇报，须发送至直属主管或相关人员；公司内部慎用群发功能（如：收件人：惠生公司—全体、惠生工程—全体）。若是传真必须将收件部门及个人填写清楚。 5、邮件、传真必须使用公司统一模板。 6、认真检查校对。邮件、传真写完之后，最基本是要确保拼写和语法正确，检查所提供的事实，数据等是否有错。 7、回复应迅速及时，避免耽误工作。 商务公文写作技巧 清晰 (Clear)： 所有的词句都应能够非常清晰明确地表达真实的意图，避免双重意义的表示或者模棱两可。用最简单普通的词句来截了当的告诉对方。 具体 内容具体明确，特别是要求对方答复或者对以后的交往产生影响的函电。 体谅 为对方着想，站在对方的立场。尤其是在起草商务函电时，始终应该以对方的观点来看问题，多多使用对方较易理解的用语，沟通才会卓有成效。 礼 貌 文字表达的预期上应表现职业修养，客气而得体。最重要的礼貌是及时回复对方，坦诚以待。文章结束前，对收信人表达关心或感谢之意。 HSE通报 WP-HSGE700401C 项目HSE报告管理规定 总结今天课程收获： 一、企业行政角色认知 二、提升行政工作职场沟通技巧 三、公文写作技巧 * 何澜与各位共勉 礼貌而不居高临下 诚实而不弄虚作假 参谋而不越权行事 谦虚而不傲上凌下 谨慎而不唯唯诺诺 公正而不见风使舵 敬业而不妄自尊大 敬重而不阿谀奉承 慎言而不论是道非 本分而不炫耀示人 部门职责 信息技术部 Thank You 何澜精彩课程分享 * 机 关 ，根 据《辞海》解释，是指机械中关键性的发动部分。引申到社会组织中，泛指国家、政党或团体为实现其职能而组织的某 些固定机构。这些机构在各自一定范围内负责指挥和控制组织的活动，起着核心枢纽的作用。 NOTE NOTE NOTE NOTE 词语名称: 为荷 词语解释: 1.书信及公文惯用语。表示承情感谢之意。 公文写作的特点 简明 句中无余字，篇内无赘语 准确 一字入公文，九牛拔不出 朴实 不拐弯抹角，不可以藻饰 庄重 用词严肃端庄，不带感情色彩 商务文书写作要求 ??意思明确——明白无误，让人一目了然 ?? 文理通顺——即流畅表达，又显示写作水平 ?? 观点正确——有道理，不搞歪理 ?? 实事求是——真实，不掩饰，不夸张 ?? 及时迅速——讲效率，讲效益，不拖拉误事 ?? 简明生动——增加可读性，防白话、套话、干巴巴 ?? 层次分明——有先有后，段落清晰，不转圈 ?? 标点规范——正确运用，防一逗到底 ?? 格式适宜——不同文种用不同格式 写作程序 自我提问： 写什么？ 要达到什么目的？ 采用什么文本？ 给谁看？ 要求对方做什么？ 明确文书写作主旨 写作程序 自我提问： a.需要哪些资料信息？ b.有哪些收集渠道？ c.怎样收集？ d.达到什么目的？ 收集资料信息 A、拟订提纲 B、起草正文 C、反复检查 写作程序 公文常用:叙述、议论和说明 叙述 叙述就是对人物或事件的发展变化过程进行客观反映的一种表达方式，是用来说明问题、反映情况、交流思想、阐明观点的一种最常用的方法。除法规性、指示性公文外，通知、通报、报告、请示、会议纪要、调查报告、简报、讲话稿等公文一般都以叙述为主。 公文中的叙述以叙事为主，采用概叙、顺叙的手段，开门见山地陈述事件的全貌，也可以根据实际需要，恰当地运用倒叙、插叙、分叙、补叙等多种方法。 议论 议论就是议事论理，对客观事物或问题进行分析评述，作出判断或评议，表明观点和态度的一种表达方式。 公文中的议论为了给受文者提供理解公文精神的理论依据，不是贯通全文的主要