如何组织和开展会议.ppt

如何组织有效会议 算算看，你一周内总共： 开了几个会？ 为会议花掉多少时间？ 因为开会达成几项共识？ 因为开会完成几个结论？ 因为开会加了多久的班？ 因为开会失去多少关键时刻？ 因为开会耽误多少工作？ 以讲话传达讲话， 以会议贯彻会议， 以文件落实文件 你如何看待“文山会海”现象？ 会议的重要性 大多数企业在会议中决定其基本走向 90%以上的重大决策是通过会议制定的 企业花在开会上的时间越来越多 开会的频率越来越高 会议低效的原因 1．会议是一个集思广益的渠道 图1-1 集思广益图 会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。 ? 3．会议是一种群体沟通的方式 开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过Ｅ-mail、多媒体等种种形式进行沟通，但是，群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。 开会的目的 开会让您… 小组面对面沟通 众多讯息一次交流 融合意见凝聚共识 分派工作，公平合理 但开会也让您… 工作时间被分割 人多口杂，讨论耗时 晚上加班 特殊问题还是个别沟通 没有产能 别人发言比自己开口多 Delay重要工作或客戶 无需开会的“五个如果” 必须开会的“五个如果” 一家合资工厂着火了，经过调查，原因在于一名员工违反了操作条例，在车间内吸烟，所以导致火灾发生。 (1)如果你是这家合资企业的生产经理，你要采取下列哪种方式处理此事： A.一对一批评□ B.开会当众批评□ C.写检查处罚□ (2)你为什么这么做？??? 怎样才能让会议更有效率？ 高效会议的八大特征 会议的筹划与管理 会前的准备工作 会中的组织服务 会后的善后处理 1、会议的频率 2、明确举行会议的目的 会前是否经过多次讨论和意见征询 是否希望在会议上通过某项决议 会议目标必须用书面形式列明 会议目标必须具体且可以衡量 会议目标数量要适当 3、做好会前筹划 1、时间安排：绝大多数与会人员方便的时间 必须确定会议起始时间 大家易集中精力的时间 2、参会人员的选择参与决策的人能否到场？ 会议决策的执行者（参与者）能否到场？ 开会时能提供特定咨询的人能否到场？ 3、预约参会人员 所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人，以找出最适宜所有参会人的开会时间。 确定了会议时间后要提前一周告知参加会议的人员，这样可以让他们提前安排好自己的工作日程，以免出现打扰别人计划或参会人员无法到场的情况。 在预约人员的同时需要把会议的主要目的告诉他们，如果有相关的资料可以提前发放，让他们有充分考虑的时间。 4、会议资料准备 有用的信息应该在会议召开前就贴在公司内部网站上，这样每个人都可以看到它，而实际的会议时间就可以用来讨论怎样解决新问题，并形成建议。 会议使用的文字资料也需要提前一天发放给与会人员，让他们有思想准备。 内部会议通知的样式 按照议案的轻重缓急编排处理 如遇几个议题，应按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。尽量保证在最佳时间开会。一般来说，全体会议安排在上午，分组讨论安排在下午，晚上可安排一些文娱活动。 每一个议案应预估所需的处理时间并清楚的标示 4、会议召开 遵守时间 1、不要迟到 浪费时间等于浪费生命，浪费别人的时间等于谋财害命！ 2、不要随意推迟和变更开会时间打乱原定计划会影响与会人员的其他工作安排，有些人可能因此不能出席会议；管理召集部门（人）的威信下降。 3、严格按照议程进行，不要超时 例子： 按部就班 主持会议 与不同的与会者打交道 始终保持沉默的与会者 喋喋不休的与会者 专拍上司马屁的与会者 吹毛求疵的与会者 窃窃私语的与会者 脱离主题的与会者 如何圆满结束会议 决定事项的落实 行动计划——谁？什么任务？何时完成？怎么完成？ 催办 催办的范围—一般综合性、交叉性的工作内容由秘书部门或综合部门负责催办；领导集团本身会议形成的决定，由秘书部门或指定单位负责催办。业务范围明确、专一的工作，责成相关业务部门负责催办；几个部门、单位联合召开的会议的决定，由牵头部门或单位负责催办。 催办的方式—发文催办、电话催办、派员催办或约请催办部门来人汇报等。 反馈 反馈的原则—迅速及时、真实准确、渠道畅通 反馈的重点—主要是妨碍会议决策落实活动的各种信息