金蝶档案管理软件标准解决方案课件.doc

沉淀核心知识 规范档案管理 ——金蝶集团档案管理系统解决方案 咸阳德龙软件有限公司 2012年11月 目 录 1 档案管理的基础理念介绍 1 1.1 档案与档案行业 1 1.1.1 档案的概念 1 1.1.2 与档案相关单位及组织结构 1 1.1.3 档案的来源 2 1.1.4 档案的基本特点 2 1.1.5 档案的基础性质 3 1.1.6 档案的基础术语 3 1.2 档案的分类与组织结构 4 1.2.1 档案的种类 4 1.2.2 全宗内电子档案的分类 4 1.2.3 全宗实体分类方案 5 1.2.4 全宗内档案的组织结构 5 1.3 档案的管理过程 6 1.3.1 档案收集 6 1.3.2 档案整理 8 1.3.3 档案鉴定 8 1.3.4 档案保管 8 1.3.5 档案统计 8 1.3.6 档案检索 8 1.3.7 档案利用 9 1.3.8 档案编研 9 2 企业电子化档案管理的需求分析 10 2.1.1 传统档案管理模式存在的主要问题 10 2.1.2 企业对电子档案管理的需求 10 3 金蝶档案管理系统解决方案的主要特点 11 3.1.1 多组织全宗管理——满足集团化管理需求 11 3.1.2 档案规则自定义——满足个性化管理需求 11 3.1.3 档案功能全面性——满足专业化管理需求 13 3.1.4 组卷模式自由选——满足不同时期的档案管理模式 13 4 金蝶档案管理系统主要功能介绍(基础应用部分) 14 4.1 文件管理 14 4.2 档案管理 15 4.2.1 文书档案 19 4.2.2 会计档案 19 4.2.3 基建档案 20 4.2.4 房产档案 20 4.2.5 科研档案 20 4.2.6 设备档案 20 4.2.7 出版物档案 20 4.2.8 合同档案 20 4.2.9 图书资料 21 4.3 档案查询 21 4.3.1 简单查询 21 4.3.2 高级查询 22 4.4 档案借阅 24 4.5 鉴定销毁 25 4.6 档案报表 25 5 金蝶档案管理系统主要功能介绍(初始化设置部分) 27 5.1 档案基础设置 27 5.1.1 全宗设置 27 5.1.2 辅助字典管理 28 5.1.3 实体分类管理 29 5.2 档案门类管理 30 5.2.1 门类设置 30 5.2.2 门类模板 33 5.2.3 列表设置 33 5.2.4 档号格式 34 5.2.5 归档设置 34 5.2.6 报表设置 34 5.3 档案权限管理 41 5.3.1 用户级别 41 5.3.2 权限层次 41 5.3.3 权限设置 42 6 金蝶档案管理系统体系结构及运行环境 44 6.1.1 系统体系结构 44 6.1.2 服务器硬件环境要求 44 6.1.3 服务器软件环境要求 45 6.1.4 客户端环境要求 45  档案管理的基础理念介绍 档案与档案行业 档案的概念 微观概念：档案是一个立档单位为适应职能活动需要而直接产生的依法归档的具有保存价值的文件与材料。 宏观概念：档案是“过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”。 与档案相关单位及组织结构 与档案相关的单位关系图如下： 档案局：档案业务监督和指导部门，属行政单位。 档案馆：集中存放社会上各单位的档案的单位，负责档案的收集和保管，属事业单位。包括国家档案馆、地方档案馆、专业档案馆。 立档单位：产生档案的单位，一般都有档案集中保管的部门，大部分称为档案室，有的也称为必威体育官网网址室或其它名称。 各单位之间存在关系： 间接的行政管理：国家和各省、各省和个地区之间的行政关系。 直接的行政管理：市与各区、行业上级部门和下级部门之间的行政关系。 业务监督和指导：档案局对立档单位的档案工作进行监督和指导。 档案移交：立档单位的档案向专业档案馆和综合性档案馆上报。 其他辅助机构： 档案专业教育部门：档案学院，档案系；档案业余大学；档案中专。 档案学会：国家学会；省、市、县学会；专门行业学会。 档案科学技术研究所。 档案的来源 来源的对象（多样性） 国家机构 社会组织 个人（家庭、家族） 来源的范围（广泛性） 产生档案社会活动领域是各行各业。如政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等。 来源的种类 官方档案与半官方档案 公共档案与私人档案 档案的基本特点 档案的职能性 档案是由档案形成者在其职能活动过程中产生的文件与材料转化而来的。职能活动的需要是档案形成和保存的基础。 立档单位的职能活动是多种多样的，因而产生形成各种各样内容和载体的档案。 档案的原始性 档案是当时当地直接形成于立档单位职能活动过程中的历史产物，不是事后编造的。 档案原件具有不可替代的办