人事档案整理讲义.ppt

干部人事档案整理工作讲义 第二讲 人事档案的编目 一、人事档案材料的编码 人事档案材料的编码包括顺序号、页码。顺序号包括材料的类号和份号。类号是指对人事档案材料所划分的十个大类号；份号是每类中具体材料的排序号。编写顺序号可先用铅笔，标在每份材料第一面的右上角。具体来说，第一类、第二类、第三类、第四类、第五类、第六类、第七类、第八类、第十类材料顺序号的编写如下： 干部人事档案整理工作讲义 顺序号的编写如下： 第一类 １－１１－２ 1—3…… 第二类 ２－１２－２ …… 第三类 ３－１３－２ …… 第五类 ５－１５－２ …… 第六类 ６－１６－２ …… 第七类 ７－１７－２ …… 第八类 ８－１８－２ …… 第十类 １０－１１０－２…… 干部人事档案整理工作讲义 第九类材料顺序号的编写如下：(四类) ９－１－１９－１－２…… ９－２－１９－２－２…… ９－３－１９－３－２…… ９－４－１９－４－２…… 前面的数字代表材料所归属的类别，后面的数字代表材料在每类中的排序号。如“１－１”表示第一类中的第一份材料，“９－１－１”表示第九类工资材料中的第一份材料。依次类推。 干部人事档案整理工作讲义 注意事项： 在每份材料右上角编上顺序号的同时，按图书计页法（第单面为一页），先用铅笔在材料每面的右下角编上页码（正面右下角，反面左下角）。材料本身有页码的，不需重编。如果其中有插页的，将插页顺着上页编上号码，再将以后的页码顺编。 为每份材料编上顺序号和页码，一方面可以固定材料的位置，另一方面也方便检索、利用。 干部人事档案整理工作讲义 二、干部人事档案材料的目录登记 每卷干部人事档案必须有详细的档案材料目录。干部人事档案材料的目录登记，就是在材料经过排列之后，按照固定的目录档目和要求，将相应的归档材料逐份记载的工作。目录登记，关键可以起到索引的作用，同时帮复查、保护档案材料的作用。 第三讲 干部人事档案改版有关工作 1、将原Word格式的电子目录转换成Excel格式；（剪切粘贴、新材料目录录入、页边距调整） 2、人事档案盒更换，档案卷背、封面姓名的打印；老材料仍然要保持原样，不能重新打孔和裱糊成A4纸型，A4纸型新材料按照改版文件要求靠左下对齐打孔一并装盒； 3、人员档案副本盒的更换； 4、按新标准整理新近人员档案；（原有小于A4纸型材料依据新标准） 第三讲 干部人事档案改版有关工作 5.材料横竖重排，横板材料全部粘贴于白纸上改为竖版，方便查阅； 6.提拔考察材料从3类调整入9-2相应任免表后、在职教育材料从4-1调整至4-4；（原材料裱糊在一起的需撕开重新粘贴补边整齐后装入）； 7.审核档案材料,检查有无以往及新近缺失的材料、干部任免表、工资表等组织形成的材料中个人信息是否正确，形成材料缺失单向有关部门催要。 第三讲 干部人事档案改版有关工作 改版工作工注意事项： 关于目录 1.接收档案同时要求档案来源单位提交档案目录的电子版。移交档案时应随纸质档案及时上交电子目录； 2.材料名称尽量明确清楚，如外调证明材料应写清和入党者的亲属关系，如其父证明材料，名称文字过长可适当简略，迁安县杨店子镇靳官营村对其舅父侯凯证明； 3.挂职借调期间的鉴定考核材料应明确标示，否则一年中有两份考核材料，容易使人不解； 第三讲 干部人事档案改版有关工作 4.荣誉证书应具体到何种级别何种奖项，起到目录作用； 5.目录中年份只写95没有按照要求写成1995，全部要改正过来； 6.目录中年度考核材料应具体写清是哪一年的，因年度考核材料形成时间很不一致，有年底年初甚至有延后至4、5月份个人才签字的，为查找方便，一目了然，目录表示出来； 第三讲 干部人事档案改版有关工作 7.目录中副处以上级别的干部任免审批表在职务发生变化时，职称评审表变化时应有标识； 8.目录最后一页应有干部职务变动表。职务变动登记表表格内无空格键，无合并单元格，方便由word粘贴到excel中； 9.目录可以正反面打印，节省空间，目录中去掉份数栏； 10.无法从库中导出电子版目录，应向软件公司提出要求，利于流动。 第三讲 干部人事档案改版有关工作 改版工作中注意事项 关于第三类 1、鉴定材料中自行分出三小别，分别是：鉴定、考核、考察，现在考察应调整到九类，鉴定和考核应打乱原排序，按时间重新排； 2、在公司任职领导的工资及年度考核表不全。 第三讲 干部人事档案改版有关工作 关于第四类 1.工作后参加培训形成鉴定表和登记表（含成绩）现分别放在四类和三类，可以统一归入4-4，也可以维持原状； 2现在四大类学历职称材料是按照时间顺序大排队的，应具体按照学历、职称、学术、培训分成1、2、3、4小类，分别归入。 第三讲