印章及文件管理指南.doc

印章及文件管理指南（2009版） （本指南自2009年12月1日起执行） 目 录 前 言 3 第一章 职责说明 3 第二章 权限说明 4 第三章 印章 4 第四章 经营证照 6 第五章 法务审核 7 第六章 文件/合同 8 附件一 管控模式指南 15 附件二 印章协管员授权委托书 16 附件三 临时印章授权委托书 17 附件四 外出授权书 17 附件五 印章刻制（销毁）申请表 18 附件六 借章审批流程表 19 附件七 公司设立、变更、注销审批流程表 20 附件八 XXX项目效益计算表 21 附件九 XXX项目供应商评审表 24 附件十 合同用章审批流程表 25 附件十一 管控文件存档一览表 26 附件十二 集团文件审批权限表 29 附件十三 用章审批流程表 32 附件十四 借阅文件申请表 33 附件十五 作废文件/合同申请表 34 附件十六 文件/合同变更用章审批流程表 35 附件十七 集团OA功能需求申请表 36 前 言 本指南适用于广东 企业有限公司（以下简称“集团”）及下属的全资经营各级专业公司、职能部门、分支机构及项目组（以下简称“各单位”）。全资经营模式详细见《管控模式指南》（附件一），除全资经营模式以外的其它类型请各单位向集团综合管理部咨询。 集团综合管理部是集团的管理部门之一。其中担负着各单位印章及文件管理、经营证照、法务等管理工作，并严格按照本指南，遵章守纪，秉公办事，监管各单位实施指南；各单位如有疑问、意见或建议的，可发邮件至。 如不按本指南执行的，产生任何违规、违法行为，集团将追究当事人所有的经济和法律责任。 本印章及文件管理指南(2009版)经集团总经理批准后执行，在正式启用后原印章及文件管理指南（200803版）停止使用，解释权归集团综合管理部。 第一章 职责说明 第一条 印章的使用执行领导签阅审批制。领导签阅审批制指各领导对各类审批事项进行实质审查后，在集团OA或纸质审批单上以签署意见的方式，表明其对具体申请事项的认可。 第二条 集团分管领导为所签批事务的第一责任人，相应单位的负责人为共同责任人。 第三条 印章协管员 （一） 各单位须指定印章协管员若干名，负责跟进使用印章、文件的完整审批流程及办理手续，印章协管员须确保本单位的审批领导具备相应的审批权限及该领导签名的真实性，并严格执行各项规定。 （二） 各单位新印章协管员上岗前，必须由原印章协管员协带一个月，经集团综合管理部考试 合格后，填写《印章协管员授权委托书》（附件二），并向集团综合管理部经营组提交印 章协管员身份证复印件备案。 （三） 各单位印章协管员离职/调职的，须及时与集团综合管理部经营组办理工作移交手续。 印章协管员离职/调职后所产生的遗留问题由各单位行政负责人全部负责。 （四） 各单位印