档案管理制度和流程 .doc

　　档案管理制度和流程 [档案管理制度和流程]公司档案管理制度及流程 为了加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性，档案管理制度和流程。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 包括：公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动 中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 一、 档案资料的日常管理： 1、电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。 2、文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件(合同)管理记录目录》，以便检索利用。 3、文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐摆放在文件/档案柜中。 二、 档案资料的归档范围 1、公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等; 2、公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件; 3、本公司与其他单位来往的文书及权益文书和照片、录音、录像等; 4、公司领导的批示、指示等; 5、重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等; 6、反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等; 7、公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报; 8、本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料; 9、本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、 工资、福利方面的文件材料等人事档案资料; 10、本公司发布的各类广告、宣传材料; 11、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等; 12、外出公务活动(如学习、考察、调查研究、参加会议等)所获得或形成的档案资 料; 13、财务档案资料; 14、各种实物档案; 15、其他具有利用和保存价值的文件资料。 例如：1) 工程部：前期文件、施工文件、竣工文件、竣工图和声像材料(亦即内业资 料、竣工资料、设备说明书等);其中前期文件由工程部负责收集，竣工图 由施工单位负责编制;文书如外送文件、外来文件、有关人员出差带回来的 文件等; 2) 客服部：合同评审记录、房屋租赁合同、协议、广告宣传资料、客户资料、 市场调研资料、外送文件、外来文件等;客户投诉记录、处理方案、落实反 馈记录、客户满意度调查及分析记录等 3) 管理部及办公室：联络函、活动计划、外送文件、外来文件等，管理制度《档案管理制度和流程》(..)。 三、 档案资料的归档要求 1、归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等 必须齐全。 2、一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存 档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经 办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，办公室以影印本归档。 3、声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声 像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。 4、子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的 备份工作。 5、各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)必须原件归档， 并保持其完好无损。 四、档案资料的归档时间 1、即时归档下列文件(含电子、声像资料等)应在传阅、办理结束或取得后即时归档： 1) 公司规定的密级文件; 2) 重要文件，如政府批文、核准文件、证照等; 3) 合同、协议书等正本及过程资料; 4) 公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料; 5) 其他认为需要即时归档的资料。 2、定期归档 1) 部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交办公室; 2) 部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司办公室; 3、电子声像档案的归档 1) 重要电子声像档案应实时进行、随办随归。 2) 一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次上传数据。 3) 每年3月底前必须向办公室移交上一年度的所有归档电子文件数据集，办公室核实 后刻录成光盘并将数据上传到公司的云端保管。 五、档案保管 1、档案编号 1) 档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则， 并且要有一定范畴，不能笼统含糊。 2) 档案分类各级名称经确定后，应参照《档案分类编号规定》，将所有分类各级名称 及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。 3) 档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。 4) 档案分类及编