物品采购及管理作业规定.doc

XXXXXXXX 标题：物品采购及管理作业规定 文件编号：WI-GL-004 版本：A/0 APPROVED BY 核 准 REVIEWED BY 审 核 PREPARED BY 制 订 XXXXXXX有限公司 文件编号：WI-GL-004 物品采购及管理作业规定 页次: 1/7 文件制(修)订履历 序号 制(修) 订日期 版本 制(修)原因与内容 核准 审核 制(修)订 1 2014.11.19 A/0 新编受控后发行 XXXXXXXXXXXX有限公司 文件编号：WI-GL-004 物品采购及管理作业规定 页次: 2/7 1.目的: 为规范物品采购、领用及管理作业，减少物资浪费，节约企业成本，提高采购及领用工作 的效益，结合公司实际情况，特制订本作业规定。 2.范围: 适用于公司所有物品采购、领用及管理 3.定义： 3.1物品：五金（五金配件、工具）、原材料（）。企业制订物品消耗定额，计算各种物品需要量和产品成本按物品在生产中的作用主要原材料指构成产品实体的物品辅助材料指在产品生产过程中有助于产品形成但不构成产品实体的物品；燃料指产生热能、动力的可燃物质，主要是含碳物质或碳氢化合物；动力指用于生产和管理等方面的电力、蒸汽、压缩空气等；配件，指准备更换设备中已磨损和老化的零件和部件的各种专用备件；工具指在生产中所消耗的各种刀具、夹具、量具等。 4.2.财务科：负责本内容的执行和监控负责配合验收工作。 物品采购及管理作业规定 页次: 3/7 5.2物品采购申请： 5.2.1仓库管理员应在每月25日前根据仓库物品实际库存量，编制下月物品采购申请。 5.2.2无储存的零星、应急物品由使用部门每月25日前向行政部提交次月物品采购申请。 5.2.3行政部汇总各部门物品采购申请，根据现有库存情况，每月26号前制定《月度物品采购计划》，并报总经理(董事长)审批后方可购买。 5.2.4物品采购原则上不主张临时购置，确需采购的应先知会行政部，物品采购金额在500元以下的，经副总经理批准后可购买，在500元（含）以上的，经总经理(董事长)批准后方可购买，并且必须在3个工作日内补办申购手续，提报《物品请购单》进行审批。 5.3 物品验收管理： 5.3.1物品验证的要求： a）每次采购物品单位数量少于10个的，要求100％抽样验证； b）每次采购物品单位数量多于10个的，要求10％-50％抽样验证； c）采购物品必须具备合格证，特别对批量购买的物品必须要验证物品的合格证，物品合格证由仓管员保存； d）对目测无法验证的物品，必须使用相关工具协助验证； e）物品的规格、数量等必须与《采购计划单》上的内容相符； f）仓管员应将常用物品的说明书、使用说明书及保修卡等资料在验证无误后交财务主管保存。 5.3.2物品验证的方法: 5.3.2.1物品包装的验证： a）物品外包装平整光滑，密封包装无裂缝、无渗漏、无污染或破损痕迹； b）注意核对物品外包装上的生产日期及有效期。 5.3.2.2物品质量的验证： a）仔细检查物品表面有无擦伤、破损、无裂缝或扭曲变形； b）验证铁制品时，应注意物品有无锈迹； c）转动物品连接部分，检查其转动是否灵活，有无大的摩擦声； d）检查物品接口部分，看连接处有无松动、滑丝现象； e）验证物品质地是否符合购买要求； f）检查物品附属件是否齐全。 XXXXXXXXXXXX有限公司 文件编号：WI-GL-004 物品采购及管理作业规定 页次: 4/7 5.3.2.3物品性能的验证： a）对物品的机械部分应反复转动，检查其灵活性、准确性； b）验收具有弹性的物品时，应对物品反复伸缩或弯曲，一般情况下，合格品应回复或基回 复原状； c）验收电器物品时，应使用万用表测试。 5.4物品入库管理： 5.4.1物品的入库： a）采购员原则上应在物品采购回来的当日，将物品送交仓库验收，特殊情况不能在当日入库的，应报财务主管批准后另行处理； b）如采购员通知物品供应商送货上门，采购员应陪同供应商一起到仓库验货； c）仓库管理员应对符合购买计划的物品进行验收； d）经验收合格的物品,仓库管理员开具《入库单》，登记仓库物品管理账，并将物品分类存放； e）仓库管理员应根据当天的物品验收单，及时将物品登记于《仓库物品管理台账》中； 5.4.2退回物品的入库： a）相关人员将未使用完的物品送到仓库； b）仓库管理员应根据物品状态，对物品进行验收。 5.4.3设备、工具的入库： 5.4.3.1新采购的工具按物品的入库程序执行； 5.4.3.2以旧换新的设备