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BUSINESS LETTERS 商务信函 商务信函（business letters）是国际商务活动总书面交流信息的主要手段之一，它代表公司形象，是企业对外公共宣传关系中重要的手段。商务信函涉及到商务活动的各个环节，贯穿商务活动的始终，内容广泛，通常包括 建立业务关系(establish business relationship)、 询盘(inquiry)、 发盘(offer)、 还盘(counter-offer)、 受盘(acceptance)、 订立合同(placing order)、 保险(insurance)、 装运(shipment)、 索赔(claim)等各个方面。 商业书信有以下一些自身的特点： 1）在格式上具有程式性的特点。商业信函和普通社交信函一样，有一定的格式规范要求，内容上英文商务信函由要受、发信人的地址，写信的日期，称谓语，正文，结束语和签名等几部分组成，而且地址的排列规律及其各部分的排放位置等都有严格的规范要求。在格式上有缩行式、平头式和混合式。 2）内容上比较简明。鉴于商业信函的习惯和要求，商务信函力求简洁明了，一方面直入主题，开门见山，往往免却通礼寒暄的客套，直接入题，就事论事；另一方面，要长话短说，行文简短，切忌长篇大论，避免罗嗦和重复。 3）语言使用上讲求准确性，且富于格式化的套语和专业词汇。商业信函对重要的信息强调完整具体，尤其是涉及到双方的利益和责任的内容，更要准确；注意句子语法结构、逻辑结构、谦词甚至是标点符号的准确性；由于商业信函是与商业贸易有关的书信，就不可避免地涉及到很多商业与贸易领域的术语，包括很多缩略词、套语等。 商务信函的翻译技巧 商务信函在语言上的一些特点 商务信函作为国际贸易往来的一种重要形式，在语言上有自身的一些特点。一般认为，英文商务函件的语言特点必须遵循所谓的Five Cs的原则，即correctness（正确）、 clearness（清楚）、 conciseness（简洁）、 concreteness（正确）、 courtesy（礼貌）。 具体来讲，有以下几方面内容。 一、在语气上，要以收函人为中心，应该礼貌而且友好。 虽然我们必须陈述我们的观点、立场，但我们的语气应该显得很考虑对方，很尊敬对方，所以要经常使用一些第一、二人称的代词，诸如I 、We、 You等；尽量多用一些直接和肯定的语气而避免使用否定句等，这都体现了其语言追求礼貌、尊敬的特点。例如： We are enclosing a brochure outlining our company’s goods available for export就要比Enclosed is a brochure outlining this company’s goods available for export 显得亲切、有礼貌； Please let us know…… 也胜过You fail to tell us……。 二、在选词上力求准确清楚，避免使用一些陈词、长词及词义重复。 商务英语可谓字字千金，必须准确清楚地表达所要传递的信息，谨慎使用夸张、比喻等手法，尽量避免使用摸棱两可的词语，以免产生不必要的争议，因为商务信函通常用来作为确定有关当事人权利和义务的依据。例如： We regret to advise you that we can not accept your offer 就应该改为：We are sorry to tell you that we can not accept your offer。 As per your request就应该改为As you requested/ According to your request/In accordance with your request. 因为as per这样的一些陈词很少出现在我们日常的商务书信中。 Above-mentioned policy中的above-mentioned是一长词，我们也应该避免使用，可改为，This policy。 Please send us your catalog at once and by return mail。在此句中出现了词义重复的现象，应该改为please send us your catalog at once。再譬如： For his car, he need a policy that would cost him $50 every year。 这样的表达就比He needs a policy for his car that would cost him $50 every year 显得更加准确、清楚。 三、在内容表达上要直接简练，能够传达足够信息且能够做到