电气公司文件控制程序.doc

文件控制程序 序号 修订类别 修订日期 版本 版次 修订内容 修订人 审核 批准 新增 修订 废止 制订日期 制订人 审核 批准 状态 文件管制章 1目的 对与质量、环境管理体系有关的管理性、规范性及技术性文件的编制、审批、发布、发放、更改、回收、归档、销毁等活动进行控制， 确保各相关场所均能及时获得和使用相应文件的有效版本，为质量、环境活动的正常、有效开展提供依据。 2 范围 适用于本公司质量环境管理体系有关的管理性、规范性文件和技术文件的管理（包括适当范围的外来文件）。 3 职责 3.1 文控中心： 3.1.1 负责除技术文件以外的质量环境管理体系文件的归档、控制和管理； 3.1.2 负责除技术文件以外的质量环境管理体系文件的统一编号，格式规范化； 3.1.3 负责新版二位一体管理手册及程序文件的发放和作废旧版本的回收、归档、销毁工作； 3.1.4 负责本程序的归口管理。 3.2 技术中心档案管理： 3.2.1 负责技术性文件和资料的归档和管理工作； 3.2.2 协助中心负责人进行相关外来技术文件的查询、购买以及归档保管工作； 3.2.3 负责技术文件的统一编号，格式规范化工作； 3.2.4 负责有效版本技术文件发放和作废旧版本的回收、归档、销毁工作。 3.3 人力资源中心行政管理 3.3.1负责环境管理体系有关文件的编制、发放和作废旧版本的回收、归档、销毁工作。 3.3.2 负责环境管理体系有关法律法规文件的识别、搜集、保管和及时更新工作； 3.3.3 负责公司行政管理类文件的归口管理，详见《规章制度编写管理规定》。 3.4相关单位： 3.4.1 负责本中心程序文件、规范性指导文件以及四阶表单的编纂、保存、管理，并保持其适宜性和有效性。 3.4.2 负责本中心体系文件的保存管理工作。 3.5 文件之制订、审查、核决权限： 表1.文件制定、审核、批准权限规定 文件名称 / 权限 制 订 审 查 核 决 一阶文件 （二位一体管理手册） 管理代表 总经理 董事长或总经理 二阶文件 （程序文件） 中心总监 管理者代表 总经理 三阶文件 （规范性文件） 部门主管 中心总监 总经理或中心总监 四阶文件 （表单、记录） 承 办 人 部门主管 中心总监 4 工作程序 4.1 本公司受控文件和资料的范围： 4.1.1公司审批和发布的管理性文件和资料，包括质量环境管理手册、程序文件和其它管理性的文件和资料。 4.1.2 公司编制、审批发布的技术性文件和资料。 4.1.3 公司对受控文件要编制受控清单。 4.2 适当范围的外来文件和资料，列入本公司有效版本文件管理。 4.3 文件和资料的编制、审批和发布。 4.3.1 公司技术性文件属三阶文件，由技术部组织相关人员编制，技术部负责人审核，管理者代表或总经理审批后发布。 4.3.2 外来文件应使用其必威体育精装版版本（包括外来技术性文件）， 由使用中心负责人对其适宜性进行审查，经审查无误后列入有效版本的《外来文件清单》。 4.3.3 质量环境系统文件和资料的标识（文件/记录编号原则）： a) 质量环境管理手册: R - QEM - 2008 公司代号 管理手册 年号 b) 程序文件： R - Q(E)P - □□ 程序文件 流水号（01-99） c) 规范性文件： R - □□ - □□ - □□□ 部门代码 使用单位代码 流水号（001-999） d) 规章制度类文件： XXXX / MS - □□ - □□□ 公司名称 管理制度系统 部门代码 流水号（001-999） e) 记录： R - Q(E)R - □□□ 记录 流水号（001-999） 表2.部门代码 部 门 编 号 部 门 编 号 企业行政类 CA 人力资源类 HR 品质管理类 QC 技术管理类 TM 市场管理类 MM 财务管理类 BC 采购供应类 PS 生产管理类 PC 企 划 类 CP / / 表3.使用单