清华紫光操做手册.doc

紫光电子档案管理系统 使用手册 紫光软件集团有限公司电子档案事业部 目 录 1. 请先阅读本章 1 1.1 描述符号说明 2 1.2 特别内容说明 2 1.3 手册中名词解释 3 1.4 总体功能介绍 5 1.5 业务流程介绍 6 1.5.1 收集整编流程 6 1.5.2 档案利用流程 8 1.5.3 鉴定销毁流程 9 1.6 基本操做指南 10 1.6.1 如何进行客户端设置 10 1.6.2 如何登录、退出、注销系统 12 1.6.3 如何修改个人密码 12 1.6.4 如何设置默认输入法 13 1.6.5 如何设置默认电子文件存放路径 13 1.6.6 如何设置显示字体 14 1.6.7 主界面功能介绍 15 2. 系统初始化 15 2.1 如何新建全宗 16 2.2 如何新建档案类型 17 2.2.1 如何创建档案类型 18 2.2.2 如何定义库结构 19 2.3 如何定义录入卡片 21 2.3.1 如何调整界面大小 23 2.3.2 如何选择移动控件 23 2.3.3 如何调整控件布局 24 2.3.4 如何删除界面控件 25 2.3.5 如何增加标签 25 2.3.6 如何增加编辑框 26 2.3.7 如何增加组合框 26 2.3.8 如何增加备注 28 2.3.9 如何使用界面函数 28 2.4 如何建立分类表 28 2.4.1 如何增加节点和子节点 28 2.4.2 如何删除节点 29 2.4.3 如何修改节点 29 2.4.4 如何定义连接符 29 2.5 建立用户体系 29 2.5.1 如何新建角色 29 2.5.2 如何新建机构(组) 32 2.5.3 如何新建用户 33 2.6 文件传输设置 34 2.7 初始化目录树 36 2.7.1 如何新建全宗节点 36 2.7.2 如何新建档案节点 37 2.7.3 如何新建立数据节点 38 2.7.4 如何复制节点 39 2.7.5 如何移动节点 40 2.7.6 如何删除节点 40 2.8 如何进行排序设置 40 2.9 如何进行档号规则设置 41 2.10 报表设计 43 2.10.1 如何设计档案报表 43 2.10.2 如何设计借阅单 43 请先阅读本章 　　　　 　　　　　　　　　　　 感谢您选择紫光电子档案管理系统！ 知识资源管理是未来企、事业单位信息管理的重要组成部分，也是企业信息管理的基础，是未来的发展趋势和发展方向。档案是一个单位知识资源的核心部分，也是知识资源管理的最基础部分。因此，要实现本单位的知识资源的管理，首先要做好电子档案的管理，才能以档案管理为核心和基础，逐步扩大和延伸管理范围，最终实现知识资源的管理。 紫光电子档案管理系统是由紫光软件集团有限公司自主研发的通用档案管理系统。系统完全依照国家档案管理标准开发，并结合先进的档案信息化管理理念和方法，是一套具有先进性、安全性、前瞻性的综合档案管理平台。 应用本系统不仅可以实现本单位档案的信息化管理，还可以通过系统中的标准化流程来规范本单位的档案管理工作。无论在企业还是在事业单位，应用本系统都将给您的工作带质的飞跃。 本手册主要用来说明紫光电子档案管理系统各功能模块的用法，既可做为档案管理员和录入人员的操做查询手册，也可以做为系统管理员进行系统维护时的功能参考手册。 下面，开始开始我们的工作吧……………… 系统管理员系统初始化工作　　　　　请直接到 P20 页 系统管理员系统维护工作　 　 请直接到 P100页 全面了解本系统，请从继续向下……………… 描述符号说明　　　　　　　　　　　　　　　 为描述方便，在手册中利用部分符号来标识特定的内容，用到的符号及说明如下表所示： 符 号 说　明 举 例 【　】 模块（子系统）名称符号 例如：【档案管理】表示档案管理模块； 〔　〕 功能按钮或功能操做符号 例如：〔增加〕表示增加按钮或增加操做； → 下一步（继续）符号 例如：选择记录→〔删除〕，表示选择记录后进行删除操做； § 操做步骤符号 应用格式§ｘ-ｉ 例如：§３-１表示共三步操做此处是第一步； ① ② ③ 界面上操做步骤符号 用来标识界面上操做的顺序 特别内容说明　　　　　　　　　　　　　　　 手册中的重点或特殊内容用波浪框线框起来，来提醒读者注意；重点内容主要有快捷操做、特别说明、操做提示、补充说明等种类，表示方法如下所示： 操做提示： 特别说明内容，描述性语言、操做过程等； 手册中名词解释　　　　　　　　　　　　　　　 在描述系统应用的的时候，会用到档案行业和计算机专业的行业术语或专有名词，常见的术语及名词解释如下： 档案 archives 国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的有价值的