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第七章 档案管理 档案概述 档案收集 档案整理 档案价值鉴定及保管工作 档案检索工作 档案利用工作 第一节 档案概述 一、档案的概念和特点 1．档案的概念 所谓档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人在社会实践中形成的，保存备查的，对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的原始记录。 档案的内涵是人类在社会实践活动中直接形成的原始记录，它的外延是具有这种属性的各种形式和载体的文件材料。 2．档案的特点 (1)社会性。 即档案是在社会实践活动中直接形成的原始记录。国家单位、企业和事业等组织从事社会活动，必然产生许多文件。把日后需要查考利用的文件整理保存起来，就成为档案。例如公司的计划、章程、会议纪要、合同协议和会计材料等。这些档案都是伴随着人们的实践活动自然而然地产生的，是最为原始的记录。这种原始记录性是档案区别于图书报刊等文献材料的根本所在。 (2)历史性。 即档案是过去已经形成的信息，而不是正在形成或尚未形成的文件。 档案和文件是处于不同阶段的同一事物。二者既有密切联系，又有显著区别。其联系在于文件是档案的前身，区别则因为文件转化为档寒是有条件的。这些条件包括： 第一，办理完毕的文件才能作为档案保存。文件是发布政策法令、传达工作意图、联系公务与记载活动的一种工具，具有现行效用。而档案一般是完成了传达和记述的现行使命而备查考的文件，即办理完毕的文件。 第二，对日后工作和研究活动有查考价值的文件才有必要作为档案保存。工作活动中形成的文件是大量的，对其不可能也没必要都作为档案保存起来。确定文件是否需要归档，惟一的尺度就是看其对今后的工作或研究活动有无凭证和查考价值。因此，文件是形成档案的基础，档案是文件的精华。 第三，按照一定规律集中保存起来的文件才是现代意义的档案。作为档案前身的文件是逐日逐件产生的，处于相对零乱状态，而现代一般档案，则是经过科学整理、归档保存的文件。那些未经整理的零散文件，虽然其中有些也属于档案，但不属于典型的现代意义的档案。 (3)原始记录性--档案的本质属性。档案是人们在社会实践中直接形成的原始性的信息记录，对以往社会实践具有直接的原始记录作用，这是档案区别与其他类似事物的独一无二的本质特征。 (4)确定性。即档案内容的清晰、确定性和其载体的固化、恒定性。 二、档案的作用 1.档案是工作查考的依据。 任何单位、公司、企业的今天都是由昨天发展来的，明天又是今天的继续。领导和员工为了熟悉情况、了解政策、研究案例、获取凭证，常常需要查考以往的记载，从而提高办事质量和效率。 2.档案可为经济建设提供丰富的经验。 有些档案，尤其是科学技术和生产经营档案，直接来源于经济建设部门，记载和反映了生产经营活动的情况、成果、经验和教训，因而可为经济建设提供丰富的资料，成为生产管理和技术管理的必要条件。 3.档案是科学研究的基础和条件。 大到自然科学、社会科学和思维科学的研究，小到公司企业的决策研究，都必须充分地占有材料。档案是记录前人成果和史实的最为原始的材料，在各种参考文献中，最具权威优势。 4.档案是宣传教育的生动素材。 在国家政治生活中，档案常用于爱国主义、革命传统和基本国情教育。一个公司的历史档案是该公司奋斗创业的见证，用它来教育员工，发展企业文化，增强凝聚力和树立外部形象，具体生动，富有极强的说服力和感染力。 三、档案的种类 1．文书档案、科学技术档案和专门档案 所谓文书档案，是反映党务、行政管理等活动的档案。所谓科学技术档案，是反映科学技术研究、生产、基本建设等活动的档案。工业生产技术档案、农业科学技术档案、基本建设档案、设备仪器档案和科学技术研究档案等是科学技术档案的重要属类。所谓专门档案，是在某项专门业务活动中形成的档案材料，例如，人事档案、会计档案都是重要的专门档案。 2．公务档案与私人档案 公务档案是指人们在公务活动中形成的档案，其形成主体主要是公务机关或其他社会组织；私人档案是指人们在私人生活中形成的档案，其形成主体主要为个人。 3．历史档案与现行档案 历史档案是指形成时间较早，离现在较久远，并且主要起历史文化记载作用的档案。现行档案是指形成时间较晚，离现在的时间距离较近而且主要起现实性参考作用，即对人们的现实工作、生活依然有实际作用的档案。 四、档案管理工作的内容 档案管理工作就是用科学的原则和方法管理档案并为社会实践服务的活动。档案收集、整理、检索、鉴定、统计、保管、提供利用是其具体内容，这又称为档案业务工作的七个环节。 1．档案收集工作 档案的前身--文件，是由单位内各组织机构和个人分散形成的，而单位和社会上在利用档案时，则要求一定的集中，为了更广泛地发挥档案的作用，就需要挑选文件进行集中保存，这便是档案的收集工作。 2．档案整理工作 为了便于保管和利用，就必须对