中国民生银行文书档案管理规范.ppt

文件材料整理 浙江省档案局 赵真 文件材料的归档 归档是将办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室保存的过程。 归档范围 凡是对本单位工作具有查考利用价值的文件材料均需归档 按国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》执行 机关文件材料归档范围 包括四个方面 1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料； ２、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料； ３、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料； ４、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。 不归档文件的范围 1、上级机关的文件材料中，普发性不需要本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等； 2、本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料； 3、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料； 4、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。 归档时间 机关文件处理部门一般应在文件材料形成后第二年上半年归档 专门档案可根据有关专门规定时间归档：如会计档案一般由会计部门整理保存一年后归档；基建档案、科研档案等按工作阶段归档；重大活动档案、基建档案、设备档案、会议文件、专项检查等工作活动结束后归档 按件整理归档的文书档案、照片档案、声像档案、电子文件、实物档案等应随时归档 归档要求 归档的文件材料要齐全、完整。 归档的文件材料应符合相关标准和规范： 1、归档的文件材料应为原件，份数为一份，因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料，文件材料归档后不得更改； 2、归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求，字迹模糊或易褪变的文件应予复制； 3、对具有永久保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档，并保证不同形式文件材料之间在内容上的一致性；对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档； 4、声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。 按时归档 严格办理归档交接手续 文件材料整理 含义：就是将处于零乱的和需要进一步条理化的文件材料，进行基本分类、组合、排列和编目，使之系统化的过程。 整理方法 1、传统整理方法——立卷 2、新的整理方法——组件 文件材料整理程序 从档案整理工作的全过程来看，主要包括区分全宗-全宗内档案分类-立卷（或组件）-案卷（或件）的排列与编号-编目-排架等步骤。 区分全宗：将文件按不同的形成机关、组织或个人分开，以避免不同机关形成的文件混合在一起，反映了各单位历史发展的面貌。 全宗内档案分类：把一个单位内的全部档案按其在来源、时间、内容和形式上的异同，分门别类，并按照一定办法排列。 综合档案室（按职能分类1） 综合档案室（按职能分类2） 综合档案室（按职能分类3） 整理原则 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系 区分文件不同价值 便于保管和利用 保持文件间的有机联系 有机联系是指文件在来源、时间和内容等各方面的联系 能如实地反映职能活动的面貌 如：一个历史阶段、一个年度、 处理一项业务、进行一次调查、 召开一次专业会议、承办一起案件 不同的文种、载体材料等 区分文件不同价值 要依照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的规定，区分归档范围内不同文件的价值，划定不同的保管期限。 如：保存价值大——重点整理和保管 保存价值小——根据条件区别对待 无保存价值——不需归档、销毁 便于档案保管利用 归档文件整理最基本的原则 前两者是手段，后者是目的与要求 在前后两者发生矛盾时，要充分考虑档案保管和利用的方便 新的整理方法——组件 《归档文件整理规则》 2000年12月6日颁布实施，它是在充分调研国内外归档文件整理方法和借鉴传统立卷方法合理性的基础上，适应档案管理现代化的需要，提出了完全不同于传统立卷方法的“文件级”整理方法。《规则》的制订，弥补了我国档案工作法规标准体系中归档文件整理工作方面的空白，是新形势下实现归档文件整理规范化、档案管理科学化的一项重要标准。 意义: 1.有利于提高和控制档案的质量。 2.有利于在降低资源耗费的同时提高归档文件整理的效率。 3.便于深化档案信息资源开发。 4.适应档案现代化管理。 一、基本概念 归档文件 立档单位在其职能活动