采购管理制度(定稿).doc

南京中燃采购管理制度 （G-4-1-003） 第一章 总 则 第一条：为完善公司采购管理，提高采购工作效率，保证采购的物品适时、适质、适量、适价，满足公司各部门的需要，根据总部相关制度的规定，特制定本制度。 第二条：公司采购中心是公司采购工作的主管部门，具体负责公司物品采购事宜的实施，对于所购的物品需要进行技术和质量认定时，经公司领导同意使用部门有义务参与提供技术支持。 第三条：采购中心应在每月中旬根据各部门上报的次月材料计划和采购申请，制定次月采购计划，并据此向财务部上报次月月度资金计划。 第四条：采购中心负责对所有采购的物品及时组织相关部门进行验收，并在产品质量出现问题时，负责与生产厂家或商家联系，做好协调服务工作，使用部门应提供相应配合。 第二章 总部统购物资的采购流程 第五条：总部统购物资的采购流程： 1.由施工单位根据设计蓝图填写《材料计划申请单》； 2.由施工单位将《材料计划申请单》交监理、工程部现场工程师、工程部材料员、工程部经理审核签字后，交公司采购中心上报总部； 3.采购中心经理对《材料计划申请单》上所列材料的库存情况进行核查，对确需采购的材料，由采购中心负责在OA系统上按《项目公司材料采购计划申报流程》的规定向总部申报采购计划； 4.所申报的采购计划经总部审批通过后，由采购中心按总部下发的《供货计划通知单》确定的材料名称、数量、型号等内容，联系厂家备料发货，确定到货时间并将相关情况通知仓库； 5.仓库凭总部下发的《供货计划通知单》及厂家盖章签字的《材料设备验收单》清点货物，并办理入库手续。 第六条：为加强采购的计划性，提高采购效率，施工单位应在每月的1号、15号（如遇节假日顺延）上报近期所需材料。如遇特殊紧急情况需立即采购的，应由公司工程总监、财务总监、总经理在《材料计划申请单》上签字批准后方可进行采购。 第三章 自购物资采购流程 第七条：根据总部相关制度规定，对具有供货期紧、供应量少、使用频率低等特点的工程材料，以及其它非工程类的材料，经总部相关部门批准后，由公司自行采购。 第八条：自购物资的采购流程： 1.申购程序： （1）对自购工程材料，由施工单位根据设计蓝图填写《材料计划申请单》，并交由监理、工程部现场工程师、工程部材料员、工程管理部经理、工程总监审核后，交采购中心采购，资金来源由采购中心负责申报； （2）对自购非工程类材料，在请购部门已落实资金计划的情况下，由请购部门填写《南京中燃采购申请单》，并经部门经理、分管领导、公司总经理签字批准后，交采购中心进行采购； （3）属于计划外采购需一事一报的，应在总部批准后再办理《南京中燃采购申请单》； 2. 供应商确认程序： 在确认采购需求后，由采购中心负责寻找供应商，供应商确认程序为： （1）收集信息：采购中心对每个采购品种，应收集两至四家（采购金额在20000元以上的应至少收集三家）供应商的产品技术资料或实物等，并送相关使用部门和资产管理部门进行质量及技术认定（生产设备及备品备件由生产运营部负责，行政性资产及低值易耗品由综合部负责）； （2）技术及质量核准：在相关使用部门认定的基础上，将有关资料或实物报公司总工程师进行质量及技术核准； （3）询价：采购中心对经质量及技术核准通过的供应商分别进行询价，并将询价资料和质量及技术核准资料（如采购金额在20000元以上，则至少应咨询三家供应商）分别交财务、综合及使用部门联合进行比质比价后，报公司财务总监对采购价格进行核准，确定备选供应商； 对一事一报的采购物品，如报价高于总部批复价格，经与供应商沟通后对方仍不同意我司报价的，则需再次进行收集信息、质量及技术核准、询价，直至符合总部要求为止。 （4）确定供应商：采购中心将核准的采购备选供应商报公司总经理核准，确定正式供应商。 3.商务谈判及合同签订： （1）采购中心在公司总经理核准后，与核准的供应商进行商务谈判，初步拟定采购合同； （2）由采购中心负责按公司合同签订流程对合同进行报批、签订，在合同经公司批准正式签订后方可进行采购。 4.货品验收入库： 由采购中心负责联系厂家或商家验收、交货事宜，并在到货后会同仓库主管及工程部门材料管理人员、监理或使用部门技术质量监督人员共同办理验收、入库手续。 5.付款、报销： （1）合同执行完毕后，由采购中心负责办理付款手续，支付货款； （2）采购中心凭《技术质量评审单》（附件一）和《商务评审单》（附件二）、《确认供应商核准单》、合同及验收资料方可到财务部办理报销手续，未经以上程序核准的采购活动采购中心不得实施，违反规定的采购活动财务部不予办理借款或报销手续； （3）付款时，财务部应对照总部批复，确保材料价格在总部批复范围内。 第九条：为提高采购效率，各部门在提出采购申请时，应明确所需的数量、型号、规格等，并在需要时推荐具