邹志英：会议学问.pdfVIP

会议学问 文：邹志英，美国 IMA全球理事，美国 IMA 中国形象大使，志英管理咨询工 作室创始人，前默克制药中国区CFO “机遇只偏爱那些有准备的头脑”。对一个人而言，无论做任何事，如果事前没有做好 充分的准备，那么等待他的必然是一个注定的失败。对一次会议而言，高效的会议其实在正 式宣布开始之前就已开始，并且一直延续到会后。 会议是企业战略、业务、财务、人力一体 化过程中最重要的手段，有统计显示（如右图） 随着你的职别、级别的升高，你参加的会议数 量就会越来越多。但是，我们不得不承认，很 多人在职业发展、晋升的过程中，都从未接受 过关于如何有效管理会议的培训。现实中不少 企业都不乏这样的现象：开会前没有明确的主 题导致会议效率极低：开会时参会人员态度散漫，开会时经常迟到，开会的议题发散，讨论 时东一榔头西一棒子，本来一个小时的会却开了七八个小时，会议没有主持人，也没有人做 会议纪要；会后，没有人对会上达成的共识进行跟踪、反馈等。这些诸多的现象表明“一家 公司会不会开会，开会效率与执行力，决定了这家公司的竞争优势，所以只要改革会议， 企业就能变革”。 在笔者所在的一家集团公司，我们曾就会议问题对公司23 位不同职级的高管做了邮件 和面对面的访谈，从会议的六个不同方面进行提问，每个内容高管们都有不同的答复，从这 些答复中我们挑出了一些典型的问题和声音，然后进行细致的分析和总结，做了如下的会议 管理制度的改革，以提高这家集团的会议效率和企业领导力，从而更好的促进我们战略目标 的实现，提高整体的工作效率。 为何关注会议管理效率？ 会议的成本分为会议的时间成本、会议的直接成本和会议的机会成本。 会议时间成本=[参加会议人数*(与会者准备时间+与会者的在途时间+会议辅助人员时 间)]*参会人员平均小时工资。以经营管理会议为例，如果50 人参加会议，平均时薪是258 元，2 人准备会议，平均时薪是287 元，那么单位会议时间成本就是：[50 人（参会人员） *258 （平均时薪）]+[2 人(会议准备人员)*24 小时*287 （平均时薪）]= 26676 元/每小时；如 果全天按8 小时算，那么成本为213408 元。 会议的直接成本由会议设备费、场地费、文件准备费等费用组成，如果T 集团经营管理 会议会议设备费和场地费共1600 元，文件准备费为500 元，则T 集团经营管理会议的直接 成本就是2100 元。 此外，由于会议的召开还会产生机会成本，例如：在会议过程中未及时接听重要客户电 话损失的收入；由于未及时处理客户投诉而丢失一批客户；由于未及时突发事件而造成的停 工损失，等等。 所以，一家公司会不会开会、开会效率与执行力，这些因素都决定了这家公司的竞争优 势，提高会议效率其实也是降低成本的一个有效方式，那么只要改革会议，企业就能变革。 如何提高会议管理效率？ 首先我们有一个会议模型，我将会议比成“人”字， 焦点的位置是心脏，心脏就是会议中，因为会议是分成 会前、会中、会后，效率最高的部分就在会中，但是要 想会中的效率高，就必须有会前，会前得做一系列的准 备工作，会中才会有高效率，会中达成了决议后得有跟 踪，会中的这些决议才能有所保障，所以先迈左腿（即 会前），所有的工作都围绕我的心脏（会议中）进行， 会议结束后就迈右腿。 针对以高管们为对象的调研，我们要做五件事：  确定会议类型及频次  确定会议的组织方式、管理机制（前、中、后）  确定会议的跟踪落实机制  确定会议的纪律  确定会议结果收集和存档机制 1. 会议类型、频次、组织方式 T 集团公司级会议分类有例会和各类专题会议，其中例会又有月度的、季度的、年度的， 我们应该明确不同类型会议的会议目标、会议发起人、与会人员、会议内容和信息要求分别 是什么。如下表所示： 我们在保证这些会议严肃性的同时要保证会议的效率。所有会议的时间我们已经提前跟 所有的高管都沟通过了，也就是把这些时间都锁定住，意味着在这些时间段里，与会人员没 有重大事务是必须要参会的，以保证公司战略的落地，这是公司一体化的重要实现手段。我 们把2010 年度会议的年历表做成垫板发给每一个人，对会议的按时召开起到了不可忽视的 作用。 2. 会议的管理机制（前、中、后）、跟踪机制、纪律、结果收集和存档机制 3. 成立